Select your location

Een ERP-projectteam: hoe stelt u uw droomploeg samen?

Zelfs al gaat u met de meest ervaren, flexibele, op uw ambities geknipte, (… vul zelf aan) ERP-partner in zee, bij een project van grote omvang komt ook heel wat huiswerk kijken. Het leeuwendeel daarvan neemt uw projectteam voor zijn rekening. Om een naadloos op elkaar ingespeelde equipe te bekomen, moet u als coach de ploeg eerst zorgvuldig samenstellen.

Deze teamkwestie gaat breder dan de juiste mensen bij elkaar brengen. Ook de timing van uw selectie, uw keuzecriteria en de vrijheid waarbinnen uw ploeg opereert (hun mandaat), verdienen aandacht. Want ERP-projecten staan of vallen vaak met de keuze van de juiste mensen met voldoende beschikbaarheid.

Wanneer maakt u uw selectie?

Dit sluit logischerwijs nauw aan bij de startdatum van uw ERP-project – in die zin dat uw selectie al definitief moet zijn vóór u begint. U betrekt de teamleden best al van bij het selectietraject, zodat zij ook hun input kunnen leveren en dat het project breed gedragen wordt. Eenmaal de ploeg vaststaat, kunt u nagaan hoe u hun agenda’s voldoende vrijmaakt. Dat betekent vaak dat er aanwervingen - vast of tijdelijk - nodig zijn.

Als u vervolgens aan de tafel zit met mogelijke partners, kunt u hun uw keuze voorleggen. De mate waarin leveranciers uw selectie kritisch bekijken en eventueel verbeterpunten aanreiken, zegt vaak veel over hun expertise.

Wie stelt u op?

De grootte van het team hangt uiteraard af van de omvang van het project. Maar doorgaans kunnen we deze rollen onderscheiden:

  • 1 projectmanager (PM): stuurt het project binnen uw organisatie
  • 1 business owner: een senior businessmedewerker die ervoor zorgt dat het systeem als een geheel werkt en dus beslissingen kan nemen bij discrepanties tussen process owners.
  • 5-tal process owners: de verantwoordelijken voor elke afdeling (sales, aankoop, productie…) die het systeem zullen gebruiken
  • 5-10 key users: enkele medewerkers per afdeling die het systeem zullen testen, eindgebruikers trainen en collega’s eerstelijnshulp bieden.

Boven dit projectteam staat een stuurgroep. Die waakt over de timing, de grote budgetlijnen en wijzigingen in de scope. Dit team bestaat enerzijds uit de business owner, uw PM, CIO en de zogenaamde ‘sponsor’ of afgevaardigde uit het management (veelal de CFO of CEO) en anderzijds uit mensen van uw ERP-partner: de PM, de solution architect en een afgevaardigde van het managementteam die de highlevel visie van de partner verwoordt.

Grotere en veelal internationale projecten zullen ook een program manager aanstellen. Die zorgt ervoor dat de verschillende deelprojecten goed aansluiten op elkaar en op de hoofddoelstelling. De architecture & change board zal dan weer toezien op de globale oplossing die uitgerold wordt naar de verschillende landen en entiteiten met elk hun specifieke vereisten.

Hoe kiest u hen en wat is hun mandaat?

Zie hierboven: sommige rollen van het projectteam spreken voor zich. Maar bepalen wie de business owner en process owners worden, is al een stuk moeilijker. Aangezien die laatsten een hele afdeling vertegenwoordigen, moeten zij een haarfijn beeld hebben van de business pains én tegelijk natuurlijk leiderschap tonen. Bij de business owner gaat dat nog verder: hij of zij moet goed op de hoogte zijn van de doelstellingen, die ook kunnen vertalen naar de afdelingen én knopen kunnen doorhakken. Bij conflicterende belangen, bijvoorbeeld, kan de business owner teruggrijpen naar de ERP-doelstellingen.

In beide gevallen gaat het onmiskenbaar om ervaren sleutelfiguren binnen uw organisatie. Hun agenda kunt u niet zomaar van vandaag op morgen helemaal vrijmaken. Reden te meer om uw team al vroeg in het ERP-proces samen te stellen en samen met uw hr-afdeling te bekijken hoe hun dagelijkse taken opgevangen kunnen worden.

Conclusie?

Uw ERP-partner kan misschien veel, maar lang niet alles. Uw eigen selectie van de juiste mensen blijft de belangrijkste succesfactor. Tip: zodra u uw selectie gemaakt hebt, vraagt u eens bij uw mensen hoeveel tijd ze denken nodig te hebben voor al hun ERP-taken. Die timings kunt u vervolgens vergelijken met de schatting van uw ERP-partner. Nuttige info, die meestal leidt tot waardevolle inzichten.

Tot slot: tijdens het project leeft uw team niet in een ivoren toren. Een deel van hun takenpakket is ook om de nieuwe oplossing er geleidelijk ‘in te masseren’ bij de rest van de organisatie. Om u te helpen optimaal met zo’n verandertraject om te gaan, is er dit gratis e-book ERP Change Management. U leest er interessante tips en pistes om uw mensen en uw nieuw systeem snel tot bondgenoten te maken.

New Call-to-action