Wat zijn de kosten van een ERP-project?

Wat zijn nu precies de kosten van een ERP-project? Bij Cegeka krijgen we deze vraag regelmatig. En dat is begrijpelijk: de investering in ERP is zo significant dat een duidelijk inzicht in de kostenstructuur en het rendement cruciaal is. In dit artikel zullen we ons richten op het volledige plaatje. Naast de voor de hand liggende kosten, zoals licenties en diensten, zijn er ook verschillende (verborgen) kosten die vaak over het hoofd worden gezien of onderschat tijdens een ERP-traject.

Belangrijkste kosten van een ERP-project

Bij het budgetteren voor de implementatie van een ERP-systeem is het essentieel om de verschillende kosten te begrijpen die de totale uitgave vormen. We kunnen dit opdelen in primaire kosten en ‘verborgen kosten’ die je misschien niet meteen zou bedenken.

Laten we beginnen met een overzicht van de belangrijkste kosten: 

1. De kosten voor software zijn afhankelijk van het type software dat je kiest. Sommige ERP-systemen hebben een eenmalige licentiekosten (vaak on-premise), terwijl anderen een abonnementsmodel hebben (vaak in de cloud). Als het gaat om Microsoft Dynamics 365 ERP-software, kunnen de kosten variëren afhankelijk van de specifieke producten, het aantal gebruikers, het abonnementsplan en add-ons van derden.
   
   
2. Kosten voor hardware en infrastructuur: het kan nodig zijn om nieuwe hardware aan te schaffen om het ERP-systeem te ondersteunen. Dit kan het kopen of updaten van opslagapparaten, servers en andere apparatuur omvatten. Bovendien moet je rekening houden met zaken zoals kosten voor gegevensopslag, extra kosten voor gegevensvolume en aanvullende beveiligingsmaatregelen.
   
   
3. Consultancy, project- en implementatiekosten: Voor ERP-projecten is vaak de hulp van ervaren consultants nodig om het project te beheren en een succesvolle implementatie te garanderen. Deze kosten kunnen variëren afhankelijk van de omvang van het project en de specifieke behoeften van jouw bedrijf. Vergeet ook niet de impact van trainingsessies, interne middelen en verandermanagement. Het over het hoofd zien van deze aspecten kan leiden tot onverwachte kosten als je niet volledig voorbereid bent op de verandering.
   
   
4. Ondersteuning, monitoring en onderhoud: wanneer zich incidenten voordoen, heb je de mogelijkheid om ze intern op te lossen of ondersteuning en onderhoudsassistente van een partner in te schakelen. Natuurlijk brengen beide opties kosten met zich mee. Bij het werken met een partner is het essentieel om de details van de Service Level Agreements te bekijken - die vaak verborgen kosten kunnen bevatten die je over het hoofd zou kunnen zien.

Het enige waar niemand over praat: het risico op falen 

Bij het starten van een nieuw project, vooral iets zo complex en resource-intensief als een ERP-implementatie, ligt de focus natuurlijk op de vele voordelen die een succesvolle afronding met zich mee zal brengen voor een organisatie. En hoewel er eigenlijk niet veel over wordt gesproken, bestaat er altijd het potentieel om te falen en de aanzienlijke kosten die daarmee gepaard gaan. Er zijn verschillende financiële risico's waar niemand over wil praten, maar die iedereen moet begrijpen:

1. Het project kan mislukken: met geld dat wordt besteed aan softwarelicenties, advieskosten, resources, verlies van productiviteit en verstoring van de bedrijfsvoering.
   
   
2. De software werkt niet (naar behoren): dit kan een impact hebben op operationele onderbrekingen, gegevensverlies, reputatieschade, herstelkosten en meer.
   
   
3. Foute partner en/of software: wanneer er geen match is, kan dit bijvoorbeeld zorgen voor migratie- en terugdraaikosten, operationele inefficiëntie, gemiste zakelijke kansen en meer.

Hoe pak je jouw ERP-project aan van strategie tot livegang?

Bijna 2 op de 3 ERP-projecten falen of duren langer dan verwacht. Wil jij die 1 op 3 zijn? Dan heb je twee dingen nodig: een solide voorbereiding en een betrouwbare, ervaren partner. Deze serie helpt je bij het vinden van dit alles en meer. 

We houden van verrassingen... maar niet als het gaat om ERP-kosten.

De kosten van een ERP-project kunnen aanzienlijk variëren: afhankelijk van de omvang van je bedrijf, de sector waarin je actief bent, de specifieke behoeften en complexiteiten van je bedrijf (bijvoorbeeld, meerdere landen of de benodigde aanpassingen), de omvang van het project en de specifieke software en/of modules die je kiest. Bij Cegeka zijn we volledig toegewijd om je een transparant beeld te geven van de mogelijke uitgaven, zodat je weloverwogen beslissingen kunt nemen en aan het einde geen 'verrassingen' tegenkomt.