Is jouw ERP-systeem nog up-to-date?

Sommige organisaties draaien nog steeds probleemloos op ERP-systemen die al 20 jaar oud zijn, echte 'dinosaurussen' in de IT-wereld. Voor anderen blijkt echter al na 5 jaar dat hun oplossing niet meer voldoet. En in veel andere gevallen blijft de houdbaarheidsdatum van het ERP-systeem onduidelijk. In dit artikel bespreken we 4 cruciale vragen die je kunnen helpen bij het evalueren van jouw huidige ERP-systeem.

Het woord 'verouderd' is eigenlijk een breed begrip. Waar gaat het nu echt om? Zorgt jouw huidige systeem voor hoge kosten door voortdurende ondersteuning en aanpassingen? Of is er nood aan meer flexibiliteit binnen jouw organisatie, waarbij het ERP-systeem een centrale rol speelt? Dan luidt de vraag eerder: ondersteunt jouw huidige oplossing nog steeds al jouw (groei)ambities?

Evalueer jouw ERP-systeem met deze 4 essentiële vragen

In hoeverre voldoet jouw huidige ERP-systeem nog aan jouw verwachtingen? Met de onderstaande vragen kan je een balans opmaken.

1. Wat kost het om jouw ERP-systeem te optimaliseren?

Bij een ERP-systeem dat al een tijd meegaat, zullen de kosten voor bugfixes waarschijnlijk laag zijn. Maar wanneer het op optimalisaties aankomt, kunnen de kosten fors oplopen. Denk aan maatwerkoplossingen voor veranderende omstandigheden of interfaces om je ERP-systeem te koppelen met andere systemen. Als de kosten sterk stijgen, kan dat een signaal zijn om het gesprek aan te gaan met je ERP-partner. Het niet uitvoeren van optimalisaties kan namelijk op lange termijn ook een serieus kostenplaatje met zich meebrengen.

Moderne applicaties en platforms zijn van nature gericht op het ondersteunen van de nieuwste ontwikkelingen en bieden regelmatig updates aan, waardoor optimalisaties over het algemeen vlotter verlopen.

2. Vormt de verouderde technologie een potentieel risico voor de toekomst?

Het gebruik van verouderde technologie in je ERP-systeem brengt niet alleen risico’s met zich mee, zoals kennisverlies bij het vertrek van ervaren medewerkers, maar kan ook leiden tot inefficiënties en beperkingen in de mogelijkheden van het systeem. Daarom is het cruciaal om te investeren in kennisoverdracht en opleiding om de continuïteit te verzekeren.

3. Is jouw ERP-systeem goed geïntegreerd met andere systemen?

Hoewel jouw huidige ERP-systeem nog goed kan functioneren, is het belangrijk om na te gaan hoe het integreert met andere systemen, zoals CRM of data-analyse tools. Zijn deze oplossingen naadloos geïntegreerd? Wat zijn de kosten en de levensduur van het onderhoud hiervan? Als de systemen niet goed op elkaar zijn afgestemd, loop je het risico dat verschillende datastromen naast elkaar bestaan zonder overeenstemming, of dat medewerkers van verschillende afdelingen vergelijkbaar werk op verschillende manieren uitvoeren.

4. Wat zijn de mogelijkheden van jouw ERP-systeem?

Jouw ERP-systeem werkt misschien nog steeds goed, maar kan je er nog een efficiëntieslag mee maken? Met een moderner alternatief kunnen jouw gebruikers vaak veel meer bereiken. Misschien wordt hun werk eenvoudiger, waardoor er tijd vrijkomt voor andere taken. Ontdek op welke vlakken je allemaal vragen kan stellen in ons RFP-template voor ERP en laat het onbekende je niet tegenhouden. Door een gedetailleerde vragenlijst krijg je inzicht in de diverse opties die voor je beschikbaar zijn.

Interne en externe analyse

Niet alle vragen hebben een eenvoudig antwoord. Twijfel je over de houdbaarheid van jouw ERP-systeem? Start dan met een grondige interne analyse. Wat loopt er niet helemaal vlot? Welke veranderingen staan er voor de deur? En hoe kan technologie hierbij helpen?

Een ervaren IT-partner staat klaar om deze vragen samen met jou te beantwoorden. Het antwoord hoeft niet noodzakelijk een nieuw ERP-pakket te zijn, maar hangt af van de specifieke noden van jouw organisatie. Dit kan variëren van een enkele app tot een geïntegreerd platform, of iets daartussenin.