Cegeka regisseert IT-transitie na fusie NHL Stenden

In theorie was de fusie rond met de handtekening van de minister. Maar voor NHL en Stenden hogeschool begon toen pas het echte werk. Beide instellingen werkten met andere werkplekken, informatiesystemen, leeromgevingen en datacenters. Aan Cegeka de taak om orde en eenheid te scheppen, zonder disruptie voor 2.200 medewerkers en 24.000 studenten.

De bestuurlijke fusie tussen beide hogescholen vond plaats op 1 januari 2018. Het afzonderlijke NHL-onderwijs en Stenden-onderwijs liepen op de achtergrond gewoon door. Negen maanden later, aan het begin van het nieuwe schooljaar, liepen op de acht gezamenlijke onderwijslocaties van de nieuwe NHL Stenden hogeschool de eerste studenten binnen. NHL Stenden mocht dan feitelijk één organisatie zijn, digitaal was de instelling nog niet zover. Maar ondertussen moesten studenten wel inloggen, docenten onderwijs geven en medewerkers online samenwerken.

“De bewegingen tussen de twee scholen kwam snel op gang”, blikt Swen van Beveren terug, Teamleider Digital Operations. “Eigenlijk té snel. Studenten en docenten hadden nog hun eigen inlogsystemen en e-mailapplicaties. Dat vroeg veel van onze IT-afdeling. Je gaat brandjes blussen, in plaats van structureel bouwen aan de nieuwe omgeving. We wilden te veel tegelijk, terwijl de school gewoon open was. Dat liep spaak. Er was dringend behoefte aan een nieuwe aanpak.”

Van zes datacenters naar één

Op het toppunt van het fusieproces liepen er 54 projecten parallel aan elkaar. Op digitaal vlak ging het onder meer om de overstap naar één besturingssysteem, het samenvoegen van studentportals en het optuigen van een gedeelde infrastructuur. Vanuit de oude situatie waren er zes datacenters. Sommige extern, andere op locatie. Voor de nieuwe hogeschool moest er één datacenter komen.

“De infrastructuur was complex. We wilden zo snel mogelijk naar een vereenvoudiging van de werkomgeving. Cruciaal was dat de wijzigingen zouden landen in de organisatie. Een nieuwe omgeving betekent veel wijzigingen en mensen zijn van nature niet geneigd die te omarmen”, zegt Swen.

"De infrastructuur was complex. We wilden zo snel mogelijk naar een vereenvoudiging van de werkomgeving"

- Swen van Beveren, Teamleider Digital Operations NHL Stenden

Cegeka als regisseur

Om de organisatie in beweging te krijgen, werd de transitie belegd op directieniveau. Voor de projectleiding deed NHL Stenden een beroep op Cegeka. De IT-specialist leverde onder meer een programmamanager, een ‘regisseur’ die het omvangrijke project weer op de rit moest krijgen. Cegeka werd verantwoordelijk voor de routekaart, risicobeheersing en voortgang.

Ook moesten er knopen worden doorgehakt over het applicatielandschap en de werkplek. Met welke applicaties wil de organisatie door? Welke programma’s moeten in de Cloud draaien? En hoe moet de nieuwe werkplekomgeving eruitzien? Dit strategische proces wordt ook wel Life Cycle Management genoemd, waarvoor Cegeka de nodige specialisten in huis heeft.

Met de keuze voor Cegeka kwam er direct structuur in de aanpak, vertelt Swen. “Cegeka is een uitstekende regisseur. Ze zitten stevig in hun rol en durven wanneer nodig tegengas te geven, ook richting de directie. Cegeka stuurt scherp op de planning, de kosten en het risicobeheer. En naast hun kennis en kunde brengen ze ook een uitgebreid netwerk aan specialisten met zich mee.”

Digitaal één hogeschool

In september 2021, ruim twee jaar na de start, werd het programma afgesloten. Swen noemt de nieuwe digitale omgeving ‘een verademing voor iedereen’.

“We zijn nu digitaal één hogeschool. De werkomgeving is compleet vernieuwd. Studenten en docenten kunnen overal werken: thuis, onderweg en op school. Al onze core-applicaties draaien in de cloud en gebruikers werken device-onafhankelijk. Ook wij als beheerders profiteren van de nieuwe infrastructuur. We hebben nu slechts één omgeving te beheren, in plaats van drie verschillende met zes achterliggende datacenters. We zijn nu minder foutgevoelig.”

Cegeka denkt mee

Met de adoptie zit het inmiddels wel goed, mede dankzij hulp uit onverwachte hoek: het coronavirus. “Dat was een blessing in disguise. Als gevolg van de maatregelen zat opeens iedereen thuis en moest er wel via SharePoint en Teams worden gewerkt. En dankzij de lege gebouwen hebben we in één klap alle werkstations kunnen overzetten naar het nieuwe systeem.”

Swen kijkt zeer positief terug op de rol die Cegeka in het traject heeft vervuld. “Dankzij de expertise van Cegeka was er sprake van goede controle op planning, risico en kwaliteit. Dreigde er iets verkeerd te lopen, dan werd er tijdig ingegrepen. Daarnaast zijn de consultants van Cegeka altijd bereid om op allerlei vlakken mee te denken, ook als dit niet direct aan de opdracht gerelateerd is. Zien ze een ontwikkeling, dan hebben ze daar een visie op. Dat vind ik heel waardevol.” 

"Dankzij de expertise van Cegeka was er sprake van goede controle op planning, risico en kwaliteit."

- Swen van Beveren, Teamleider Digital Operations NHL Stenden