Wat is ERP-support en waarom heb ik die nodig?
Binnenkort valt het doek en is uw grote ERP-productie eindelijk achter de rug. Maar is dat wel zo ... Uw eerste ERP is nu wel volledig geïmplementeerd (voorlopig), maar er dient zich al een nieuwe uitdaging aan: ervoor zorgen dat alles vlot verloopt en evolueert in lijn met uw zakelijke behoeften.
Het zou best kunnen dat u uw ERP-systeem verder zult moeten optimaliseren op basis van de reacties van uw eindgebruikers. Of misschien is de eerste fase afgerond, maar volgen er nog heel wat extra stappen en moet u nog allerlei features toevoegen. In ieder geval moet u steeds blijven streven naar bedrijfscontinuïteit en voortdurende verbetering.
Extra ondersteuning
Na de lancering is het alle hens aan dek om ervoor te zorgen dat het nieuwe ERP-systeem vlot werkt. Het projectteam, het supportteam van uw partner en uw interne IT-team zullen dus moeten samenwerken om die stabiliteit te creëren. Dat is prima, maar maak de rest van uw medewerkers zeker duidelijk dat ze niet altijd op die ondersteuning zullen kunnen rekenen.
Uiteindelijk zal het projectteam geleidelijk aan beginnen aan andere opdrachten en zal het supportteam de fakkel overnemen. Zo’n supportteam bestaat meestal uit medewerkers van uw partner en enkele interne helpdeskcollega’s. Het team zal dus kleiner worden, waardoor het minder snel zal kunnen reageren dan voordien. Organiseer daarom alles goed op voorhand en communiceer duidelijk met al uw medewerkers.
ERP-support op maat van iedereen
ERP-partners kunnen verschillende soorten ondersteuning aanbieden, dus daar moet u zeker rekening mee houden wanneer u een partner kiest. De ondersteuning die u nodig hebt, hangt af van uw eigen IT-afdeling en/of uw interne expertise. Dit zijn enkele aspecten waarop u moet letten:
- Beschikbaarheid: uw ERP is altijd actief, zeker als uw organisatie ook actief is in het buitenland en in andere tijdzones. Zorg ervoor dat uw ERP-partner u 24/7 kan helpen, zodat u altijd kunt terugvallen op de nodige expertise en ondersteuning.
- Bedrijfscontinuïteit: Uw ERP moet betrouwbaar zijn, maar af en toe zullen er zich toch problemen voordoen. Daarom moet u goed georganiseerd zijn, zodat u zulke problemen snel kunt oplossen en de impact op uw bedrijf kunt voorkomen of beperken. Kan uw partner u snelle reactietijden en probleemoplossing garanderen in hun servicelevel agreement? Als u kunt rekenen op goede ondersteuning tijdens uw bedrijfsuren (24/7, 12/5, 24/5 ...), mag u op beide oren slapen.
- Voortdurende optimalisatie: natuurlijk wilt u uw activiteiten niet alleen bestendigen, maar ook verbeteren! De markt evolueert voortdurend, wat nieuwe uitdagingen en opportuniteiten meebrengt. Bovendien worden cloudapplicaties voortdurend geoptimaliseerd en geüpdatet. Wie daar snel op kan inspelen, heeft een concurrentievoordeel. Maak gebruik van uw ERP om opportuniteiten voor uw bedrijf te grijpen!
- Opleidingen voor uw interne helpdesk: in het beste geval waren uw interne helpdeskmedewerkers al nauw betrokken bij de ontwikkeling van uw ERP. Maar zelfs dan zullen ze in het begin nog wat (technische) ondersteuning van uw partner kunnen gebruiken. Als u een ERP-partner kiest die zulke ondersteuning aanbiedt, zullen uw interne helpdeskmedewerkers genoeg tijd hebben om te wennen aan hun nieuwe rol. Hierdoor zullen ze de eindgebruikers van uw nieuwe ERP-systeem beter kunnen helpen. Een andere optie is om uw helpdesk volledig te outsourcen aan uw partner.
Hoe bereid ik me voor om ERP-support te bieden?
Hebt u het gevoel dat de implementatie van uw ERP-systeem nog maar het topje van de ijsberg was en denkt u soms: "Waar ben ik nu weer aan begonnen?" Geen zorgen: er zijn een aantal dingen die u kunt doen om uw organisatie voor te bereiden op de lancering van uw ERP en de ondersteuningsfase die daarop volgt.
- Houd rekening met de ondersteuning wanneer u uw ERP-team samenstelt: De voorbereiding van uw ERP-support begint op dag één van uw ERP-project. Denk bijvoorbeeld goed na wanneer u bepaalt wie het meest met de EPR zal moeten werken: die medewerkers zouden bereid moeten zijn om anderen te helpen na de lancering. Zo kunnen ze hun collega’s ondersteunen en bouwt u interne knowhow op over het ERP-systeem.
Lees hier hoe u het perfecte ERP-team samenstelt voor uw project.
- Denk na over de impact van ERP-support op uw roadmap en budget: Als u uw ERP-systeem beschouwt als een strategie die u voortdurend wilt optimaliseren, dan zal dat een impact hebben op uw ondersteuningsbudget en uw ERP zelf. U verlegt namelijk de focus: uw initiële implementatiekosten zullen lager liggen en het budget van uw ondersteuningsfase (waarbinnen die voortdurende optimalisering valt) zal hoger liggen. In deze fase leert u uw medewerkers niet alleen met het systeem werken, maar voegt u ook nieuwe functies en processen toe die nodig blijken voor uw bedrijf. En ook met die nieuwe functies zullen uw medewerkers moeten leren werken ... Uiteindelijk zult u uw kosten dus beter spreiden.
Lees meer over uw ERP-roadmap en -budget.
- Denk na over uw ERP-set-up: Naast uw ERP-team is het ook belangrijk om uw ERP-set-up in uw achterhoofd te houden. U wilt alle gegevens over problemen op één plek verzamelen en aan specifieke medewerkers toewijzen. Het liefst zouden gebruikers ook met elkaar moeten kunnen communiceren, zodat alle betrokkenen de status van hun supportticket kunnen bekijken. En het is natuurlijk ook handig om alles wat u leert over het nieuwe ERP-systeem, op te slaan op één centrale plek, zodat u die informatie later snel kunt terugvinden. Als u hier pas aan denkt na de lancering, zal het lastig zijn om een fatsoenlijk supportsysteem uit te werken. Denk dus zeker na over deze set-up tijdens de implementatie.
Wanneer u voortdurend blijft optimaliseren, zal uw ERP-systeem regelmatig worden geüpdatet. Overweeg om uw software automatisch te laten testen na zulke updates, om overbodig werk te besparen. Het handigste is om die testautomatisering al tijdens de implementatie in te stellen en uit te rollen.
Mag ik deze dans?
Cegeka en Microsoft Dynamics 365: de beste ERP-support voor uw project. Laat ons iets weten, zodat we samen een choreografie kunnen bedenken voor uw ERP-project.
Two to Tango: er zit een 'wij' in ERP-software
Om een ERP-project goed op te starten en tot een succesvol einde te brengen, geldt het Engelse gezegde ‘It takes Two to Tango’. Zoom samen met ons en onze klanten in op de wereld van ERP met de nadruk op echte samenwerking. In het eerste seizoen bedenken we een volledige choreografie om uw ERP-strategie op te stellen.
