Sommige bedrijven werken probleemloos met 20 jaar oude ERP’s – dinosaurussen in IT-termen. Bij anderen blijkt een oplossing al na 5 jaar ontoereikend. En in nóg heel wat andere gevallen is die houdbaarheidsdatum niet meteen zonneklaar. Maar het is niet omdat alle echelons en afdelingen in uw organisatie zweren bij een systeem dat ze door en door kennen, dat alles beter bij het oude blijft. Enkele essentiële vragen kunnen naar een degelijke beoordeling van uw huidige ERP-systeem sturen.
Eigenlijk is de term ‘gedateerd’ uit de titel een rekbaar begrip. Want waar gaat het om? Kost uw huidige pakket u handenvol geld omdat u continu support en aanpassingen nodig hebt om te voldoen aan uw veranderende omgeving? Of wil u uw organisatie wendbaarder maken en het ERP-systeem daarin een sleutelrol laten geven? In dat geval is de vraag eerder: steunt uw huidige oplossing nog uw (groei)ambities?
5 vragen stemmen tot nadenken
Is uw huidige ERP-systeem al dan niet verouderd en/of niet-toekomstvast ? Aan de hand van deze vragen kunt u de balans opmaken.
1. Ligt de kost voor optimalisaties niet te hoog?
Bij een ERP-systeem dat al een tijdje meegaat, zal de correctieve support (het oplossen van bugs) eerder laag liggen. Optimalisaties zullen echter een stuk duurder uitvallen. Denk maar aan verbeteringstrajecten, maatwerk om in te spelen op veranderde omstandigheden of interfaces om uw ERP-systeem te laten praten met andere systemen. Ziet u die kosten almaar stijgen, dan kan dat een indicatie zijn om eens met een ERP-partner te praten. Of misschien realiseert u helemaal geen optimalisaties meer. Bedenk echter dat niets doen ook een kostprijs heeft.
Moderne applicaties of platformen, daarentegen, ondersteunen standaard een heel aantal recente ontwikkelingen of noden, of voorzien geregeld updates om in te spelen op gewijzigde wetgeving en gebruiken. Dat maakt optimalisaties doorgaans efficiënter.
2. Vormt de technologie een risico voor morgen?
Dat uw ERP-systeem gemaakt is binnen een verouderde technologie, kan morgen problematisch worden. Want wat als uw applicatiebeheerder, die de ins en outs perfect onder de knie heeft, volgend jaar met pensioen gaat of het bedrijf verlaat? Nieuwe (jonge) mensen vinden die ondersteuning kunnen bieden op oudere systemen, is allesbehalve eenvoudig.
3. Communiceert uw ERP-systeem met andere systemen?
Uw ERP-systeem levert op zich misschien nog behoorlijk werk, maar: hoeveel tijd kruipt er precies in andere systemen, zoals CRM of data-analyse? Zijn al die oplossingen met elkaar geïntegreerd? Zo ja, wat kost u het onderhoud daarvan en hoe lang zal het meegaan? Staan de systemen los van elkaar, dan is het niet ondenkbaar dat verschillende datastromen naast elkaar bestaan, maar niet overeenkomen. Of dat werknemers uit andere afdelingen hetzelfde werk doen, maar dan anders.
4. Wat kán uw ERP-systeem vandaag zoal?
Uw ERP-systeem levert an sich misschien nog goed werk, maar misschien zouden de gebruikers met een moderner alternatief veel meer kunnen doen. Of wordt hun job net eenvoudiger, zodat er tijd overblijft voor andere dingen. Wat ze niet weten, kunnen ze niet missen. Dit ERP-draaiboek biedt u een leidraad: aan de hand van een uitgebreide vragenlijst ziet u wat eventueel mogelijk is.
Interne en externe analyse
Niet elke vraag laat zich natuurlijk even ondubbelzinnig beantwoorden. Twijfelt u over de houdbaarheid van uw ERP-systeem, dan begint u best even met een interne analyse: wat loopt mank? Wat zal morgen veranderen? En hoe kan technologie u daar tegen wapenen?
Een ervaren IT-provider kan u daar ongetwijfeld bij helpen. Een goede partner dringt ook niet per se een nieuw ERP-pakket op, maar kijkt naar uw business pains en stelt op basis daarvan een moderne oplossing voor – of dat nu om een single app, geïntegreerd platform of iets daartussen gaat.
Een klare kijk op vragen die uw ERP-processen bepalen? Onze gratis RFP-template biedt u een uitgebreid overzicht. Aftasten hoe wij bij Cegeka ERP-uitdagingen aanpakken? Bekijk wat we voor u kunnen betekenen.
