Voel het ritme en dans op de maat van je bedrijfsprocessen

Complex, maar krachtig: dat is de essentie van de tango. En van jouw ERP-project - mits goed uitgevoerd. Maar hoe raak je nu exact de juiste snaar met jouw ERP-selectie en implementatietraject? In al onze jaren op de dansvloer hebben we geleerd dat daar een hele choreografie aan ten grondslag ligt: van het vaststellen van bedrijfsdoelstellingen en scopes tot het selecteren van het juiste ERP-product en de juiste partner. Om je te helpen overtuigen, hebben we onze klanten gevraagd om ook voor het voetlicht te treden. Want we weten allemaal: it takes Two to Tango!

De perfecte pas de deux voor jouw ERP-project? Microsoft Dynamics 365 en de expertise van Cegeka. 

DELEN

Wil je harmonie brengen in je ERP-project? Laat je leiden door je bedrijfsprocessen

In het vorige hoofdstuk hebben we het gehad over het belang van bedrijfsdoelstellingen voor je ERP-strategie. Nu is het tijd voor de volgende stap: vaststellen welke bedrijfsprocessen er aan deze doelstellingen gekoppeld zitten en dus extra aandacht vereisen in jouw ERP-project.

 

Neem de doelstelling dat je het aantal uren handmatige arbeid (en daarmee de kosten) zou willen terugbrengen, dan is het cruciaal dat je op de hoogte bent van de achterliggende bedrijfsprocessen. Alleen als je de procesflow kent, kun je bepalen waar extra automatisering mogelijk is.

2 van de 3*
ERP-projecten falen of duren langer dan verwacht door een gebrekkige voorbereiding.
*Bronnen: Gartner, Panorama Consulting, Technology Evaluation Center

Begin met bedrijfsprocessen Dit is hoe wij het doen bij Cegeka

 

Er zijn drie redenen waarom je de tijd zou moeten nemen om je bedrijfsprocessen in kaart te brengen voordat je met de praktische kant van je ERP-project aan de slag gaat:

  1. Een ERP-project is de perfecte gelegenheid om je processen eens goed onder de loep te nemen.
    Voordat je start met de implementatie van een ERP-traject, is het belangrijk om verder te kijken dan de traditionele lijst van features en functionaliteiten. Zo'n grote investering biedt je de unieke kans om je werkwijze eens echt kritisch te bekijken – en te optimaliseren. Om de valse noten er zogezegd uit te halen. Tijden veranderen en processen veranderen mee. Wat gisteren nog een efficiënte werkwijze leek, is vandaag misschien al achterhaald – om over morgen nog maar te zwijgen. Dus waarom geen nieuwe mogelijkheden onderzoeken?


  2. Door je bij het ontwikkelen van je ERP-strategie te laten leiden door je bedrijfsprocessen, doe je waardevolle inzichten op.
    Is je bedrijf de afgelopen jaren internationaal gegroeid? Of zijn er misschien een aantal overnames geweest? Als afdelingen niet in dezelfde maat dansen, kan dit veel oorzaken hebben. Maar wat de reden ook is, de start van een ERP-project is het perfecte moment om de harmonie terug te brengen en het concept 'procesdenken' in je bedrijf te introduceren.

    Door in processen te denken, leer je de zaken vanuit het gezichtspunt van meerdere afdelingen – en misschien zelfs derden – te bekijken. Zo krijg je inzicht in het grotere plaatje en breng je je processtromen van begin tot einde in kaart. Ga je hiermee aan de slag, dan is het belangrijk dat je niet verzandt in de details van hoe de dingen NU gaan, maar open staat voor hoe het ZOU MOETEN gaan. En net zo belangrijk: dat je kijkt naar wat er nodig is om alles soepel te laten verlopen en meerwaarde te creëren. Want in een ideale wereld brengt procesdenken niet alleen potentiële struikelpunten aan het licht, maar biedt het ook de kans om nieuwe danspasjes te leren.



  3. Door je bedrijfsprocessen in kaart te brengen, krijg je inzicht in de impact van je continue verbetertraject.
    Het in kaart brengen van je bedrijfsprocessen levert niet alleen nú voordelen op, maar helpt je ook in de toekomst projecten te optimaliseren. Stel jezelf bijvoorbeeld eens de volgende vraag: "Als ik een (deel van een) systeem vervang, welke processen worden hier dan door beïnvloed? En in hoeverre?" Met een procesbibliotheek breng je licht in de duisternis.

    Bovendien dans je nooit meer solo, want samenwerken met partners en je eigen key users wordt een stuk eenvoudiger. Wanneer je een duidelijk beeld hebt van hoe je processen in elkaar zitten, ben je in staat ze met anderen te delen, toe te lichten, trainingsmateriaal ervoor te creëren en natuurlijk de juiste ERP-partner te selecteren.

     

1-4

 

Je start geen ERP-project om een nieuw ERP-product te testen. Maar waarom dan wel?

  • Om afdelingen efficiënter te laten (samen)werken.
  • Om harmonie te creëren tussen de verschillende divisies, bijvoorbeeld na een reeks overnames. 
  • Om een nieuwe werkwijze voor je klanten te introduceren en meerwaarde te creëren.

Redenen om te implementeren NL

Inzicht krijgen in je bedrijfsprocessen

Door je bedrijfsprocessen in kaart te brengen, creëer je het kader voor je hele ERP-project. Geen geringe opgave! Maar waar kun je nu het beste beginnen? Elk bedrijf heeft zijn eigen voorkeuren en bijzonderheden. Met deze checklist vind je je eigen cadans.

  • Breng het management en key users bijeen en kijk samen kritisch naar je werkwijze. Werken jullie wel zo efficiënt mogelijk? Misschien moeten de processtromen nog eens onder de loep worden genomen? Maak niet de fout om dingen te blijven doen uit gewoonte, anders ontwikkel je een ERP-oplossing op basis van onstabiele pijlers. De instrumenten ondersteunen het proces, niet andersom.

  • Maak onderscheid tussen sleutelprocessen en ondersteunende processen. Welke processen zijn de drijvende krachten achter de groei van je bedrijf en maken echt het verschil? Dat zijn de processen waar je je op zou moeten richten. Geen idee hoe je daar achter kunt komen? Wij hebben een bibliotheek met 'best practices' uit de hele sector om je te helpen!

  • Wijs niveaus toe aan je processen, op basis van hoe belangrijk ze zijn voor jouw bedrijf. Niet elk proces is even essentieel voor je organisatie. Rangschik je processen van zeer belangrijk naar minder belangrijk. Zo krijg je een duidelijk idee van waar je prioriteiten zouden moeten liggen.

  • Raak niet onverstelpt door alle features en functionaliteiten. Focus je eerst op je bedrijfsprocessen, wat je daarmee wilt bereiken en hoe. Pas daarna komen hulpmiddelen en technologie om de hoek kijken. Zo kan het voor je verkoopproces belangrijk zijn dat bestellingen binnen 24 uur worden verwerkt. Dan is dat waar je je in eerste instantie op moet richten, in plaats van te denken: "Die en die functionaliteit heb ik nodig voor mijn ERP-traject." Dat zijn zaken die in een later stadium aan bod komen.

     

2-2

 

Valse noten om alert op te zijn bij het in kaart brengen van je bedrijfsprocessen

  • Zorg dat je de dans leidt, en niet alleen maar volgt. Wanneer je je bedrijfsprocessen in kaart gaat brengen, zorg dan dat jij degene bent die de dans leidt. Je vertelt het verhaal van jouw organisatie. Anderen mogen advies geven, maar jij hebt het laatste woord. Anders loop je het risico te eindigen met een doorsnee document, onvoldoende afgestemd op jouw situatie.

  • Vermijd het gebruik van universele, pasklare sjablonen. Deze templates zijn vaak gericht op algemene systeemvereisten en bieden geen ruimte voor jouw bedrijfsspecifieke sleutelprocessen. Ben je toch geïnteresseerd in een standaard sjabloon (ook al raden wij het gebruik ervan af)? Dan kun je er hier eentje downloaden.

  • Baseer je beslissingen op business impact, niet op het ellenlange verlanglijstje van je hardst roepende key users. 

  • Bereid je team voor door ze samen te brengen en te luisteren naar wat ze nodig hebben. Zo laat je zien dat jullie allemaal hetzelfde doel nastreven, introduceer je het begrip 'procesdenken' binnen het hele bedrijf en zorg je dat iedereen in de maat danst.

Mogen wij deze dans van je?
Cegeka en Microsoft Dynamics 365: daar zit muziek in! Neem contact met ons op, zodat we samen de choreografie voor jouw ERP-traject kunnen opstellen.

 

Two to Tango: ERP is een pas de deux, geen solovoorstelling

Wil je een ERP-project starten en met succes afronden? Vergeet dan niet dat dit een teamprestatie is: it takes Two to Tango. Kijk hoe wij samen met onze klanten inzoomen op alles wat met ERP heeft te maken – vanuit het perspectief van een volwaardig partnerschap. In dit eerste seizoen focussen we op de uitgebreide choreografie die komt kijken bij het opstellen van een ERP-strategie.

 

Ontdek het eerste seizoen

Meer informatie

Wilt u meer informatie over onze oplossingen?
Vul ons contactformulier in en onze specialisten nemen contact met u op.

Contacteer ons