Fusie in de zorg: hét moment voor een IT-transitie

Een fusie tussen organisaties is vaak het logische sluitstuk van een innige samenwerking tussen verschillende partijen. Door te fuseren hopen de organisaties cliënten beter te kunnen bedienen en efficiënter te kunnen werken. Doelmatigheid en financiële overwegingen zijn veelgenoemde redenen voor fusies, blijkt uit onderzoek. Ook toenemende druk van concurrenten en verzekeraars kan een rol spelen. IT hobbelt er meestal achteraan; fusies worden zelden ingestoken vanuit een behoefte om meer te digitaliseren of te innoveren.

Toch komt die kans bij fusies vroeg of laat voorbij – in de praktijk meestal (te) laat, maar dit terzijde. Wat moeten zorgorganisaties weten voor een succesvolle fusie op IT-gebied? Drie tips.

1. Breng de functionele wensen in kaart

Een zorgorganisatie van enige omvang heeft vaak honderden verschillende applicaties. Van klein naar groot, van standaard tot maatwerk en van dagelijks gebruikt tot verstoft en vergeten. Het is groen en rijp door elkaar, een wildgroei aan ingewilligde wensen van individuele afdelingen en gebruikers, met allerlei koppelingen naar het ECD. Bij een fusie moeten alle applicaties en data worden samengebracht. Dit vraagt om een radicale reductie en vereenvoudiging van het applicatielandschap, ook wel ‘rationalisatie’ genoemd.

Het meest praktisch is om na de fusie over te stappen op één ECD, zodat iedereen binnen de nieuwe organisatie in hetzelfde systeem werkt. Om hierin goede keuzes te kunnen maken, is het cruciaal dat de functionele wensen van de nieuwe organisatie tijdig in kaart worden gebracht. Wat zijn de wensen en de eisen? Wat hebben we nodig om de beste zorg te kunnen leveren? Op basis daarvan maak je in een later stadium keuzes over de inrichting van het nieuwe IT-landschap.

2. Schoon je data op

Als duidelijk wordt hoe het nieuwe IT-landschap eruit moet komen te zien, is het tijd voor datamigratie; het overzetten van allerhande data naar de nieuwe omgeving. Dit is een groot project. Het gaat om enorme gegevensstromen met een lange historie. De inzet van gespecialiseerde data-analisten, met kennis van de database, is hiervoor van groot belang. Maar voordat zij hun werk goed kunnen doen, moet de rommel worden opgeruimd. Zorgorganisaties beschikken over bakken vol ruwe, ongestructureerde data. ‘Garbage in is garbage out’ luidt het gezegde niet voor niets, dus haal een bezem door de data voor een frisse start en optimale resultaten na de fusie.

3. Pak de kansen

Een fusie betekent een nieuwe start. Er bestaat geen beter moment voor het opzetten van een nieuw raamwerk. Grijp de fusie daarom aan om de transitie te maken naar een regieorganisatie. Een regieorganisatie besteedt het technisch beheer van het applicatielandschap uit aan een professionele, gecertificeerde IT-partij maar stelt zelf kaders en bewaakt deze.

Zo creëer je ruimte om te informatiseren en te innoveren. Een nieuw IT-landschap vormt de basis voor beter gestroomlijnde zorgprocessen. De organisatie bespaart kosten en werkt efficiënter – en dat gaat de cliënt merken. Op die manier vormt een fusie niet alleen het slotstuk van een jarenlange samenwerking, maar is het bovenal een grote stap naar de zorg van de toekomst.