,
Verouderde systemen en applicaties, een wildgroei aan documenten en een eigen IT-afdeling die niet meer voldeed aan de eisen van deze tijd. Voor UW, de sociale werkvoorziening van Utrecht, was de overgang naar een digitale werkomgeving noodzakelijk om de samenwerking tussen collega’s en met relaties te verbeteren. Met Office 365, SharePoint Online en sociaal intranet voorzag Cegeka het bedrijf van een toekomstbestendige IT-omgeving. Financieel directeur van UW Gertjan Stoker vertelt.
‘Onze missie is om mensen met afstand tot de arbeidsmarkt te helpen in hun persoonlijke ontwikkeling. Zij kunnen te maken hebben met allerlei vormen van achterstand: een geestelijke of lichamelijke beperking, een periode van werkloosheid of een burn-out. Soms is het werkverband tijdelijk, soms permanent. UW geeft deze mensen door werk weer eigenwaarde. Ze doen mee, ze krijgen loon, ze horen er weer bij. Iedereen komt hier ‘s morgens met een glimlach binnen.’
‘UW is een BV met de gemeente Utrecht als enige aandeelhouder. De winst wordt weer geïnvesteerd in het bedrijf. In de competitieve markten waarin wij actief zijn, moet je je eigen organisatie continu kritisch tegen het licht houden. In 2013 hebben we in dat kader een strategische heroriëntatie gemaakt: waar zijn we goed in? Waar moet onze focus liggen?’
Duidelijke keuze
‘In die tijd hadden we een eigen IT-afdeling, eigen systemen en ook de back-up regelden we zelf. Alles werd in de lucht gehouden door twee oudere werknemers met een Wsw-indicatie. Daarmee maakten we onszelf kwetsbaar. Als UW willen we groeien, maar op deze manier – daar moesten we eerlijk in zijn – waren we niet in staat de ontwikkelingen bij te houden. We hebben daarom een duidelijk keuze gemaakt: wij zijn níet van de IT. We hebben daarop de infrastructuur uitbesteed aan Cegeka.’
‘Tegelijkertijd lieten ook onze applicaties het nodige te wensen over. We hadden te maken met “silovorming”. Data en documenten werden overal en nergens opgeslagen, er was geen koppeling tussen applicaties en ons intranet. We hebben gekeken naar wat haalbaar en wenselijk is. Centraal stond onze wens om de onderlinge samenwerking tussen collega’s en met klanten te verbeteren. Op basis daarvan hebben een programma van eisen opgesteld en de opdracht aanbesteed.’
Gecharmeerd
‘Van de inschrijving van Cegeka waren we in hoge mate gecharmeerd. Het voorstel getuigde van een doorwrochte aanpak. Het was zeer uitgewerkt, je kon het al bijna voor je zien. Als je, zoals ik, al jarenlang actief bent in het IT-domein, en je veel leveranciers spreekt, dan weet je dat iedereen altijd alles kan. Ik heb geleerd dat met een korreltje zout te nemen, om erop door te vragen. Dan blijkt het vaak niet zo mooi als eerder voorgesteld. Cegeka luisterde goed naar onze eisen en wensen. Ze slaagden erin om de complexe problematiek als hapklare brokken te presenteren.’
In de periode die volgde, migreerde Cegeka alle locaties van UW naar Microsoft Office 365, inclusief SharePoint Online voor optimale samenwerking tussen collega’s en teams. Met Pulse – een oplossing van partner Synigo – kreeg het socialewerkbedrijf (drie vestigingen, 1.200 medewerkers) eigentijds intranet, met gepersonaliseerde pagina’s per afdeling en koppelingen met social media. Ook werd de inkomende facturenstroom gedigitaliseerd, en kregen klanten van UW toegang tot nieuwe, geavanceerde klantportalen.
Overzichtelijker en veiliger
Gertjan: ‘De digitale werkomgeving van Cegeka heeft ons leven een stuk eenvoudiger gemaakt. De samenwerking, zowel intern met collega’s als extern met klanten, is enorm verbeterd. Niet langer hebben we zes verschillende versies van documenten op evenzoveel locaties. We kunnen gelijktijdig in bestanden werken en ze makkelijk met elkaar delen. De communicatie is gestroomlijnd. Door de centralisatie zijn bestanden ook beter te beveiligen in het kader van de AVG.’
‘Niet alles liep meteen vlekkeloos, hoor. Medewerkers moeten natuurlijk wennen aan de nieuwe werkomgeving. In gebruikersadoptie willen we dus nog wat stappen zetten. Ook hadden we na de migratie naar Office 365 nog altijd een eigen eerstelijns helpdesk. Dat zorgde voor problemen. Inmiddels hebben we ook de helpdesk aan Cegeka uitbesteed. Verder zou ik graag de complexiteit nog verder willen reduceren. Cegeka heeft de afgelopen jaren in elk geval bewezen wat het in zijn mars heeft. Dat belooft veel goeds voor de toekomst.’
