Autonome KI-Agents in Dynamics 365: Ihre erste Wahl für intelligente Automatisierung

Stellen Sie sich intelligente digitale Kollegen vor, die proaktiv arbeiten und aus Nutzer-Feedback lernen. Sie wurden entwickelt, um sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren, Fehler zu reduzieren und Ihrem Team die Freiheit zu geben, sich auf strategische Prioritäten zu konzentrieren und nach dem Ausnahmeprinzip zu arbeiten. Microsoft Dynamics 365 greift diese Entwicklung mit der Einführung autonomer Agenten auf. Diese sogenannten First-Party-Agents (1P) bilden die erste Automatisierungsebene, die sofortige Auswirkungen hat. Es handelt sich um Copilot-gestützte KI-Assistenten, die direkt in Ihre ERP- oder CRM-Umgebung eingebettet sind.

Lernen Sie die Agents kennen

First-Party-Agents sind speziell auf die Unterstützung verschiedener Bereiche des Geschäftsbetriebs zugeschnitten. Einige konzentrieren sich auf ERP-Szenarien (Finanzen, Lieferkette und Betrieb) und helfen bei der Automatisierung von Kernprozessen, während andere CRM-Workflows verbessern und den Vertrieb, den Service und die Kundenbindung unterstützen. Zusammen bilden sie ein Netzwerk intelligenter Assistenten, die die Arbeit in Ihrem gesamten Unternehmen rationalisieren und es Ihnen erleichtern, Aufgaben zu verwalten, Fortschritte zu überwachen und dort einzugreifen, wo menschliche Aufsicht erforderlich ist.

ERP-First-Party-Agents in Aktion

Entdecken Sie, wie die ERP-orientierten autonomen Agents in Dynamics 365 wichtige Backoffice-Funktionen automatisieren, Abläufe optimieren und die Effizienz in den Bereichen Finanzen, Lieferkette und Projektmanagement steigern. Diese intelligenten Assistenten übernehmen sich wiederholende Prozesse, optimieren Arbeitsabläufe und entlasten Ihr Team, sodass es sich auf höherwertige Aufgaben konzentrieren kann.

Supplier Communication Agent: Automatisierung der Nachverfolgung von Beschaffungsvorgängen

Beginnen wir mit dem Star der Show: dem Supplier Communication Agent (SCA). Beschaffungsteams kennen die Probleme endloser Nachfassaktionen und verspäteter Bestätigungen. Der SCA ändert das. Er erkennt automatisch verspätete oder unbestätigte Bestellungen und erstellt Follow-up-E-Mails. Außerdem liest er die Antworten der Lieferanten, extrahiert Lieferdaten und schlägt Aktualisierungen Ihrer Bestellungen vor.
Das Ergebnis? Weniger Zeitaufwand für Routinekommunikation, schnellere Bestellzyklen und verbesserte Lieferantenleistung.
Und ja, es gibt noch mehr... Er lernt sogar aus lieferantenspezifischer Terminologie. Angenommen, Ihr Lieferant verwendet in seiner Bestätigung „Kisten” statt „Stück” als Maßeinheit, dann passt sich der Agent an und erkennt dieses Verhalten für zukünftige Interaktionen. Clever, oder?

 Sales Order Agent: Schnelle und intelligente Auftragsabwicklung

Als Nächstes kommt der Sales Order Agent. Er bringt Intelligenz und Automatisierung in einen der zeitaufwändigsten Prozesse im Vertrieb: die Bearbeitung von Kundenanfragen. Anstatt sich auf manuelle Dateneingabe und Hin- und Her-Kommunikation zu verlassen, interpretiert dieser KI-gesteuerte Agent eingehende Anfragen, überprüft die Produktverfügbarkeit und erstellt in Echtzeit genaue Angebote und Bestellungen. Er kann sogar natürliche Gespräche führen, um fehlende Details zu klären, und sorgt so für reibungslose und präzise Transaktionen ohne ständige menschliche Eingriffe. Mit Funktionen wie „Capable-to-Promise” kann der Agent Liefertermine auf der Grundlage von Lagerbeständen und Kapazitäten bestätigen und den Kunden so sofort zuverlässige Zusagen geben. Durch die Rationalisierung dieser Schritte profitieren Unternehmen von schnelleren Durchlaufzeiten, weniger Fehlern und einer höheren Kundenzufriedenheit, während die Mitarbeiter sich auf strategische, wertschöpfende Aufgaben konzentrieren können.

Payables Agent: Intelligente Rechnungsverarbeitung

Der Payables Agent ist ein neu eingeführter Copilot-Agent von Microsoft, der die zeitaufwändige Aufgabe der End-to-End-Bearbeitung von Lieferantenrechnungen übernimmt. Er nutzt KI, um einen bestimmten Posteingang auf eingehende PDF-Rechnungen zu überwachen, relevante Rechnungsdaten mit Azure Document Intelligence zu extrahieren und Lieferanten und Rechnungsdetails innerhalb von Business Central intelligent abzugleichen oder vorzuschlagen, wodurch manuelle Dateneingaben und Engpässe in den Arbeitsabläufen der Kreditorenbuchhaltung reduziert werden.
Der Agent erstellt Kaufrechnungen, die Finanzbenutzer überprüfen, anpassen und abschließen können, während risikoreiche Aktionen wie die Erstellung von Lieferanten und die Buchung von Rechnungen immer einer manuellen Genehmigung bedürfen. Der Payables Agent wurde für den autonomen Betrieb mit minimalem Einrichtungsaufwand (beschränkt auf Konfiguration und Aktivierung) entwickelt und hilft Finanzteams dabei, die Rechnungserfassung zu optimieren, die Genauigkeit zu verbessern und die volle Kontrolle über die Buchhaltungsunterlagen zu behalten.

Time & Expense Agent: Intelligente, mühelose Berichterstellung

Verabschieden Sie sich von den Kopfschmerzen bei der Zeiterfassung. Der Time Agent und der Expense Agent automatisieren die Erfassung und Kategorisierung von Belegen, Kilometerständen und Arbeitsstunden und reduzieren so den Verwaltungsaufwand für die Mitarbeiter. Sie scannen Belege intelligent, extrahieren wichtige Informationen und ordnen Ausgaben den richtigen Projekten oder Kostenstellen zu. Durch proaktives Markieren von Unstimmigkeiten und Auffordern der Benutzer zur Angabe fehlender Details stellt der Agent sicher, dass Berichte vor der Einreichung korrekt und konform sind.
Dies beschleunigt nicht nur die Erstattungszyklen, sondern gibt Managern auch einen Echtzeit-Überblick über Ausgabentrends und Projektkosten. Es ist, als hätte man einen persönlichen Assistenten, der sich jedes Detail merkt, ohne jemals Urlaub zu beantragen.

Approvals Agent: Projektgenehmigungen mit Sicherheit optimieren

Genehmigungsworkflows führen häufig zu Engpässen, insbesondere in projektbasierten Organisationen. Der Approvals Agent optimiert diesen Prozess, indem er eingereichte Anträge anhand hochgeladener Richtliniendokumente prüft und Einträge als „Zur Genehmigung bereit“ oder „Muss überprüft werden“ klassifiziert. Er unterstützt sogar die automatische Genehmigung für Transaktionen mit geringem Risiko, wodurch Verzögerungen reduziert und Fehler minimiert werden. Anstatt Hunderte von Einträgen manuell zu überprüfen, bearbeiten Manager nur die vom Agenten gekennzeichneten Ausnahmen, was die Projektabrechnung beschleunigt und die Compliance verbessert.

Scheduling Operations Agent: Echtzeit-Ressourcenoptimierung

Der Außendienstbetrieb hängt von einer effizienten Terminplanung ab, und genau das leistet dieser Agent. Der Scheduling Operations Agent optimiert die Zeitpläne der Techniker in Echtzeit auf der Grundlage von Geschäftszielen wie der Maximierung der Auslastung oder der Priorisierung dringender Arbeiten. Er berücksichtigt Faktoren wie Reisezeit, Fähigkeiten und Zeitfenster und bewältigt sogar kurzfristige Änderungen wie Stornierungen oder Verspätungen. Disponenten können Copilot einfach bitten, „einen Zeitplan vorzuschlagen“, und innerhalb von Sekunden liefert der Agent einen optimierten Plan für den Tag, wodurch die Ressourcennutzung verbessert und der manuelle Arbeitsaufwand reduziert wird.

Account Reconciliation Agent: Kontinuierliche Finanzgenauigkeit

Das Finanzteam wird vom Account Reconciliation Agent unterstützt. Anstatt auf das Chaos am Monatsende zu warten, gleicht dieser Agent kontinuierlich Transaktionen zwischen Haupt- und Nebenbüchern ab. Er markiert Unstimmigkeiten, schlägt Korrekturen vor und führt einen vollständigen Prüfpfad für die Compliance.
Die Auswirkung? Abstimmungen werden täglich durchgeführt, Fehler werden sofort nach ihrem Auftreten markiert, sodass die Finanzteams mehr Zeit für strategische Analysen haben.

Intelligente Automatisierung für die Kundenbindung: CRM-First-Party-Agenten

Während ERP-Agenten die betriebliche Effizienz optimieren, konzentrieren sich CRM-First-Party-Agenten auf Kundenbindung, Servicequalität und Umsatzwachstum. Diese Agenten sind direkt in Dynamics 365 Customer Service und Sales integriert und verbessern das Verständnis von Unternehmen für ihre Kunden, die Lösung von Problemen und den Aufbau langfristiger Beziehungen. 

Customer Intent Agent: Das „Warum“ hinter jeder Interaktion verstehen

Kundeninteraktionen beginnen oft unstrukturiert: E-Mails, Chats, Anrufe oder Kurznachrichten, die Raum für Interpretationen lassen. Der Customer Intent Agent sorgt für Klarheit, indem er generative KI einsetzt, um zu verstehen, warum ein Kunde Kontakt aufnimmt.
Durch die Analyse sowohl historischer als auch Echtzeit-Interaktionen identifiziert der Agent die Absicht, die Stimmung und die Dringlichkeit des Kunden. Diese Informationen stellen sicher, dass Fälle von Anfang an richtig kategorisiert, an das richtige Team weitergeleitet und mit relevanten Wissensempfehlungen unterstützt werden.
Die Auswirkungen sind unmittelbar spürbar: weniger falsch weitergeleitete Fälle, schnellere Reaktionszeiten und ein personalisierteres Kundenerlebnis, unabhängig davon, ob der Kunde den Self-Service nutzt oder mit einem Live-Agenten spricht.

Case Management Agent: Konsistenz und Geschwindigkeit in großem Umfang

Eine effiziente Fallbearbeitung ist bei steigendem Fallaufkommen von entscheidender Bedeutung. Der Case Management Agent automatisiert den gesamten Lebenszyklus eines Falls, von der Erstellung bis zum Abschluss.
Er ergänzt neue Fälle mit Kontextdaten, schlägt Priorisierungen vor, ordnet die richtigen Warteschlangen zu und hält die Fallinformationen während des gesamten Lösungsprozesses auf dem neuesten Stand. Durch die Reduzierung manueller Verwaltungsaufgaben können sich Servicemitarbeiter auf die Lösung von Problemen konzentrieren, anstatt sich um die Verwaltung von Datensätzen zu kümmern.
Für Unternehmen bedeutet dies schnellere Lösungen, eine einheitliche Bearbeitung über alle Teams hinweg und eine verbesserte Einhaltung der Service-Level-Vereinbarungen, während gleichzeitig die vollständige Konfigurierbarkeit zur Anpassung an interne Prozesse erhalten bleibt.

Customer Knowledge Management Agent: Erfahrung in skalierbares Wissen umwandeln

Jeder gelöste Fall enthält wertvolle Erkenntnisse. Der Customer Knowledge Management Agent sorgt dafür, dass dieses Wissen nicht verloren geht. Durch das Extrahieren von Informationen aus abgeschlossenen Fällen, das Identifizieren von Lücken und das Validieren von Inhalten hinsichtlich ihrer Konformität bereichert der Agent kontinuierlich die Wissensdatenbank. Dies verbessert die Antwortqualität sowohl für Self-Service-Kunden als auch für Servicemitarbeiter, reduziert wiederholte Fragen und die Abhängigkeit von individuellem Fachwissen.
Mit der Zeit wird die Wissensdatenbank intelligenter, relevanter und einfacher zu pflegen, was zu einer höheren Erstlösungsquote und Kundenzufriedenheit führt.

Quality Evaluation Agent: Skalierung von Service-Exzellenz

Die Sicherstellung einer konsistenten Servicequalität über alle Kanäle hinweg ist eine Herausforderung, insbesondere wenn manuelle Überprüfungen nicht skalierbar sind. Der Quality Evaluation Agent ändert dies.
Mithilfe von KI-gestützten und autonomen Bewertungen überprüft der Agent Kundeninteraktionen anhand definierter Qualitäts- und Compliance-Kriterien. Vorgesetzte erhalten umsetzbare Einblicke in die Leistung der Agenten, die Einhaltung von Skripten oder Richtlinien und allgemeine Servicetrends.
Anstatt nur eine Handvoll Interaktionen zu überprüfen, können Unternehmen nun die Qualität in großem Maßstab überwachen und so gezieltes Coaching, kontinuierliche Verbesserungen und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften unterstützen.

Sales Qualification Agent: Erweiterung der Pipeline ohne Personalaufstockung

In Vertriebsorganisationen bleiben Long-Tail-Leads oft unberücksichtigt. Der Sales Qualification Agent schließt diese Lücke, indem er die Recherche, Priorisierung und erste Kontaktaufnahme mit Leads unter kontrollierter Autonomie automatisiert.
Der Agent analysiert Interaktionssignale und Datenpunkte, um Leads zu qualifizieren, Verkaufschancen zu verfolgen und eine konsistente Nachverfolgung sicherzustellen. Verkäufer werden von sich wiederholenden Qualifizierungsaufgaben befreit und können sich auf die Akquise, den Aufbau von Beziehungen und den Abschluss von Geschäften konzentrieren.
Das Ergebnis ist eine erhöhte Pipeline-Abdeckung, eine bessere Lead-Konversion und eine effektivere Nutzung der Vertriebskapazitäten.

Automatisierung, der Sie vertrauen können

Die First-Party-Agents von Microsoft sind vollständig in Dynamics 365 integriert und umfassen einfache, kontextbezogene Überwachungstools. Benutzer können von Agenten generierte Aufgaben überprüfen, den Fortschritt verfolgen und Genehmigungen oder Korrekturen direkt in der Anwendung vornehmen, in der die Arbeit ausgeführt wird. Jeder Agent bietet eine integrierte Überwachungsfunktion, sodass Unternehmen der Automatisierung vertrauen und gleichzeitig die Kontrolle behalten können. Obwohl sich die Benutzeroberfläche der Dynamics 365-Anwendungen geringfügig unterscheidet, folgen alle First-Party-Agents denselben Prinzipien: Transparenz, Überwachung durch Menschen und klare Sichtbarkeit von Aufgaben und Entscheidungen.

Ihr Cegeka-Vorteil: Individuelle Agents

Es ist klar, dass diese First-Party-Agenten mehr als nur eine Funktion sind; sie sind eine echte Revolution. Sie sparen Zeit, senken Kosten und unterstützen Ihre Teams, damit diese sich auf das Wesentliche konzentrieren können. Auch wenn Sie eine Vielzahl leistungsstarker Standard-Agenten für verschiedene Anwendungen in Dynamics 365 nutzen können, können Sie noch einen oder zwei Schritte weiter gehen.
In enger Zusammenarbeit mit Ihnen können wir gemeinsam benutzerdefinierte Agenten in Ihrer vertrauten CRM- oder ERP-Umgebung erstellen; der Quality Impact Recall Agent ist ein gutes Beispiel dafür. Sobald Sie damit beginnen, werden Sie feststellen, dass Ihnen keine Grenzen gesetzt sind. Agents können Ihre Teams im gesamten Unternehmen unterstützen. 

Benötigen Sie Hilfe bei der Identifizierung Ihrer wichtigsten Geschäftsprozesse oder möchten Sie gemeinsam mit uns maßgeschneiderte Dynamics 365-Agenten in Copilot Studio entwickeln? Fordern Sie einen Workshop mit einem Experten von Cegeka an.