Was Ihre Dokumentenprozesse Sie kosten und wie Sie das herausfinden können

Für eine Führungsmannschaft lassen sich die Kosten selten in einer einzigen Zahl ausdrücken. Sie zeigen sich in Form von Personal, dessen Zahl mit dem Arbeitsvolumen wächst, von Kunden, die tagelang auf eine Antwort warten, und von qualifizierten Mitarbeitern, die Daten eingeben. Sie zeigen sich in Form von Fehlern, die erst spät entdeckt werden und deren Behebung mehr kostet. Außerdem bergen sie Risiken: sensible Daten, die über E-Mail-Postfächer und Tabellenkalkulationen weitergeleitet werden, sowie Ergebnisse, die schwer nachvollziehbar sind.

Drei Fragen, die Sie sich stellen sollten

1. Wie viel unserer Dokumentenbearbeitung erfolgt noch manuell, und was kostet uns ein Dokument?

2. Können wir bei jedem Ergebnis nachweisen, woher die Daten stammen und worauf die Entscheidung beruhte?

3. Wenn sich das Volumen im nächsten Jahr verdoppeln würde, würden sich dann auch unsere Kosten verdoppeln?

Sind die Antworten unklar oder lautet die Antwort auf die dritte Frage „Ja“, dann ist der Prozess ein Kandidat für eine Änderung.

Warum so viele Pilotprojekte ins Stocken geraten

Viele Dokumenten-KI-Pilotprojekte beweisen, dass sich aus einem sauberen Datensatz Daten extrahieren lassen – und hören dann auf. Echte Dokumente weisen größere Schwankungen auf als Beispielsätze. Sicherheits- und Rechtsabteilungen fragen, wo die Daten verarbeitet werden und wer Zugriff darauf hat. Die Revision fragt, wie sich ein Ergebnis erklären lässt. Eine Demo gibt darüber kaum Aufschluss. Entscheidend ist, ob die Ergebnisse vertrauenswürdig sind, kontrolliert werden können und in großem Maßstab eingesetzt werden können.

Was wir entwickelt haben

Der Cegeka Document AI Accelerator ist eine produktionsreife Grundlage für die Dokumentenverarbeitung – von der Erfassung bis zur Übergabe der Daten an Ihre eigenen Systeme.

Er liest Scans, Fotos, E-Mails und handschriftlich ausgefüllte Formulare aus und teilt Dateien auf, die mehrere Dokumente enthalten. Er klassifiziert jedes Dokument, extrahiert die benötigten Daten und validiert diese vor der Übergabe. Fälle, bei denen das System unsicher ist, werden zur Überprüfung an einen Mitarbeiter weitergeleitet, dessen Korrekturen erfasst werden, sodass sich die Genauigkeit im Laufe der Zeit verbessert. Jeder Schritt wird protokolliert, und jedes Ergebnis ist mit dem Quelldokument und der Modellversion verknüpft, die es erzeugt hat.

Die Lösung läuft in Ihrer Cloud, vor Ort bei Ihnen oder bei Cegeka. Modellkomponenten können ausgetauscht werden, sodass Sie nicht an einen Anbieter gebunden sind. Der Zugriff kann bei Bedarf bis auf Feldebene gesteuert werden.

Bewährt, wo es darauf ankommt

Ein europäischer Krankenversicherer verarbeitet täglich mehr als 200.000 sensible Dokumente. Strenge Vertraulichkeitsvorschriften schlossen öffentliche Cloud-Dienste und externe KI-Modelle aus, sodass die gesamte Pipeline auf einer vertraulichen Recheninfrastruktur läuft und selbst gehostete KI-Modelle nutzt. Die Dokumentenklassifizierung erreicht eine Genauigkeit von 92,9 %, und in über 98 % der Fälle gehört der richtige Typ zu den drei besten Vorschlägen des Systems. Ergebnisse mit geringer Zuverlässigkeit werden einer manuellen Überprüfung unterzogen.

Eine Regionalbank konzentrierte sich zunächst auf die Umstellung eines manuellen Dokumentenprozesses, der große Mengen gescannter Dateien umfasste, von denen jede mehrere Dokumenttypen enthielt. Die Lösung teilt diese nun auf, identifiziert jeden Typ, extrahiert die relevanten Daten und leitet sie an den bestehenden Prozess weiter. Die Bank hat ihre Kosten pro Seite gesenkt und die Bearbeitungszeiten verkürzt und baut den Ansatz Schritt für Schritt aus.

So fangen Sie an

Unser Ansatz wurde durch die Arbeit in dokumentenintensiven Umgebungen geprägt, in denen Erfolg von mehr abhängt als nur vom Nachweis eines einzelnen Anwendungsfalls. Wir beginnen mit einem in sich geschlossenen Prozess, richten die für einen zuverlässigen Betrieb erforderlichen Kontrollmechanismen ein und schaffen eine Grundlage, auf der weitere Dokumenten-Workflows aufbauen können.

Die zentrale Frage ist nicht einfach, ob KI Informationen aus einem Dokument extrahieren kann. Der eigentliche Test besteht darin, ob ein Unternehmen diese Ergebnisse zuverlässig, unter Einhaltung angemessener Governance-Regeln und im erforderlichen Umfang nutzen kann.

Bei Cegeka beginnen wir mit einem Prozess, der problematisch genug ist, um von Bedeutung zu sein, und der in sich abgeschlossen genug ist, um verbessert zu werden – anschließend konzipieren wir die Kontrollmechanismen und den Umfang, die über den ersten Prozess hinaus erforderlich sind.

Verursacht ein Dokumentenprozess Verzögerungen, manuellen Aufwand oder Compliance-Bedenken? Besuchen Sie unsere Seite „KI für die Dokumentenverarbeitung“, um Kontakt mit unserem Team aufzunehmen.