Vepo Cheese - Der Umstieg auf Dynamics 365: eine zukunftssichere Plattform für die digitale Transformation

Der Anlass: Wachstumsambitionen versus veraltete Technologie

Der Anlass: Wachstumsambitionen versus veraltete Technologie
Vepo Cheese, ein Familienunternehmen mit einer über 100-jährigen Geschichte, beliefert den Foodservice, den Einzelhandel und die Industrie in mehr als 40 Ländern mit Käseprodukten. Vepo Cheese konnte sein Wachstum in den letzten Jahrzehnten unter anderem dank eines selbst entwickelten ERP-Systems in FoxPro namens vBase realisieren. Dieses System war flexibel und auf die Bedürfnisse der Nutzer zugeschnitten.

Doch vBase war im Laufe von 30 Jahren organisch gewachsen, wobei auf Wunsch der Nutzer immer wieder neue Funktionen hinzugefügt wurden. Das Ergebnis: ein komplexer, nur unzureichend dokumentierter „Weihnachtsbaum“ aus Software, dessen Funktionsweise größtenteils nur einer Handvoll IT-Mitarbeitern bekannt war. 

Ein wichtiger Aspekt aus Sicht des Risikomanagements war, dass der Support durch Microsoft für dieses System bereits vor Jahren eingestellt wurde, dass immer weniger (junge) Programmierer über Kenntnisse dieser Programmiersprache verfügen und dass eine Integration mit modernen Technologien wie KI oder Power BI nicht (richtig) möglich war. Dies brachte Risiken in Bezug auf Geschäftskontinuität, Sicherheitsupdates und technischen Support mit sich und bot wenig Skalierbarkeit. Die Notwendigkeit einer Erneuerung war klar: Risiken minimieren und Raum für Wachstum und Innovation schaffen.

Ed Brouwer, Geschäftsführer von Vepo Cheese, erklärt: „Es war eigentlich ein zweigleisiger Ansatz: Einerseits war FoxPro veraltet und das Wissen über dieses System und die Programmiersprache nahm immer weiter ab, und andererseits hatten wir Wachstumsambitionen, die eine moderne IT-Infrastruktur erforderten.“

Die Entscheidung für Dynamics 365 und Cegeka

Nach einem intensiven Auswahlverfahren entschied sich Vepo Cheese gezielt für Microsoft Dynamics 365 ERP (F&O) und für Cegeka als Implementierungspartner. „Die Entscheidung für Cegeka beruhte unter anderem auf den Menschen, denen wir vertrauten, wie zum Beispiel dem Solution Architect, den wir während der Auswahlrunden kennengelernt hatten. Wir suchten nach einem Partner, der uns an die Hand nimmt, und genau dazu passten Cegekas zielgerichteter Ansatz und die methodische Begleitung“, so Ed.

„Mit einem großen Team (ca. 20 Kollegen waren aktiv am Auswahlprozess beteiligt) haben wir uns ganz bewusst für Dynamics entschieden, da wir der Meinung waren, dass diese Plattform das größte Potenzial hat und Microsoft mit all seinen Entwicklungen ein zuverlässiger Partner für die Zukunft ist.“

- Ed Brouwer, Managing Director von Vepo Cheese

Die Umsetzung: ein Lernprozess mit Wirkung

1. Analysephase und Konzeptentwurf

Die Umsetzung begann mit einer gründlichen Analysephase, in der Vepo Cheese gemeinsam mit dem beratenden Projektpartner und Cegeka die bestehenden Prozesse erfasste. Der Konzeptentwurf half nicht nur bei der Strukturierung der Prozesse, sondern trug auch zur internen Sensibilisierung bei.

2. Projektansatz

Es wurden Workshops und Fachbereichssitzungen organisiert. Um den Fokus zu wahren und das Team optimal zu unterstützen, wurde ein separates Projektbüro in einem vorübergehend angemieteten Gebäude in Waddinxveen und später am eigenen Standort in Bodegraven eingerichtet. An diesen Standorten arbeiteten Mitarbeiter von Vepo Cheese, Berater von Cegeka und Lösungsarchitekten zusammen. Diese räumliche Nähe erwies sich als großer Vorteil für die Zusammenarbeit und den Wissenstransfer.

3. Tests und Qualitätssicherung

Ein wichtiger Lernpunkt war das Testen, und wenn Ed darauf zurückblickt, hätte Vepo Cheese mehr Unterstützung von den Partnern benötigt und diese auch von ihnen erwartet: „Wir haben wertvolle Zeit verloren, weil wir nach einer zuverlässigen, effektiven und effizienten Methode suchten, um die neue Software, ihre Konfiguration und das Testen zu durchschauen.“ Schließlich entwickelten wir einen umfangreichen Testsatz mit mehr als 100 „erfolgreichen“ und „fehlgeschlagenen“ Abläufen. Dieser gründliche Ansatz sorgte letztendlich dafür, dass Vepo Cheese vom ersten Tag an ohne größere Störungen produzieren und Rechnungen stellen konnte.

4. Einführung und Zertifizierung

Angesichts des enormen Umfangs der Umstellung – von einem vollständig maßgeschneiderten System in FoxPro auf eine standardisierte ERP-Plattform – verliefen die Einführung und der Übergang zum neuen System über den Erwartungen positiv. „Auch wenn es bei einem solchen Projekt natürlich immer wieder Rückschläge gibt“, erzählt Ed. Nicht alles läuft reibungslos, und es geht auch darum, alle neuen Möglichkeiten zu entdecken, die das System bietet. 

Die größte Herausforderung bestand und besteht darin, alte Arbeitsweisen aufzugeben und zu lernen, auf standardisierte Prozesse zu vertrauen. Vepo Cheese hat sich bewusst dafür entschieden, Sonderanpassungen auf ein Minimum zu beschränken, was bedeutete, dass die Mitarbeiter ihre Prozesse an das System anpassen mussten und nicht umgekehrt. „Das ist uns sehr gut gelungen. Es ist wirklich ein Umdenken“, fährt Ed fort. Dennoch erleben wir in der täglichen Praxis, dass es an einigen Stellen eine Herausforderung ist, nach der geforderten neuen Arbeitsweise zu arbeiten. Wir sind weit gekommen, aber noch nicht am Ziel. Der Einblick in bestimmte Prozesse bzw. Daten kann und muss noch verbessert werden. In den kommenden Monaten wird intensiv daran gearbeitet. 

Vepo Cheese hat viel in die Kommunikation über die Notwendigkeit des Wandels investiert: Das alte System war technisch und strategisch nicht mehr tragfähig. Diese Dringlichkeit trug dazu bei, Akzeptanz zu schaffen. 

Außerdem mussten alle Mitarbeiter, einschließlich der Führungskräfte, nachweisen, dass sie mit dem neuen System arbeiten konnten. Dies geschah im Rahmen einer internen Zertifizierung, was für Engagement und Eigenverantwortung sorgte. Dies geschah im Rahmen einer internen Zertifizierung, was für Engagement und Eigenverantwortung sorgte. Obwohl der Widerstand gering war, hat eine derart große Veränderung natürlich Auswirkungen, und es kann vorkommen, dass nicht alles nach Plan verläuft. Ed erklärt: „Obwohl wir viele großartige Verbesserungen umsetzen konnten, mussten auch Zugeständnisse gemacht werden. Auch das gehört zu einem solchen Projekt dazu und muss akzeptiert werden.“

5. Kulturwandel und Eigenständigkeit

Die Umsetzung löste auch einen umfassenderen Kulturwandel aus. Zuvor hatte die IT-Abteilung sowohl eine stark unterstützende als auch eine initiierende/führende Rolle inne: Die Mitarbeiter wandten sich zudem bei jedem Problem direkt an sie. „Angesichts der Organisation und der Arbeitsweise war das völlig logisch und verständlich“, erzählt Ed.

„Mit dem neuen System wurden Eigenständigkeit und Selbstständigkeit gefördert. Die Mitarbeiter lernten, ihre eigenen Prozesse besser zu verstehen, und erhielten mehr Verantwortung für diese Prozesse. Wir sind noch nicht am Ziel, aber die gewählte Richtung ist nun klar und funktioniert.“

Aktuelle Struktur der IT-Landschaft: Grundlage für Wachstum und Optimierung

Nach der erfolgreichen Implementierung von Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations verfügt Vepo Cheese über eine moderne, skalierbare und integrierte IT-Landschaft, die für weitere Digitalisierung und Wachstum gerüstet ist. 

ERP als Rückgrat

Das neue ERP-System bildet den Kern der IT-Infrastruktur und umfasst verschiedene Module. Die folgenden Module sind vollständig integriert und unterstützen die End-to-End-Prozesse von Vepo Cheese, vom Rohstoffeinkauf bis zur Auslieferung und Rechnungsstellung:

• Finanzen
• Logistik
• Planung
• Produktion
• Qualität
• Einkauf
• Vertrieb

Es ist geplant, bestehende Sonderanpassungen noch einmal kritisch zu prüfen, mit dem Ziel, diese wo möglich abzubauen. Obwohl das bestehende MES-System noch nicht vollständig ersetzt wurde, ist es über eine Reihe von Schnittstellen mit dem ERP-System verbunden. Diese Anbindungen wurden von der internen IT-Abteilung entwickelt und nahmen mehr Zeit in Anspruch als vorgesehen.  Diese zusätzlichen Arbeiten waren unter anderem notwendig, um die Kontinuität der Produktion während der Umstellung zu gewährleisten.

Stammdaten und „eine einzige Quelle der Wahrheit“

Diese neue Struktur bringt noch eine weitere wichtige Verbesserung mit sich: die Zentralisierung der Stammdaten. Während früher die Abteilungen ihre eigenen Datenversionen verwalteten, gibt es nun eine zentrale Quelle der Wahrheit, und auch hier arbeiten wir noch an weiteren Verbesserungen. 

Zukunftspläne: Zusammenarbeit, Optimierung und Innovation

Partnerschaft ist keine Einbahnstraße

Die Zusammenarbeit mit Cegeka wurde trotz einiger personeller Veränderungen innerhalb des Teams insgesamt als positiv empfunden. Ed erklärt: „Kritik und Vertrauen gehen Hand in Hand. Deshalb haben wir das Team bewertet und wo nötig ergänzt oder ersetzt.“

Kontinuierliche Verbesserung durch das Business-Process-Team und eine Supportstruktur

Nach dem Go-Live wurde das Projekt an das Business-Process-Team bei Vepo Cheese übergeben. Dieses Team spielt eine zentrale Rolle bei den Zukunftsplänen und hat drei Kernaufgaben:

1. Verwaltung von Updates und Änderungen.

2. Erfassung und Weiterleitung von Wünschen aus dem Unternehmen.

3. Überwachung und Behebung von Störungen über das Ticket-System 

Das Team wurde rund um den Go-Live-Termin gebildet und bildet nun die Drehscheibe für die Verwaltung und Weiterentwicklung des Systems. Von Cegeka aus bieten wir Vepo Cheese Unterstützung und Support über unsere Abteilung „Application Managed Services“ (AMS) an.

Weiteroptimierung mit Power BI und dem MES-System

Vepo Cheese arbeitet derzeit an weiteren Optimierungen, darunter die Einrichtung von BI-Berichten und die Erneuerung des MES-Systems. Obwohl Power BI noch nicht vollständig eingeführt ist, wurde inzwischen in BI-Tools investiert. Es wird erwartet, dass die ersten Dashboards im Herbst einsatzbereit sein werden. Dies wird weitere Einblicke in die Produktionseffizienz, die Lieferzuverlässigkeit und die finanzielle Leistung liefern.

Das Projekt zur Ablösung des MES-Systems wurde inzwischen bei Vepo Cheese gestartet. Der Entwurf ist fast fertiggestellt.

Innovation und weiteres Wachstum 

Nach dem Abschluss der Implementierung von Dynamics 365 ERP steht Vepo Cheese nun am Beginn einer neuen Phase mit vielen Ambitionen. Und dazu trägt eine stabile, skalierbare und zukunftsorientierte Lösung wie Dynamics 365 natürlich bei. Diese Plattform bildet ein starkes Fundament, auf dem Vepo Cheese weiter aufbauen kann.