Vepo Cheese - De transitie naar Dynamics 365: een toekomstbestendig platform voor digitale transformatie

De aanleiding: groeiambities versus verouderde technologie

Vepo Cheese, een familiebedrijf met meer dan 100 jaar historie, levert kaasproducten aan foodservice, retail en industrie in ruim 40 landen. Vepo Cheese heeft haar groei de afgelopen decennia mede kunnen realiseren door een zelfgebouwd ERP-systeem in FoxPro, genaamd vBase. Dit systeem was flexibel en op maat gemaakt voor de gebruikers.

Maar vBase was in de loop van 30 jaar organisch gegroeid, waarbij functionaliteiten op verzoek van gebruikers werden toegevoegd. Het resultaat: een complexe, beperkt gedocumenteerde ‘kerstboom’ van software, waarvan de werking grotendeels alleen bekend was bij een handvol IT-medewerkers. 

Een belangrijk aandachtspunt vanuit risicobeheer was dat de ondersteuning door Microsoft voor dit systeem jaren geleden werd stopgezet, de kennis over deze programmeertaal bij steeds minder (jonge) programmeurs bekend is, en dat integratie met moderne technologieën zoals AI of Power BI niet (goed) mogelijk was. Dat bracht risico’s op het gebied van continuïteit, beveiligingsupdates en technische ondersteuning en bood weinig schaalbaarheid. De noodzaak tot vernieuwing was duidelijk: risico’s beperken én ruimte creëren voor groei en innovatie.

Ed Brouwer, Managing Director van Vepo Cheese, legt uit: "Het was eigenlijk tweeledig: aan de ene kant was FoxPro verouderd en de kennis van dit systeem en de programmeertaal werd steeds minder, en aan de andere kant hadden we groeiambities die een moderne IT-infrastructuur vereisten."

De keuze voor Dynamics 365 en Cegeka

Na een intensief selectietraject koos Vepo Cheese specifiek voor Microsoft Dynamics 365 ERP (F&O) en voor Cegeka als implementatiepartner. “De keuze om met Cegeka in zee te gaan, was o.a. gebaseerd op de mensen waarin we vertrouwen hadden, zoals de Solution Architect waarmee we gedurende de selectierondes kennis hadden gemaakt. Wij zochten naar een partner die ons bij de hand nam en daar sloot Cegeka’s directieve aanpak en methodische begeleiding op aan,” aldus Ed.

"We hebben met een groot team van mensen (ca. 20 collega’s waren actief betrokken gedurende het selectieproces) heel bewust gekozen voor Dynamics, omdat we vonden dat dit platform het meeste potentieel had en omdat Microsoft met alle ontwikkelingen een betrouwbare partner is voor de toekomst.”

- Ed Brouwer, Managing Director van Vepo Cheese

De implementatie: een leertraject met impact

1. Analysefase en blauwdruk

De implementatie begon met een grondige analysefase waarin Vepo Cheese samen met de projectpartner die Vepo Cheese adviseerde en Cegeka de bestaande processen in kaart bracht. De blauwdruk hielp niet alleen bij het structureren van processen, maar leverde ook intern bewustwording op.

2. Projectaanpak

Er werden workshops en domeinsessies georganiseerd. Om focus te houden en het team optimaal te faciliteren, werd een apart projectkantoor ingericht in een tijdelijk gehuurd pand in Waddinxveen en later op de eigen locatie in Bodegraven. Op deze locaties werkten medewerkers van Vepo Cheese, consultants van Cegeka en solution architecten samen. Deze fysieke nabijheid bleek van meerwaarde voor de samenwerking en kennisoverdracht.

3. Testen en kwaliteitsborging

Een belangrijk leerpunt was het testen en als Ed hierop terugkijkt, had Vepo Cheese meer ondersteuning nodig van de partners en had dat ook van ze verwacht: “We hebben kostbare tijd verloren, omdat we zoekende waren naar een betrouwbare, effectieve en efficiënte manier van het doorgronden van de nieuwe software, de inrichting ervan en het testen.” Uiteindelijk ontwikkelden we een uitgebreide testset met meer dan 100 ‘happy’ en ‘unhappy’ flows, Deze grondige aanpak zorgde er uiteindelijk voor dat Vepo Cheese vanaf dag één kon produceren en factureren zonder grote verstoringen.

4. Adoptie en certificering

De adoptie van en de overgang op het nieuwe systeem verliepen gegeven de enorme omvang van de verandering; van een compleet maatwerksysteem in FoxPro naar een gestandaardiseerd ERP-platform boven verwachting positief. “Al zijn er natuurlijk ook altijd tegenslagen binnen zo’n project,” vertelt Ed. Niet alles gaat goed en het is ook het ontdekken van alle nieuwe mogelijkheden die het systeem geeft. 

De grootste uitdaging lag en ligt in het loslaten van oude werkwijzen en het leren vertrouwen op gestandaardiseerde processen. Vepo Cheese koos er bewust voor om maatwerk te minimaliseren, wat betekende dat medewerkers hun processen moesten aanpassen aan het systeem en niet andersom. “Dit is in hele grote mate gelukt. Het is echt een mentaliteitsverandering,” vervolgt Ed. Toch ervaren we in de dagelijkse praktijk dat het op een aantal plekken een uitdaging is om volgens de vereiste nieuwe wijze te werken. We zijn ver gekomen, maar zijn er nog niet. Het inzicht in bijvoorbeeld bepaalde processen/ data kan en moet nog beter. De komende maanden wordt hier hard aan gewerkt. 

Vepo Cheese investeerde veel in communicatie over de noodzaak tot verandering: het oude systeem was technisch en strategisch niet houdbaar. Deze urgentie hielp om draagvlak te creëren. 

Daarnaast moesten alle medewerkers, inclusief het management, aantonen dat ze met het nieuwe systeem konden werken. Dit gebeurde via een interne certificering, wat zorgde voor betrokkenheid en eigenaarschap. Hoewel de weerstand beperkt was, heeft zo’n grote verandering natuurlijk wel impact en kan het voorkomen dat niet alles volgens plan verloopt. Ed legt uit: “Hoewel we veel mooie verbeteringen hebben kunnen realiseren, zijn er ook concessies gedaan. Ook dat hoort bij zo’n project en moet je accepteren."

5. Cultuurverandering en zelfstandigheid

De implementatie bracht ook een bredere cultuurverandering op gang. Voorheen was de IT-afdeling sterk ondersteunend én initiërend/leidend: medewerkers klopten bovendien bij elk probleem direct aan. “Heel logisch en begrijpelijk gezien de organisatie en werking,” vertelt Ed.

"Met het nieuwe systeem werd zelfstandigheid en zelfredzaamheid gestimuleerd. Medewerkers leerden hun eigen processen beter begrijpen en kregen meer verantwoordelijkheid over deze processen. We zijn er nog niet, maar de gekozen richting is nu helder en werkt.”

Huidige inrichting van het IT-landschap: fundament voor groei en optimalisatie

Na de succesvolle implementatie van Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations beschikt Vepo Cheese over een modern, schaalbaar en geïntegreerd IT-landschap dat klaar is voor verdere digitalisering en groei. 

ERP als ruggengraat

Het nieuwe ERP-systeem vormt de kern van de IT-infrastructuur en beschikt over diverse modules. De volgende modules zijn volledig geïntegreerd en ondersteunen de end-to-end processen van Vepo Cheese, van grondstofinkoop tot levering en facturatie:

• Financiën
• Logistiek
• Planning
• Productie
• Kwaliteit
• Inkoop
• Verkoop

Er zijn plannen om nog kritisch te kijken naar bestaand maatwerk, met als doel om dit waar mogelijk af te bouwen. Hoewel het bestaande MES-systeem nog niet volledig is vervangen, is het wel gekoppeld aan het ERP via een reeks interfaces. Deze koppelingen zijn door de interne IT-afdeling ontwikkeld en vergden meer tijd dan voorzien.  Deze extra werkzaamheden waren o.a. noodzakelijk om de continuïteit van de productie te waarborgen tijdens de overgang.

Masterdata en “één versie van de waarheid”

Deze nieuwe inrichting levert nog een andere belangrijke verbetering: de centralisatie van masterdata. Waar voorheen afdelingen hun eigen versies van data beheerden, is er nu één centrale bron van waarheid en ook daar zijn we nog aan het verbeteren 

Toekomstplannen: samenwerken, optimaliseren en innoveren

Partnership is tweerichtingsverkeer
De samenwerking met Cegeka werd over het algemeen als positief ervaren, ondanks enkele wisselingen binnen het team. Ed legt uit: “Kritiek en vertrouwen gaan hand in hand. Daarom hebben we het team geëvalueerd en waar nodig aangevuld of vervangen.”

Continu verbeteren via het Business Process Team en een supportstructuur

Na de Go-Live is het project overgedragen aan het Business Process Team binnen Vepo Cheese. Dit team speelt een centrale rol in de toekomstplannen en heeft drie kerntaken:

1. Beheer van updates en wijzigingen.
2. Signaleren en ophalen van wensen uit de organisatie.
3. Monitoren en oplossen van incidenten via het ticketsysteem 

Het team is ontstaan rond de Go-Live en vormt nu de spil in het beheer en de doorontwikkeling van het systeem. Vanuit Cegeka bieden we ondersteuning en support aan Vepo Cheese via onze Application Managed Services (AMS) afdeling.

Verder optimaliseren met Power BI & het MES-systeem

Vepo Cheese werkt nu aan verdere optimalisaties, waaronder het opzetten van BI-rapportages en het vervangen van het MES-systeem. Hoewel Power BI nog niet volledig is uitgerold, is er inmiddels een investering gedaan in BI tooling. De verwachting is dat in het najaar de eerste dashboards operationeel zijn. Dit zal verdere inzichten opleveren in productie-efficiëntie, leverbetrouwbaarheid en financiële prestaties.

Het project voor de vervanging van het MES-systeem is inmiddels gestart binnen Vepo Cheese. De blauwdruk is bijna afgerond en de selectie van een nieuwe MES-oplossing staat gepland voor het najaar, met als doel om begin volgend jaar te starten met de implementatie.

Innoveren en doorgroeien 

Nu de implementatie van Dynamics 365 ERP erop zit, staat Vepo Cheese aan het begin van een nieuwe fase met veel ambities.. En daar draagt een stabiele, schaalbare en toekomstgerichte oplossing zoals Dynamics 365 natuurlijk aan bij. Dit platform is een sterk fundament waarop Vepo Cheese verder kan gaan bouwen.