SyntraPXL digitalisiert den Finanzbereich mit Microsoft Dynamics 365 Business Central

Ein logischer nächster Schritt innerhalb von Microsoft

„Wir arbeiteten bereits seit zehn Jahren mit Navision“, erzählt Niels. „Diese Lösung hatte sich bewährt, konnte aber keine Kontinuität mehr gewährleisten. Außerdem war es wirklich an der Zeit für die Cloud.“ 

Microsoft Dynamics 365 Business Central war der logische Nachfolger: „Bei der Implementierung von Navision hatten wir erlebt, wie aufwendig ein Wechsel sein kann, wenn man auf ein völlig neues Paket umsteigt“, fährt Niels fort. „Deshalb lag es auf der Hand, innerhalb des Microsoft-Stacks zu bleiben. Für unsere Nutzer fühlte sich das vertraut an, und das machte den Wechsel viel leichter umsetzbar. Außerdem mussten wir die Lösung nahtlos mit dem bestehenden CRM-System verknüpfen können, damit Daten automatisch fließen können.

6 Verbesserungen, die sofort einen Unterschied machten

Das IT-Team von SyntraPXL entschied sich für möglichst wenig individuelle Anpassungen, was eine reibungslose Implementierung garantierte. Sobald Business Central in Betrieb war, konnten die IT-Abteilung, die Buchhaltung und die Geschäftsleitung die vielen Vorteile nutzen.

1.    Die Plattform ist jederzeit und überall verfügbar und sehr intuitiv: „Selbst Kollegen ohne buchhalterischen Hintergrund finden sich schnell zurecht“, erzählt Niels.

2.    Schnelle Dokumentenverarbeitung mit der Document-Capture-Funktion: „Rechnungen und PDFs gehen zentral ein und können so ohne Umwege schnell verbucht werden. Auch Peppol ist mittlerweile nahtlos integriert. Das sorgt für eine erhebliche Zeitersparnis“, so Ingrid Loos, Leiterin der Buchhaltung. 

3.    Umfassender Einblick und Überblick dank mehr „Dimensionen“: SyntraPXL arbeitet mit einer Vielzahl von Bildungssystemen, Fördermitteln und Zahlungssystemen. Ingrid: „Wer dual lernt oder eine Ausbildung in einem Mangelberuf absolviert, erhält staatliche Zuschüsse. Wer einen Vertiefungs- oder Hobbykurs besucht, bezahlt diese Ausbildung selbst. In Business Central können wir diese Komplexität viel genauer nachverfolgen.“

4.    Übersichtliche Berichterstattung für Buchhaltung und Geschäftsleitung: Da die Daten konsistent und strukturiert im System vorliegen – und mit Power BI verknüpft sind –, ist die Berichterstattung viel genauer und reibungsloser. 

5.    Die komplexe Abrechnung der Lehrkräfte wurde durch maßgeschneiderte Lösungen automatisiert: Leistungen aus dem Lehrkräfteportal führen nun direkt zum richtigen Finanzfluss, einschließlich der Verarbeitung über Peppol. 

6.    Auch Zahlungspläne für Kursteilnehmer, früher ein aufwendiger Prozess mit vielen manuellen Schritten, werden heute dank Business Central weitgehend automatisch verarbeitet.

Erfahren und angenehm in der Zusammenarbeit

Cegeka erwies sich als der richtige Partner. „Bei anderen Projekten hatten wir bereits mit dem Software-Integrationsteam von Cegeka zusammengearbeitet. Sie kannten SyntraPXL also bereits“, so Niels. „Dennoch führten wir eine neutrale Ausschreibung durch, aus der sie als idealer Partner hervorgingen.“
    
„Wir legten Wert darauf, mit Menschen zusammenzuarbeiten, die Erfahrung mit komplexen Umgebungen und Integrationen haben. Das Team von Cegeka versteht unsere Prozesse schnell, traut sich, kritisch mitzudenken, und ist sehr zugänglich.“ „Durch die intensive Zusammenarbeit haben wir uns gut kennengelernt, sowohl beruflich als auch menschlich. Es war eigentlich eine unglaublich angenehme Zeit“, ergänzt Claudio.

Das Business am Steuer

Die Berater von Cegeka arbeiteten eng mit dem internen Team von SyntraPXL zusammen. „Syntra hat sich bewusst dafür entschieden, diesen Prozess nicht als klassisches IT-Projekt anzugehen“, erklärt Bart Vliegen, Operations Manager Business Central bei Cegeka. „Sie wollten keine technische Übung, sondern eine Lösung, die in der Praxis funktioniert. Das Geschäft übernahm also die Führung und bezog Buchhaltung, IT und andere Prozessverantwortliche in jeden Schritt mit ein, vom Entwurf bis zum Testen. Indem sie die richtigen Leute von Anfang an mit ins Boot holten, schufen sie Rückhalt und Tempo.“

Die Teams von Cegeka und SyntraPXL trafen sich alle zwei Wochen in einem Lenkungsausschuss, und die Kommunikationswege waren kurz, was half, schnell Entscheidungen zu treffen und bei Bedarf Kurskorrekturen vorzunehmen. 

Umfassender Fahrplan, einschließlich Go-Live-Plan

Neben dem Team lobt Niels vor allem die gründliche Vorbereitung: „Um die Frist einzuhalten, haben wir im Vorfeld stark auf eine gründliche Analyse gesetzt. Prozesse, Integrationen und Ausnahmen wurden zunächst analysiert, geklärt und festgehalten, bevor die Entwicklung begann.“

„Diese Vorbereitung war intensiv, sorgte aber dafür, dass jeder wusste, wohin die Reise ging. Entwicklung, Integrationen und Tests schlossen nahtlos aneinander an, was unterwegs viele Diskussionen und Verzögerungen vermieden hat. Es gab sogar einen Go-Live-Plan, einschließlich eines Kommunikationsplans, mit den notwendigen Vereinbarungen und Maßnahmen, um die Auswirkungen des Go-Live so gering wie möglich zu halten.“

Weiter digitalisieren

Der erfolgreiche Go-Live gab SyntraPXL intern das Vertrauen, weiter in die Digitalisierung zu investieren. Inzwischen arbeiten sie gemeinsam mit Cegeka daran, das CRM-System mit Microsoft zu erneuern. Sobald das neue CRM live ist, wird es in die Microsoft Business Central-Plattform integriert. „Und so arbeiten wir voller Zuversicht weiter an neuen Integrationen, zusätzlichen Berichten und weiteren Optimierungen. Das ERP-Projekt hat jedenfalls bewiesen, dass man mit einem guten Team trotz einer knappen Frist und eines komplexen Umfelds erfolgreich umstellen kann“, schließt Niels.