SyntraPXL digitaliseert finance met Microsoft Dynamics 365 Business Central

Een logische volgende stap binnen Microsoft

“We werkten al tien jaar met Navision”, vertelt Niels. “Die oplossing had zijn waarde bewezen, maar kon geen continuïteit meer garanderen. Bovendien was het echt wel tijd voor de cloud.” 

Microsoft Dynamics 365 Business Central was de logische opvolger: “Bij de implementatie van Navision hadden we ervaren hoe zwaar een overstap kan zijn wanneer je naar een volledig nieuw pakket migreert”, gaat Niels verder. ”Daarom was het evident om binnen de Microsoft-stack te blijven. Voor onze gebruikers voelde dat vertrouwd aan, en dat maakte de overstap veel haalbaarder. Bovendien moesten we de oplossing vlot kunnen koppelen met het bestaande CRM-systeem, zodat data automatisch kunnen doorstromen.

6 verbeteringen die meteen het verschil maakten

Het IT-team van SyntraPXL koos voor zo weinig mogelijk maatwerk, wat een vlotte implementatie garandeerde. Van zodra Business Central live was, ervaarden IT, de boekhouding en het management de vele voordelen.

1.    De backbone is altijd en overal beschikbaar én heel intuïtief: “Zelfs collega’s zonder boekhoudkundige achtergrond vinden snel hun weg”, vertelt Niels.

2.    Snel documenten verwerken met de Document Capture-functionaliteit: “Facturen en pdf’s komen centraal binnen en kunnen zo vlot geboekt worden, zonder omwegen. Ook Peppol is ondertussen naadloos geïntegreerd. Dat zorgt voor aanzienlijke tijdwinst”, aldus Ingrid Loos, Manager boekhouding. 

3.    Grondig inzicht en overzicht dankzij meer ‘dimensies’:  SyntraPXL werkt met een veelheid aan onderwijsstelsels, subsidies en betaalsystemen. Ingrid: “Wie duaal leert of een opleiding voor een knelpuntberoep volgt, krijgt toelages van de overheid. Wie een verdiepende of een hobbycursus volgt, betaalt die opleiding zelf. In Business Central kunnen we die complexiteit veel nauwkeuriger opvolgen.”

4.    Heldere rapportering voor boekhouding en directie: Omdat data consistent en gestructureerd in het systeem zitten – en gekoppeld zijn met Power BI – is rapportering veel accurater en vlotter. 

5.    De complexe docentenfacturatie werd via maatwerk geautomatiseerd: prestaties uit het docentenportaal leiden nu rechtstreeks tot de juiste financiële flow, inclusief de verwerking via Peppol. 

6.    Ook afbetalingsplannen voor cursisten, vroeger een intensief proces met veel manuele stappen, worden vandaag grotendeels automatisch verwerkt dankzij Business Central.

Ervaren én plezant om mee samen te werken

Cegeka bleek de juiste partner. “Voor andere projecten werkten we al samen met het software-integratieteam van Cegeka. Ze kenden SyntraPXL dus”, aldus Niels. “Toch lanceerden we een neutrale aanbesteding, waaruit zij als ideale partner naar voren kwamen.”
    
“We stonden erop om met mensen te werken die ervaring hebben in complexe omgevingen en integraties. Het team van Cegeka begrijpt onze processen snel, durft ook kritisch mee te denken en is heel toegankelijk.” “Door de intense samenwerking hebben we elkaar goed leren kennen, professioneel maar ook menselijk. Het was eigenlijk een ontzettend plezante periode”, vult Claudio aan.

De business aan het stuur

De Cegeka-consultants werkten nauw samen met het interne team van SyntraPXL. “Syntra koos er bewust voor om dit traject niet als een klassiek IT-project te benaderen”, vertelt Bart Vliegen, Operations Manager Business Central, Cegeka. “Ze wilden geen technische oefening, maar een oplossing die zou werken in de praktijk. De business nam dus het voortouw, en betrok boekhouding, IT en andere proceseigenaars in elke stap, van design tot testen.  Door de juiste mensen van bij de start mee te nemen, creëerden ze draagvlak en snelheid.”

De teams van Cegeka en SyntraPXL kwamen tweewekelijks samen in een stuurgroep en de communicatielijnen waren kort, wat hielp om snel beslissingen te nemen en bij te sturen waar nodig. 

Grondige roadmap, inclusief go-liveplan

Naast het team, prijst Niels vooral de grondige voorbereiding: “Om de deadline te halen, zetten we zwaar in op een doorgedreven analyse vooraf. Processen, integraties en uitzonderingen werden eerst geanalyseerd, uitgeklaard en vastgelegd, vóór de ontwikkeling startte.”

“Die voorbereiding was intens maar zorgde ervoor dat iedereen wist waar we naartoe gingen. Ontwikkeling, integraties en testen sloten vlot op elkaar aan, wat onderweg veel discussie en vertraging heeft vermeden. Er was zelfs een go-liveplan, inclusief een communicatieplan, met de nodige afspraken en acties om de impact van de go-live zo beperkt mogelijk te houden."

Blijven digitaliseren

De succesvolle go-live gaf SyntraPXL intern vertrouwen om verder te investeren in digitalisering. Ondertussen werken ze samen met Cegeka om het CRM-systeem te vernieuwen, met Microsoft. Eens het nieuwe CRM live staat, wordt het geïntegreerd met de Microsoft Business Central backbone. “En zo werken we vol vertrouwen verder aan nieuwe integraties, bijkomende rapportering en verdere optimalisaties. Het ERP-project heeft alvast bewezen dat je met een goed team succesvol kan schakelen, ondanks een harde deadline en een complexe context”, besluit Niels.