"Wir brauchten die richtigen Leute mit Fachwissen in den Bereichen Finanzen, Logistik und Produktion. Die Erfahrung von Cegeka war entscheidend, um erfolgreich mit unserem neuen System arbeiten zu können."
Wie behält man den Überblick über mehrere hundert Halbfertig- und Fertigprodukte? Eine Frage, die die Buyse Metal Works Group beschäftigt hat. Mit Microsoft Dynamics 365 behält man die verschiedenen logistischen Details im Auge und führt gleichzeitig einen organisierten Kalender. Für die Implementierung ihres neuen Systems brauchten sie jedoch einen Partner mit Erfahrung. Coen Buyse, Geschäftsführer der Buyse Metal Works Group: „Das Know-how von Cegeka im Bereich der Fertigungsindustrie war für die Implementierung unseres neuen ERP-Systems von entscheidender Bedeutung.“
Über die Buyse Metal Works Group
„Mit über 120 Mitarbeitern, 2 Niederlassungen in Belgien und Kunden in der ganzen Welt ist die Buyse Metal Works Group ein globaler Anbieter im Bereich der Metallverarbeitung. Die Gruppe hat sich auf die kostengünstige und qualitative Produktion von CNC-Dreh-, Fräs- und Schleifarbeiten für produzierende Unternehmen spezialisiert. Auf Grundlage der technischen Informationen des Kunden werden präzise Teile hergestellt. Diese Artikel halten wir auch auf Lager und liefern sie Just-in-Time (JIT) an den Endkunden. Wir sind sehr stolz, dass wir unsere Kunden rechtzeitig beliefern und professionell beraten können und damit einen effizienten Produktionsprozess gewährleisten“, so Coen Buyse.
„Um unseren Service zu verbessern, mussten wir unser ERP-System aktualisieren. Und da unsere bisherige ERP-Lösung, Microsoft Dynamics AX, nicht mehr unterstützt wurde, war es der perfekte Zeitpunkt für ein Upgrade. Der Umstieg auf den modernen Nachfolger Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations war sinnvoll, um die Umstellung so reibungslos wie möglich zu gestalten.
Um unsere eigene IT-Abteilung zu entlasten, brauchten wir einen erfahrenen IT-Partner, der das ERP-System implementiert und langfristig betreut. Warum wir uns für Cegeka entschieden haben? Weil sie das richtige Know-how hatten, einen starken und detaillierten Projektfahrplan geliefert haben und ein großer, etablierter Partner sind, der uns während des gesamten Projekts unterstützen konnte.“
Strukturierte Planung und Big Data mit Dynamics 365
Die Herausforderung der Buyse Metal Works Group an Cegeka war laut Coen Buyse eine doppelte: „Zum einen benötigten wir eine produktionsorientierte Lösung mit einem gut organisierten Planungssystem. Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations erfüllt nicht nur diese Anforderung, sondern deckt auch die gesamte Logistik auf strukturierte Weise ab. Es verfolgt die verschiedenen Halbfabrikate in unserem Bestand und überwacht deren Export- und Versandstatus. Wir wissen zu jeder Zeit, wo sich die einzelnen Artikel befinden. Auf der anderen Seite wollten wir ein System, das die Vielzahl von Produkten, Aufträge und Prognosen automatisch verarbeitet.“
„Die Erfahrung von Cegeka in der Fertigungsindustrie war entscheidend für die Implementierung der neuen ERP-Lösung.“
- Coen Buyse, CEO der Buyse Metal Works Group
Cegeka: Der richtige Partner zur richtigen Zeit
Für die Buyse Metal Works Group war es von entscheidender Bedeutung, bei Cegeka ein eigenes, individuelles Beraterteam zusammenzustellen. Coen Buyse: „Wir brauchten die richtigen Leute mit Erfahrung in den Bereichen Finanzen, Logistik und Produktion. Darüber hinaus brauchten wir Experten mit Kenntnissen im Bereich der Metallverarbeitung.“ Nachdem sie ihr Team ausgewählt hatten, ging es an die Arbeit!
Um die Herausforderung zu meistern, entwickelte das Cegeka-Team einen gut strukturierten Projektfahrplan, der den aktuellen Bedarf der Buyse Metal Works Group, einen Maßnahmenplan und die notwendigen Erweiterungen umfasste. Der Vorschlag berücksichtigte auch die verschiedenen Funktionen von Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations. Da maßgeschneiderte Lösungen arbeitsintensiv und teuer sein können, mussten sie auf ein Minimum beschränkt werden. „Deshalb haben wir uns für die Out-of-the-Box-Cloud-Version entschieden, mit einer kleinen Anpassung, um einen Vorsprung zu gewinnen - auf diese Weise kann das gesamte ERP einfach aktualisiert werden“, so Coen Buyse.
Das Ergebnis? Einige logistische Anpassungen und ein konstanter Partner während turbulenten 12 Monaten. Coen Buyse erläutert: „Mitten in der COVID-Pandemie und vor der Herausforderung stehend, viele neue Kunden zu haben, kamen die monatlichen Lenkungsausschüsse genau zum richtigen Zeitpunkt. Selbst wenn unsere eigenen Mitarbeiter keine Zeit hatten, um zum Beispiel neue Kollegen zu schulen, konnten sie in dieser hektischen Zeit auf die Unterstützung von Cegeka zählen.“
Zeit sparen mit der Microsoft Power Apps-Lösung von Cegeka
Der lange Weg hat sich gelohnt: Cegeka entwickelte ein übergreifendes Framework für die umfangreiche Produktpalette und die Vielzahl zu bearbeitender Artikelnummern der Buyse Metal Works Group. Dafür erstellte Cegeka mit Microsoft Power Apps eine eigene App für die Produktentwicklung. Die Dateneingabe wird nun auf nur 3 Bildschirme reduziert, aus denen Dynamics 365 Finance & Operations automatisch die richtigen Parameter und Routen aufbaut. Was früher mehr als 30 Minuten gedauert hat, kann jetzt in 5 Minuten erledigt werden!
Laufender Support durch Cegeka
„Im vergangenen Jahr haben sich unsere Mitarbeiter mit den neuen Modulen vertraut gemacht. Es ist jedoch wichtig, dass sie einen Einblick in den gesamten Ablauf und die Auswirkungen der Anpassung von Parametern erhalten“, so Coen Buyse. „Im kommenden Jahr wird unsere größte Herausforderung darin bestehen, die neuen Funktionen kennenzulernen. Microsoft bietet alle 2 bis 3 Monate obligatorische Updates sowie 2 große Funktionsupdates pro Jahr. Da veraltete Versionen nicht mehr verwendet werden können, muss man auf dem Laufenden bleiben, was neue Services betrifft. Cegeka wird uns auch dabei unterstützen und zusätzliche D365-Update-Services anbieten, die die Evaluierung und Implementierung unserer neuen Funktionalitäten begleiten. Auf diese Weise können unser Team und unsere Software gemeinsam wachsen.“
„Die Inbetriebnahme eines Systems ist die eine Sache, die Optimierung unserer Abläufe eine andere.“
- Coen Buyse, CEO der Buyse Metal Works Group
Auf die Frage nach dem wertvollsten Beitrag von Cegeka muss Coen nicht lange nachdenken: „Auf jeden Fall der Projektfahrplan. Man arbeitet von Beginn an strukturiert auf den Go-live hin. Bevor man das System überhaupt startet, hat man einen ganzen Prozess durchlaufen. Wir haben geprüft, ob alles valide und gut durchdacht ist, es wurden umfangreiche Schulungen für unsere Mitarbeiter organisiert und das System ausreichend getestet. Cegeka verschaffte uns einen umfassenden Überblick über die verschiedenen Aufgaben. Wenn es ein Hindernis gab, boten uns die Berater einen Plan B - oder sogar einen Plan C. Die wöchentlichen und monatlichen Berichte hatten einen echten Mehrwert für uns. Sie haben uns auf dem gesamten Weg begleitet.“
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