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Agilität in NON-IT Teams: Recruiting auf agilen (Ab-)Wegen

Agilität ist doch nur etwas für IT-Teams, oder? Schaut man sich das Agile Manifesto an, kann man leicht zu diesem Schluss kommen. Doch das ist nicht ganz richtig. Agile Methoden haben das Ziel, die Zusammenarbeit von Teams zu verbessern und dies ist auch jenseits der IT sinnvoll.

Das Wichtigste zuerst:
Mindset, Mindset und Mindset! Im agilen Umfeld stehen Aspekte wie Offenheit, Transparenz, Fehlerkultur und kontinuierliches Lernen im Vordergrund. Bevor Sie also mit einem Framework starten, ist es wichtig, dass Sie sich bewusst machen, was Agilität wirklich bedeutet: eine ausschlaggebende Veränderung im Mindset. Hierbei spielen die Zusammenarbeit der Teams und auch die Veränderungen auf das Umfeld eine große Rolle. Ohne eine grundlegende Einstellung und Bereitschaft aller Beteiligten sich auf das Thema Agilität einzulassen, werden Ihre Bemühungen agile Methoden zu implementieren mit großer Wahrscheinlichkeit verpuffen oder können sogar ins Negative laufen.

Ist das Bewusstsein für Agilität geschaffen, sollte Sie sich nun überlegen, welches Framework zum Team, der Organisation, der Struktur und den Gegebenheiten passt oder am besten passen könnte. Was ist damit gemeint? Nehmen wir das weit verbreitete Framework Scrum. Scrum eignet sich gut, wenn Sie ein neues Produkt entwickeln wollen. Durch das iterative Arbeiten in Sprints können Sie Kunden oder Stakeholdern z. B. alle zwei Wochen ein fertiggestelltes Teil des Produktes zeigen und ihr Feedback einholen. Dies ermöglicht Ihnen, falls erforderlich, zeitnah Änderungen durchzuführen und sich dem Markt schnellstmöglich anpassen. Bei Kanban hingegen geht es um die kontinuierliche Verbesserung eines vorhandenen Prozesses. Daher ist Kanban unter anderem hervorragend für Produktionsprozesse geeignet.

Am Beispiel unseres eigenen Recruiting-Teams möchten wir Ihnen einen Einblick geben, was bei der Einführung von Agilität in Abteilungen außerhalb der IT gut laufen kann, wo mögliche Herausforderungen liegen und warum es sinnvoll sein kann, sich Unterstützung zu holen.

Wir werden agil!

Was können wir besser machen? Wie können wir besser performen? Wie können wir als Team besser zusammenarbeiten? Diese drei Fragen waren die Motivation des Recruiting-Teams, sich näher mit dem Thema Agilität zu beschäftigen, und es selbst zu versuchen. In Eigenregie experimentierte das Team zunächst mit Scrum und versuchte das Framework für das Daily-Business zu adaptieren. Die Umsetzung gestaltete sich jedoch schwerer als gedacht. So gab es innerhalb des Teams kein einheitliches Verständnis von Scrum, es wurde kein Scrum Master eingesetzt und es gab keine Visualisierung mittels Scrum Board, da für das Recruiting bereits ein Tool eingesetzt wurde. Zudem gliedert sich das Team in interne Taskforces, die jeweils mit fest zugeordneten Stakeholdern z.B. Vertriebsmitarbeitern zusammenarbeiten. Durch die Arbeit in diesen unterschiedlichen Subgroups, war ein gemeinsames Daily Scrum Meeting mit allen Teammitgliedern nicht sinnvoll. Als den Recruiting-Kollegen klar wurde, dass sie allein nicht weiterkamen, holten sie sich Hilfe aus unserem Agile Coaching Team.

Zurück auf Anfang

Um eine gemeinsaWerte-1me Grundlage und ein einheitliches Verständnis von agilem Arbeiten zu schaffen, führte ein Agile Coach zuerst einen Agile Awareness Workshop mit dem Team durch. In dem Workshop legte das Team für sich Werte und Regeln fest und erarbeitete Definitionen sowie Maßnahmen für die zukünftige Zusammenarbeit. Aufgrund der bereits gesammelten Erfahrungen und den Empfehlungen des Coaches, traf das Team nach dem Workshop die Entscheidung, Scrum nicht weiter für das Daily-Business zu nutzen. Stattdessen probierte es Kanban als Methode aus. Kanban beinhaltet nicht nur die Visualisierung des Prozesses, sondern bietet eine Vielfalt an Möglichkeiten, weil man die Regeln selbst bestimmen kann.

Hier einige der festgelegten Maßnahmen aus dem Workshop:

  • Durchführung eines Weekly Meetings mit einer Timebox von eine Stunde mit dem Inhalt: To-Do’s aus Board Sammlungder letzten Woche, Updates, wo gibt es aktuell Schwierigkeiten, Zusammenfassung
  • Retrospektive einmal im Quartal mit einer Timebox von zwei Stunden
  • Erstellung eines Backlogs in Trello
  • Review

Regelmäßiger Austausch und Verbesserung

Da der Austausch im ganzen Team wichtig ist und das initial gesetzte Zeitfenster von einer Stunde nicht ausreichte, erweiterte das Team das Weekly nach einigen Wochen um 15 Minuten. Auch die Inhalte des Weekly wurden nochmals angepasst. Mittlerweile werden nun To-Dos, Projektthemen, News, Kampagnen, aktuelles Backlog, Zeitfresser, Teamziel und Erfolgserlebnisse besprochen. Diese Inhalte sind ebenso wie die Dauer des Weeklys NICHT in Stein gemeißelt und das Team ist stets daran interessiert sich ständig zu verbessern und Neues auszuprobieren, um den besten Wert zu generieren. Mit der Moderation des Weeklys wechselt sich das Team reihum ab.

Sinnvolle Visualisierung

Trello Board RecruitingWorkflows werden üblicherweise mit Hilfe physikalischer oder digitaler Boards visualisiert. Über ein solches Board können sich alle Teammitglieder schnell einen Überblick über den aktuellen Status verschaffen und neue Tasks erstellen. Da unser Recruiting-Team über verschiedene Standorte verteilt sitzt, entschied es sich für die Nutzung eines digitalen Boards in Trello – jedoch nicht für das Daily-Business. Typische Recruiting KPIs wie Anzahl von Interviews, Einstellungen im Monat, Anzahl Kontaktaufnahmen werden auch weiterhin im vorhandenen Tool hinterlegt, dass speziell auf die Prozesse im Recruiting zugeschnitten ist. Um redundante Informationen und Missverständnisse zu vermeiden, ist es nicht zu empfehlen mehrere Boards zeitgleich zu führen. Im Agilen geht es um Effizienz; nicht darum sich “tot” zu protokollieren. Aus diesem Grund visualisiert das Team im Trello-Board ausschließlich Spezialthemen wie Recruiting Events und Messen, Zertifizierungen oder Aktionen. In einige der Themen sind auch Mitarbeiter anderer Fachabteilungen eingebunden, z.B. das Marketing, weshalb sie ebenfalls Einsicht in das Board haben und damit arbeiten. Dies steigert die Transparenz und fördert bereichsübergreifend Kommunikation, Vertrauen und Zusammenarbeit.

„Wert“-volle Kommunikation

Die Nutzung der Kommunikationsmittel hängt stark vom Unternehmen und der gegebenen Situation ab. Face-to-Face ist immer eine gute Sache. Sitzen die Teammitglieder jedoch an unterschiedlichen Standorten, ist Face-to-Face nicht jedes Mal möglich oder wirtschaftlich praktikabel. Welche Tools bieten sich also an? Viele Unternehmen nutzen Slack, Skype for Business, GitHub oder Microsoft Teams. In unserem Fall hat sich das Recruiting-Team für Skype for Business als Hauptkommunikationsmittel entschieden, da es bereits im Unternehmen im Einsatz und allen bekannt war. Die im Workshop gemeinsam erarbeiteten Werte, Maßnahmen und Regeln haben das Team enger zusammengeschweißt und dies schlägt sich auch auf die Kommunikation aus. Wenn Diskussionen einmal ausarten, ist es in der Regel schwierig, wieder zurück zum Punkt zu kommen. Solche Momente sind im Team selten geworden. Das Team organisiert sich sehr gut selbst, erarbeitet Ergebnisse effizient und last but not least: das Team hat großen Spaß an der Zusammenarbeit 😊.

Cegeka Recruiting Team

Unser Fazit

Agilität ist auch was für Teams in NON-IT Projekten! Welche Methode sich am besten eignet, lässt sich nicht pauschal beantworten. Das muss jedes Team für sich selbst herausfinden. Wahrscheinlich wird es nicht gleich auf Anhieb “perfekt” funktionieren, aber das ist auch in Ordnung, da es einen enormen Lerneffekt hat und das Team auf seinem Weg weiterbringt. Was es braucht, um agile Frameworks erfolgreich einzuführen, gleich ob in IT- oder NON-IT Projekten, ist vor allem ein offenes Mindset. Daher: gut informieren, ggfs. fachkundige Unterstützung dazu holen, experimentieren, aus Fehlern lernen und ständig weiter verbessern.


Über die Autorin:

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Stephanie Mayer arbeitet als Scrum Master bei Cegeka Deutschland und ist Enthusiastin für agile Denk- und Arbeitsweisen. Sie hat Erfahrung mit dem systemischen Coaching-Ansatz und begleitet Teams dabei, interdisziplinär und selbstorganisiert zu arbeiten. Xing-Profil



 

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