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Aptco Group konsolidiert Wachstum mit Microsoft Dynamics 365 Business Central

Customer Testimonial - Aptco Group

Aptco Group consolidates growth with Microsoft Dynamics 365 Business Central

Business

Die Aptco Group begann als Vertriebshändler für Laborausrüstung in Belgien. Im Laufe der Jahre hat die Gruppe sowohl ihre geografische Reichweite als auch ihre Aktivitäten erweitert. Heute verkauft sie Ausrüstung, Teile und Verbrauchsmaterialien an Labore in ganz Europa. Darüber hinaus bietet die Aptco Group auch Kalibrierungs-, Reparatur- und Wartungsdienste an und produziert eigene Ausrüstung, die weltweit verkauft wird.

Verschiedene Zahnräder in einer Maschine

In den letzten zwei Jahrzehnten ist die Aptco Group erheblich gewachsen, von einer Handvoll Mitarbeiter in den Anfangstagen auf 150 im Jahr 2023. „Wir sind hauptsächlich in Westeuropa tätig“, sagt Finanzcontroller Kevin Lichtert. „Es gibt Niederlassungen in Belgien, den Niederlanden, Frankreich, Deutschland, der Schweiz und Österreich. Wir verkaufen auch selbst hergestellte Ausrüstung über lokale Vertriebspartner in den USA und Hongkong.“

„Ich vergleiche die Aptco Group gerne mit einer Maschine mit einem Dutzend Zahnrädern. Jedes Zahnrad konzentriert sich auf das, was es gut kann: Verkaufen, in den meisten Fällen. Um eine Fragmentierung zu vermeiden und Synergien auf Gruppenebene zu schaffen, wird der gesamte Overhead, von HR und Logistik bis hin zu Marketing und Verwaltung, von unserer Zentrale abgedeckt. Zum Beispiel verwenden wir alle dasselbe CRM.“

Rückverfolgbarkeit und anspruchsvolle Kunden

Ein weiteres großes Problem für die Aptco Group ist die Rückverfolgbarkeit. Kevin: „Da wir kritische Ausrüstung an Labore und Krankenhäuser liefern, müssen wir den Behörden eine lange Liste von Parametern melden. Darüber hinaus müssen wir spezifische Berichte einreichen, um unsere ISO-Zertifizierungen zu erhalten. Gleichzeitig erwarten die meisten Kunden, dass wir sie über den gesamten Lieferprozess, von der Versendung bis zur Ankunft, auf dem Laufenden halten.“

„Da wir kritische Ausrüstung an Labore und Krankenhäuser liefern, müssen wir den Behörden eine lange Liste von Parametern melden. Darüber hinaus müssen wir spezifische Berichte einreichen, um unsere ISO-Zertifizierungen zu erhalten. Gleichzeitig erwarten die meisten Kunden, dass wir sie über den gesamten Lieferprozess, von der Versendung bis zur Ankunft, auf dem Laufenden halten.“

Lösung

In den Jahren 2007-2008 hatte sich die Aptco Group für Microsoft Navision entschieden, eine skalierbare Lösung, die es ihnen ermöglichte, neue Unternehmungen nahtlos zu integrieren und die betriebliche Kohäsion zu stärken. Fast ein Jahrzehnt später, als Navision zu Dynamics 365 Business Central wurde, zögerten Kevin und sein Team keinen Moment…

Dynamics 365 Business Central

Kevin: „Wir waren Cegekas zweiter Kunde, der auf Business Central umgestiegen ist. Als wir hörten, dass es sich um eine cloudbasierte Lösung handeln würde, war es für uns selbstverständlich. Darüber hinaus ist es jetzt viel einfacher, neue Unternehmen in das System aufzunehmen. Business Central ermöglicht es uns, die Daten all unserer Unternehmen mühelos zu vereinheitlichen und dadurch die Rückverfolgbarkeit drastisch zu verbessern und den Kundenanforderungen gerecht zu werden.“

Bringen Sie die Add-ons her

Um Business Central weiter zu optimieren, implementiert die Aptco Group auch eine Reihe von Add-ons von Continia. Kevin: „Document Capture ermöglicht es uns, Dokumente über OCR zu scannen und Genehmigungsabläufe, Verwaltung und Rückverfolgbarkeit erheblich zu erleichtern. Document Output hilft uns, Rechnungen und andere Dokumente in einem fertigen Format bereitzustellen. Und heute sind wir dabei, Expense Management zu implementieren, um unseren täglichen Ausgabenprozess zu rationalisieren und zu automatisieren.“

Anwendungsmanagement

Business Central entwickelt sich ständig weiter. Um mit all den Änderungen Schritt zu halten, zählt Kevin auf die Unterstützung des Application Management Services-Teams von Cegeka. „Zweimal im Jahr führt Microsoft eine Reihe bedeutender Änderungen an Business Central ein. Cegeka organisiert dann ein Webinar, um die tatsächlichen Auswirkungen dieser Änderungen auf unser Geschäft zu veranschaulichen. Unser Team schätzt diesen praktischen Ansatz sehr.“

Nächster Schritt: verbesserte Berichterstattung

„Zu guter Letzt wollen wir in Zukunft auch Power BI nutzen“, sagt Kevin. „Gemeinsam mit Cegeka bereinigen wir derzeit alle unsere Daten und erstellen einen riesigen Datensatz. In der Zwischenzeit erfassen wir die Berichtsanforderungen jedes einzelnen Unternehmens, um sie zu einer Lösung zusammenzuführen.“

„Seit dem Upgrade ist kein Tag vergangen, an dem Business Central ausgefallen ist. Am Ende ist es das, was für unsere Endbenutzer zählt: ein solides, benutzerfreundliches System zu haben, das immer läuft.“

Ansatz

Neues Jahr, gleicher Plan

Kevin blickt zufrieden auf die Zusammenarbeit mit Cegeka zurück. „Mit Business Central haben wir nun ein modernes, zukunftsorientiertes ERP im Einsatz, das allen unseren Stakeholdern zugutekommt. Cegekas Unterstützung ist nach wie vor sehr willkommen, um uns bei der Integration unserer kürzlich erworbenen Unternehmen und der noch kommenden zu helfen.“

Eine Kombination von Profilen

Die Aptco Group und Cegeka arbeiten nun seit fast 10 Jahren zusammen. „Unser CFO und ich führen das Projekt, aber wir versuchen auch, unsere Hauptnutzer aktiv einzubeziehen. Dabei handelt es sich oft um Buchhalter, die täglich mit Business Central arbeiten und regelmäßig Fragen von anderen Endbenutzern erhalten.“

„Wir arbeiten eng mit dem Support-Team von Cegeka zusammen, um größere Änderungen umzusetzen. Für kleinere und weniger dringende Anpassungen zählen wir auf Frederik: Er kommt zweimal im Monat in unser Büro, um Ergebnisse zu präsentieren, Fragen zu klären und die nächsten Schritte zu besprechen. Wir schätzen seinen Input und seinen pragmatischen Ansatz sehr. Das Gleiche gilt für Lieven, Cegekas AM, der unsere Zusammenarbeit in die richtige Richtung lenkt.“

„Es hat eine Weile gedauert, bis wir das richtige Format gefunden haben, aber seit wir die zweiwöchentlichen Meetings eingeführt haben, haben wir große Fortschritte gemacht. Wir schätzen Cegekas Input und den pragmatischen Ansatz sehr.“

Haben Sie eine Frage zu dieser Kundenstory oder fragen Sie sich, was Microsoft Dynamics 365 Business Central Ihrem Unternehmen bringen kann?

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