Come implementare Sitecore CMS con successo

Parti dal presupposto che ogni implementazione è unica e guidata dai tuoi obiettivi. Fra questi, potresti aver bisogno di migliorare la user experience, cambiare l’aspetto del sito web, oppure costruire da zero un’esperienza digitale con un nuovo CMS che ti permetta di distribuire i contenuti su più dispositivi.

Se hai già costruito una roadmap e definito i tuoi obiettivi, segui questo percorso per implementare correttamente il CMS.

La User Experience prima di tutto!

Implementare un CMS richiede la figura di un "pilota" che sappia prendere il comando del nuovo strumento.

Probabilmente ne hai già fatto esperienza e saprai che quando un'azienda affronta un nuovo progetto online, emergono per forza pareri divergenti su priorità e tabella di marcia.  Ai poli opposti si trovano il team dei Web Editor / Marketer e quello popolato da sviluppatori e designer.

Diciamolo chiaramente: conciliare queste posizioni non è sempre facile. Ecco perché il compito di una guida super partes dovrebbe spettare a una figura che non appartiene a nessuna delle due "fazioni". Tutto, però, dipende da alcune variabili. Ad esempio, se ti affidi a un partner esterno per implementare Sitecore CMS puoi lasciar gestire governance e flusso dei contenuti al team del marketing.  In caso contrario, è preferibile nominare “leader” del progetto qualcuno con un solido background tecnico.

A prescindere dalle varie alleanze, consigliamo di mettere al centro prima di tutto il cliente. L'obiettivo principale, infatti, dovrebbe essere quello di migliorare la sua esperienza di navigazione.

Coinvolgi il team: definisci obiettivi e ruoli

Una delle spinte più forti che muove all’acquisto e all’implementazione di un nuovo CMS, nasce dal bisogno di cambiamento.

Oggi, questo bisogno si manifesta perlopiù attraverso una tendenza alla personalizzazione dei percorsi digitali e dei contenuti, per offrire un’esperienza molto più vicina al pubblico di riferimento.

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Malgrado ciò, non bisogna commettere l’errore di considerare il CMS come una meravigliosa scatola magica piena di strumenti. Il CMS è uno strumento di cambiamento, ma non il cambiamento in sé stesso. 

Affinché vi sia un vero cambiamento e un supporto al nuovo sistema, occorre investire nel coinvolgimento diretto dei team e nelle loro competenze.

Come coinvolgere i team?

Anzitutto, offrendo un quadro chiaro di obiettivi ben delineati, e poi con una distinzione altrettanto chiara di ruoli e competenze. 

Nel primo caso, non si tratta soltanto di motivare l'interesse dei dipendenti con traguardi ambiziosi, ma anche di contenere i possibili rischi di un'implementazione frettolosa, non basata su un’analisi realistica e consapevole degli obiettivi aziendali. 

Nel secondo caso, invece, si tratta di coinvolgere l’intera squadra per evitare scompaginamenti, divergenze troppo profonde da appianare, oppure ostacoli intrinseci a una mentalità legata alla “vecchia scuola”. 

Per coinvolgere tutti nel nuovo progetto bisogna anche creare e lasciar circolare entusiasmo per la trasformazione. 

Definire i ruoli è fondamentale per iniziare con il piede giusto. Nessuno può fare tutto e non dovrebbero esserci sovrapposizioni come spesso, invece, accade in tante aziende. 

Se hai risorse sufficienti, ti consigliamo di distinguere fra queste competenze per implementare Sitecore CMS e gestirne le attività online. Non può mancare il Responsabile IT affiancato da queste altre figure.

• Project Manager: in grado di orchestrare il team del marketing, editor e IT.

• Digital Strategist: responsabile della distribuzione cross-channel dei contenuti e delle iniziative di personalizzazione.

• UX Designer: responsabile della User Experience, ovvero della progettazione, ottimizzazione e personalizzazione dei percorsi digitali degli utenti.

• Editor / Marketer: responsabili per la gestione dei contenuti.

• Web Marketing Strategist: responsabile delle strategie di marketing, ottimizzazione del sito web, analisi KPI.

• Analista digitale: responsabile di analizzare i dati ricavati dalle interazioni di visitatori e clienti, e quelli sul rendimento delle campagne.

Scegli il partner giusto

Se stai valutando un partner esterno cui affidare l’implementazione del CMS, rivolgiti a persone qualificate, con esperienza dimostrabile e solide partnership.

Implementare Sitecore CMS richiede competenze che molte aziende non possiedono. E per costruire un sistema funzionante servono esperienza, risorse e conoscenze tecniche.

Tieni presente che non tutte offrono anche la manutenzione e il supporto tecnico di cui potresti aver bisogno nel tempo. È consigliabile, invece, valutare una relazione a lungo termine per evolvere il sito al passo con i cambiamenti e le necessità future.

Considera anche l'aspetto economico. Certamente devi attenerti a un budget preciso, ma puntare al sottocosto può essere rischioso. 

Chi offre manodopera a un prezzo molto basso, inferiore alla concorrenza, lo fa perché vuole l'incarico a tutti i costi, ma ciò non significa avere garanzie del risultato. 

Un prezzo molto basso può anche dipendere da un ridotto margine di flessibilità in caso di interventi successivi all'avvio del progetto.

Stabilisci una buona governance dei contenuti

È importante definire una politica di gestione dei contenuti, conoscere il pubblico e seguire una strategia editoriale stabilita in relazione al proprio settore, alla concorrenza e agli obiettivi di marketing. 

Pubblicare il contenuto sbagliato al momento sbagliato può avere un impatto molto negativo sulle campagne e sulla visibilità del marchio.

Una buona governance dei contenuti nasce dalla ricerca di equilibrio tra velocità e controllo. Complicare i processi di produzione rischia di rallentare la crescita, ma d'altronde una gestione poco rigorosa può causare errori e sovrapposizioni.

Stabilire regole e incarichi snellisce i flussi di lavoro.

Inizia a pianificare chi può modificare, approvare e pubblicare i contenuti; per quanto tempo restano pubblicati e chi ne controlla eventuale revisione e rimozione.

Valuta i rischi del progetto 

Un grosso errore che segnaliamo fra i più frequenti è quello di non considerare e identificare i rischi della nuova avventura già in fase iniziale. 

Un atteggiamento proattivo ripaga con benefici enormi, perché può proteggerti da eventuali “flop” con misure di sicurezza che avrai preventivato.

In sostanza, è importante farsi un’idea con largo anticipo anche di quello che non funziona. 

Per evitare problemi futuri, puoi ricorrere a questi strumenti: 

• monitora l’esperienza utente;
• lancia sondaggi e interviste per avere feedback tempestivi sulle funzionalità del sito;
• intraprendi iniziative end-to-end con la pubblicazione di un blog dalla prima bozza fino alla distribuzione multicanale;
• testa prestazioni e flessibilità del sito. 

Se fai implementare Sitecore CMS a un partner esterno, metti subito in chiaro le tue aspettative e definisci le metriche necessarie per valutare insieme gli obiettivi raggiunti.

Infine, metti alla prova il sistema simulando alcuni errori che potrebbero riguardare non soltanto il CMS, ma anche alcune tecnologie integrate.

In questo modo puoi scoprire l’impatto che avrebbero eventuali interruzioni e/o problemi di prestazioni, testare la tolleranza alle criticità e le soluzioni per risolverle tempestivamente.

Impara a gestire le integrazioni 

Le integrazioni possono richiedere molto tempo e anche parecchia manutenzione. Saperle gestire è utile per dimezzare i tempi dello sviluppo e intervenire con prontezza in caso di problemi. 

In linea di massima, le integrazioni si possono implementare con APIs e connettori prestabiliti dal fornitore. Quindi, identifica le funzionalità che necessitano di integrazione iniziale e valuta tempo ed energie da investire in questo lavoro. 

Non dare niente per scontato: non è detto infatti che le tecnologie out-of-the-box funzionino correttamente come in fase di dimostrazione. Purtroppo non sono rari i casi in cui bisogna costruire tutto da zero per integrare ulteriori funzionalità.

Ricorda, infine, che le integrazioni devono seguire il corso degli aggiornamenti al software. Non conviene mai fare il passo più lungo della gamba.

Implementare Sitecore CMS richiede un cambiamento operativo 

L’implementazione del CMS è solo l’inizio della nuova avventura digitale. Per migliorare l’esperienza in questo vasto ecosistema cerca di mantenere la stessa “squadra” che lo ha visto nascere e che ne ha curato sviluppo e lancio.

Accertati che il cambiamento sia realmente entrato in azienda, tra chi gestisce le attività nel CMS con i nuovi strumenti. Adottare un sistema diverso richiede una mentalità aggiornata alle nuove linee guida. 

Valuta anche l’efficacia del CMS nel semplificare la governance dei contenuti. E se occorre metti in agenda revisioni periodiche, incontri di formazione e confronti, occasioni utili per conoscere il CMS più a fondo e ottimizzare i flussi di lavoro.

È tempo di migrare… in modo graduale 

Implementare Sitecore CMS, come anche altre piattaforme, richiede un tempo che può variare dai tre ai sei mesi, in linea di massima. Progetti più grandi possono anche richiedere tempi più lunghi. Certo, questo potrebbe rallentare i programmi e deludere qualche aspettativa, ma del resto correre con la ruota di scorta può mandarti fuori strada. 

Tutto sta all’ampiezza del progetto e alle funzionalità che si vogliono integrare. 

Una buona soluzione potrebbe essere quella di affrontare l'implementazione per gradi, in tempi diversi, a seconda delle priorità. Ad esempio, può essere conveniente sistemare intanto le funzionalità di base e iniziare a pubblicare i nuovi contenuti. 

Anche perché implementare Sitecore CMS sulla base di contenuti reali è sicuramente preferibile rispetto a un lavoro di sviluppo con pagine prototipo (tipo “Lorem Ipsum”). 

Per quanto riguarda il pregresso, se il sito conta migliaia di pagine e contenuti puoi anche lasciare il materiale più datato nella piattaforma legacy e fare la migrazione in un secondo momento. 

Fai un check di pagine: testi, immagini e link 

A proposito di migrazione, presta molta attenzione al contenuto che migra verso il nuovo CMS. Quindi ti consigliamo di eseguire un controllo dei contenuti in tutte le pagine del sito; di archiviare i contenuti che non ricevono visite e di fare un controllo dei broken link, delle immagini che potrebbero essersi perse o dei formati non corretti. 

Revisiona e ottimizza 

Il percorso per implementare Sitecore CMS termina con la revisione: un processo che ti permette di stabilire le priorità in fase di ottimizzazione.

Una revisione post-lancio rappresenta un momento importante per confrontarsi sull’aspetto generale, sul funzionamento e su eventuali migliorie da fare.  

Siamo finalmente giunti alla conclusione di questo percorso utile per sapere come implementare Sitecore CMS e renderlo subito operativo, senza alcun rischio di errori. Se vuoi affidarti a un partner che da anni implementa con successo questa piattaforma, richiedi subito una consulenza gratuita!