EVOLUZIONE IT: Asset Management

Lo “smart-working” è stato per anni appannaggio di aziende definite a volte smart (capacità di una persona/azienda di fare le cose bene, in fretta e risolvere eventuali problemi) a volte innovative, a volte caratterizzate da presenza sul territorio ma senza una sede fisica.
Tutto vero, però oggi qualsiasi azienda si è trovata ad affrontare, capire, gestire e organizzare lo smart-working, per i lavoratori le cui mansioni lo consentivano, a prescindere dai vincoli del “luogo”. Ma cerchiamo prima di tutto di capire cosa è lo smart-working, differente dall’home working.

Dunque i CIO, per rispondere alle richieste di business, si trovano a dover gestire in tempi rapidi attività molte volte non semplici ed onerose: una risorsa che si dedica al “governo” delle applicazioni non può infatti concentrarsi su obiettivi di lungo periodo e strategici per l’azienda.

Home working (o meglio telelavoro)
Per telelavoro, come dice la parola, si intende un lavoro che si svolge a distanza rispetto alla sede centrale: si è diffuso negli Stati Uniti negli anni ’70 grazie allo sviluppo delle tecnologie informatiche e oggi i teleworkers lavoravano per lo più da casa o in un luogo specifico decentrato. L’esempio più diffuso è il dipendente che lavora da una postazione di lavoro nella sua abitazione e si collega all’azienda grazie all’ausilio di strumenti di comunicazione informatici e telematici. Il telelavoro vincola a lavorare da casa e l’azienda trasferisce le medesime responsabilità del posto di lavoro a casa del dipendente.

Smart working (o meglio lavoro agile)
Nello smart working il dipendente svolge la propria attività fuori dall’azienda, ma decide in piena autonomia i tempi e il luogo di lavoro, senza una postazione fissa. Il lavoratore è quindi libero di scegliere e cambiare il luogo di lavoro come e quando preferisce. Ad esempio, potrà lavorare da casa, da una camera d’albergo, da un bar, etc.

Esistono altre forme che stanno prendendo sempre più piede, ma che affronteremo quando si saranno delineate meglio nelle loro specificità:

❌ non puoi decidere
✔   puoi decidere 

Queste nuove modalità operative hanno avuto un impatto non indifferente sul fronte IT (Information Technology).
Il “luogo” è passato da “beneficio implicito” (una bella sede, una bella dotazione del posto di lavoro) a “vincolo” addirittura da “evitare assolutamente”. Capite bene che non solo il lavoro dei così detti colletti bianchi non poteva fermarsi, ma anzi, doveva subire una accelerazione per contrastare e governare il cambiamento imposto e, quasi ovunque, non pianificato.
Da qui, ecco un aumento esponenziale degli asset IT soprattutto basato sull’acquisto “in emergenza” (+20% consegne di forniture HW in EMEA in Q2 2020 – il più alto picco negli ultimi 10 anni).
Anche Gartner, nel suo articolo del 9 luglio scorso “Gartner Says Worldwide PC Shipments Grew 2.8% in Second Quarter of 2020”, traccia un incremento mai visto e assolutamente non previsto.

Le conseguenze? Eccone alcune, ma ve ne sono certamente altre meno visibili:

• Parco PC disomogeneo
• VPN (Virtual Private Network) create in fretta e furia (in alcuni casi hanno creato più danni che vantaggi sul “Continuous Operativity”)
• Manca la corretta visibilità su cosa è presente in azienda (e a chi è stato assegnato)
• Molteplici strumenti per discovery/inventory – obsoleti e non integrati
• Rischi di sicurezza e mancata conformità per software pirata/non autorizzato
• Installazioni software in urgenza e senza controllo

Per fortuna c’è un rimedio: innovazione e rinnovamento.

Esistono infatti soluzioni software per la gestione di tutti gli asset (IT e non) che rispondono alle seguenti domande:

• Che cosa hai in azienda oggi?
• Dove si trovano i device?
• Che software c’è installato?
• Qual è il livello di patch di sicurezza/aggiornamento?
• A chi è assegnato?
• In che condizioni è?
• Qual è il ciclo di vita?
• Come funziona?
• Quanto mi costa?

• Sicurezza
• Governance
• Tempo
• Automazione

Riassumiamo? Certamente: TEMPO.

Già, di tempo ne abbiamo sempre poco, non si può comprare ed è difficile da “comprimere”. Però possiamo far fare, a strumenti che lo fanno molto bene, azioni predefinite e che, in più, eseguono controlli incrociati in vece nostra.

Lo sapevate che il 43% dei professionisti IT tiene traccia delle risorse HW e SW su fogli di calcolo?

Da una ricerca condotta recentemente da IVANTI su circa 1600 professionisti IT emergono i seguenti dati. Queste le stime di quanti oggetti risultano gestiti:

• 90%: laptop
• 87%: desktop
• 80%: dispositivi di rete
• Sorprende invece che solo il 59% dei professionisti IT gestisce dispositivi mobili

Viene gestito tutto il ciclo che ha notevoli impatti in termini di compliance?
Ecco cosa è emerso:

• 44%: sì
• 43%: in parte
• 13%: no

Questo significa che oltre la metà dei professionisti IT al momento non gestisce l’intero ciclo di vita degli asset, con il rischio di asset ridondanti, potenziali rischi alla sicurezza, costi per acquisti in eccesso e rischi di compliance.

E pertanto torniamo all'elemento debole dell’operatività IT: TEMPO.
Il tempo perso non si ritrova. Il tempo è forse il nostro bene più prezioso. Di sicuro lo è per i professionisti IT.

Quanto tempo si dedica ogni settimana ad attività di riconciliazione tra inventario e asset?
Le risposte non sono certo rassicuranti:

• • 29%: troppo
  • 24%: diverse ore alla settimana
  • 17%: praticamente niente, perché si usano processi automatizzati
    

Ma è solo una questione di salvaguardia interna ed economia? Non esistono regole e regolamenti che IMPONGONO il controllo, prima fra tutti GDPR!

Regole e regolamenti

È pensabile gestire, al giorno d’oggi, tutto manualmente o con degli script?

Ovviamente la risposta c'è

È importante sottolineare che Asset Management non significa solo avere uno strumento di discovery e inventory, ma bensì una soluzione in grado di raccogliere ed aggregare questi dati, assieme a dati di carattere finanziario, economico ed amministrativo come contratti, informazioni relative agli acquisti (RDA), manutenzioni/rinnovi, bolle di consegna, fatture di acquisto e/o di riparazioni, stato stock, ecc...

Si può procedere in due direzioni:

1. Costruirsi una serie di script “custom”
2. Dotarsi di una soluzione ITAM (IT Asset Management)

Custom

Ancora una volta: È pensabile gestire, al giorno d’oggi, tutto manualmente o con degli script?  Alcune conseguenze della gestione manuale e/o con script:

• Strumenti custom (che devono essere manutenuti a loro volta)
• Un numero sufficiente di addetti
• Hiring/attrition (lo script pretende competenze specifiche)
• Gestione del custom (ogni variazione del parco IT richiede modifiche e verifica delle dipendenze)
• Formazione (lo script pretende competenze specifiche)
• Memoria della competenza del custom (molto raramente esiste e viene manutenuta la documentazione)
• Nessuna assistenza
• Vari strumenti terzi a supporto che difficilmente si integrano
• Verifica costante in termini di GDPR/Privacy/Sicurezza/Compliance e policy aziendali
• Personale In/Out/Moving (rappresenta un vincolo)
• Errore umano non auditabile
• Molto onerosa in termini di tempo e costi nascosti

Soluzione ITAM 

 Alcune conseguenze dell'adozione:

• Strumento standard (si manutiene uno strumento che manutiene tutto il parco IT)
• Un numero molto contenuto di addetti
• Facile apprendimento ed uso
• Assistenza del fornitore
• Integra tutte le componenti presenti in azienda
• Auto verifica in termini di GDPR/Privacy/Sicurezza/Compliance e policy aziendali
• Audit continuo
• Costi quantificabili

Come spesso accade è necessario un investimento che traguardi una visione strategica, investo oggi per risparmiare domani: adozione di uno strumento ITAM come, ad esempio, IVANTI Asset Manager.

IVANTI Asset Manager è in grado di offrire una soluzione completa per la gestione del ciclo di vita degli asset aziendali, dall'acquisto alla dismissione. Uno strumento che aiuta i responsabili IT e l’ufficio acquisti a sapere con certezza che asset (IT e non) sono presenti in azienda, chi li sta utilizzando, dove si trovano fisicamente e come vengono utilizzati. Oltre ovviamente a calcolare ROI e TCO.

Lo scopo, oltre a semplificare la gestione lato amministrativo/IT, è quello di fornire agli utenti finali uno strumento centralizzato, un portale self-service, ove sarà possibile gestire qualsiasi tipo di richiesta, come ad esempio il cambio del pc aziendale o la richiesta di un nuovo smartphone o semplicemente per una licenza software. Il sistema, basato su workflow approvativi, totalmente personalizzabile consentirà di gestire al meglio qualsiasi necessità e grazie ad un potente motore di automation, sarà in grado di soddisfare un gran numero di richieste in maniera totalmente automatizzata.

Pensate alla semplificazione, ad esempio, dei processi di onboarding/offboarding del personale. All’arrivo di un nuovo dipendente sarà possibile per i manager richiedere direttamente il nuovo dispositivo attraverso questa piattaforma ed avere visibilità su tutto il processo dall’acquisto alla consegna al neoassunto, avendo la certezza che lo stesso verrà predisposto secondo dei criteri prestabiliti e che i software installati siano forniti con le licenze corrette.

Esempio dashboard in real-time per vedere la tipologia di asset presenti in azienda e il relativo centro di costo.

Allora è il momento di cambiare.

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