Case study - Dynamics Business Central per Ghelfi Ondulati

"Vogliamo sognare in grande ed è per questo che abbiamo bisogno di un partner come Cegeka. Un partner che ci guidi in un contesto in continua evoluzione e che ci aiuti a sbloccare l’enorme potenziale delle architetture cloud evitando costosi inciampi. Il partner estende il nostro raggio d’azione e ogni volta che fa un passo in avanti noi ne facciamo dieci."

Ghelfi Ondulati è un’azienda italiana specializzata nella produzione degli imballaggi in cartone ondulato. Con i suoi 190 dipendenti, 91 milioni di metri quadri di cartone prodotto all'anno, 36.000 metri quadri di stabilimenti e 112 milioni di euro di fatturato, l’azienda con sede in Valtellina è una realtà leader nel suo settore. 

L’ambizione dell’azienda lombarda cresce di pari passo con l’innovazione tecnologica, anche attraverso un percorso di maturazione digitale sempre più consapevole e attento. Ghelfi sa che, per sostenere la crescita, non basta dotarsi delle migliori tecnologie sul mercato, serve un processo di evoluzione che scardini una certa “forma mentis” consolidata e che coinvolga direzione, management e key user.

È da queste premesse che nasce un progetto che vede Cegeka e Ghelfi lavorare fianco a fianco per rinnovare il sistema ERP e, contemporaneamente, evolvere la cultura aziendale verso un modo di lavorare nuovo e più efficiente.

Nuove sfide, nuovo ERP (in cloud)

“Quando abbiamo capito che il nostro ERP on-prem, non sarebbe stato al passo con le sfide future – spiega Matteo Petrelli, ICT manager di Ghelfi Ondulati – ci siamo chiesti: come dovremmo approcciare questa necessità di trasformazione? Se avessi chiesto ai miei clienti interni di cosa avrebbero avuto bisogno, sono sicuro che mi avrebbero risposto ‘un ERP più veloce con più funzionalità!’. Io credo che il compito dell’IT sia quello di dare soluzioni diverse a seconda del portafoglio prodotti che sia ha in azienda. Noi lavoravamo già con Microsoft Dynamics 356 Business Central on-prem, quindi le alternative che avevamo erano: investire per rendere Business Central più veloce e personalizzato, spingere sulle capacità di automazione dell’ERP oppure portare Business Central in cloud e imboccare così la strada di una reale innovazione beneficiando dell’intero ecosistema collegato. Abbiamo scelto quest’ultima opzione.” 

Cosa significa, concretamente, passare da una versione on-prem di Business Central ad una in cloud? Significa andare a lavorare, principalmente, su due ambiti: l’eliminazione/sostituzione delle componenti non compatibili col cloud e la gestione dello spazio nel database. Un lavoro che impatta, ad esempio, su tutto il codice scritto in .net, sull’interfaccia con altri sistemi o software, sullo scambio di file, sulla gestione delle stampanti, sul salvataggio dei file ecc. 

Poi c’è il tema, piuttosto delicato e complesso, della migrazione dei dati. Questa fase comporta la mappatura di cosa è necessario migrare e cosa no, un processo reso estremamente rapido e comodo da uno strumento Cegeka dedicato che permette di eseguire la mappatura 10 volte più velocemente rispetto allo standard di Business Central. 

La rivoluzione culturale

“Nel 1900 il motore elettrico esisteva già da 20 anni – prosegue l’ICT manager di Ghelfi – e funzionava bene. Le fabbriche dell’epoca, però, continuavano a lavorare come 20 anni prima, seguendo gli stessi schemi a cui erano abituati da decenni. Solo nel 1930, dopo 50 anni, è cominciata la rivoluzione culturale che ha messo il motore elettrico al centro della catena di montaggio, aprendo le porte ad un modo completamente inedito di lavorare. Un nuovo impianto concepito come uno vecchio non aumenta la produttività.  

Noi abbiamo sempre usato l’ERP così com’era stato progettato 30 anni fa, e questo non per stupidità o perché non siamo stati supportati a dovere ma perché il cambiamento culturale in azienda è un processo lungo e complesso. Bisogna prima creare le condizioni perché un cambiamento di questo tipo trovi effettivamente terreno fertile. 

Business Central è un prodotto estremamente articolato, estremamente funzionale, ma ne stiamo traendo il vero valore o lo stiamo usando solo per supportare i processi? Lo stiamo usando come un ERP o come un BPM? La questione, come dicevo, non è tecnologica, gli strumenti ci sono e funzionano, è culturale. Vent’anni di digital transformation ci dicono che la trasformazione non avviene semplicemente introducendo nuovi strumenti, nuova tencologia. 

Detto ciò, è ormai chiaro che rimanere on-prem può porre davvero grossi limiti all’innovazione. Ogni volta che vogliamo rendere più smart qualche processo ci rendiamo conto che farlo on-prem è impossibile e/o troppo complesso”.

Integrazione, estensione, collaborazione

Sgombrati i dubbi sul potenziale innovativo del cloud unito a nuove modalità di lavoro, quali sono i vantaggi che ci si può aspettare di ottenere da un ERP in cloud come Business Central?

 “Uno dei ruoli di un partner come Cegeka – spiega Petrelli – è anche quello di guidarci nell’intricato mondo degli aggiornamenti software che Microsoft rilascia a cadenza regolare, di solito un paio di release all’anno. In quelle nuove release ci sono un sacco di funzionalità interessanti per l’amministrazione e per tutti gli altri team. Bisogna però starci dietro e non è sempre facile, Cegeka in questo ci aiuta moltissimo. Conoscere quali sono gli aggiornamenti previsti ci serve anche ad evitare eventuali sviluppi custom che sarebbero costosi in tutti i sensi. 

C’è il discorso dell’integrazione che avviene grazie a piattaforme come Microsoft Azure che è facilmente integrabile con Business Central essendo parte della stessa famiglia.  

C’è la possibilità di accedere all’App Source che è pieno di applicazioni, migliaia incluse le app Cegeka. Prima di cominiciare a personalizzare vediamo se c’è qualcosa di pronto sull’App Source, se è funzionale alle nostre esigenze e valutiamo insieme. Nel coltellino svizzero del partner, sapere quali sono le app migliori dell’App Source è importante, Cegeka sa come consigliarci in questo senso. 

E poi c’è tutto il mondo della collaboration: Teams, Outlook ecc. ci sono mille possibilità di ottimizzare i flussi di lavoro, e secondo me siamo solo all’inizio di una rivoluzione che Microsoft ha già nei suoi radar. 

Tutto questo è un arsenale enorme a cui posso attingere senza dover personalizzare nulla, è tutto già pronto”. 

"Ci siamo cimentati in un progetto molto sfidante che è stato anche quello che più di tutti ci ha fatto capire l’importanza del passaggio al cloud."

Un caso d i business

“Ci siamo cimentati in un progetto molto sfidante – continua l’IT manager di Ghelfi – che è stato anche quello che più di tutti ci ha fatto capire l’importanza del passaggio al cloud. Il nostro core business è quello delle grandi tirature di cartone per grandi commesse, i nostri clienti sono aziende come Melinda, Barilla, parliamo di milioni di metri quadrati di cartone ondulato prodotto per questi clienti. Abbiamo deciso di esplorare una nuova area di business, l’e-commerce, e abbiamo puntato sulle scatole della pizza, personalizzandole con stampe che non esistono sul mercato in termini di qualità. 

Con questo progetto, grazie a Business Central in cloud, prevediamo di raggiungere una serie di ambiziosi obiettivi: 

• Automatizzare molti processi per ridurre sensibilmente il carico sulla forza lavoro. Abbiamo fatto una stima e pensiamo di farlo. Qui c’è un forte accento sulla produttività che non sarebbe stato possibile in altri modi.
• Azzerare il tempo di gestione dei backoffice. Tutto automatico, per cui amministrazione, gestione vendite, logistica, non toccheranno più un ordine pizza.
• Semplificare le operazioni di produzione. Abbiamo trovato dei modi per far sì che tanti ordini passino come se fossero uno solo.
• Azzeramento delle operazioni di logistica. La logistica non toccherà nemmeno uno di questi ordini. 

Questo solo per far capire che con un solo progetto siamo andati ad impattare tantissime aree diverse. 

Era possibile fare tutto ciò on-prem? Certo, ma avrei perso tutti i vantaggi derivanti da uno sviluppo low code/no code, da una manutenzione estremamente più comoda e dagli aggiornamenti Microsoft che non vanno in conflitto con le personalizzazioni”.

Sede Ghelfi ondulati

Il partner che estende il raggio d’azione 

“Stare al passo col mondo tech è difficile – ammette Matteo Petrelli – soprattutto per noi che siamo un team IT di media grandezza. Vogliamo, però, sentirci liberi di poter sognare in grande, di alzare l’asticella, ed è qui che abbiamo bisogno di un partner come Cegeka. Un partner che sia i nostri occhi e le nostre orecchie all’interno di un contesto in continua evoluzione, che ci aiuti a sbloccare quell’enorme potenziale delle architetture cloud indicandoci la direzione ed evitando costosi inciampi. Quindi il partner estende il nostro raggio d’azione e ogni volta che fa un passo in avanti noi ne facciamo dieci. 

Mi immagino la velocità del cambiamento del contesto come un treno, con tante frecce intorno che cercano di stargli dietro che rappresentano la capacità delle aziende di attuare quel cambiamento. Abbiamo due possibilità: lasciar passare il treno oppure confrontarci con esso e con il mercato. Il treno del cloud, e quindi della Digital Transformation, passa. Possiamo decidere di rimanere indietro, ma stando indietro (e rimanendo on-premise) qualcosa di fianco ci passa sicuramente. E tutto quello che passa poi non ci sarà più on-premise".