Realizzazione di un sistema affidabile a supporto del controllo di gestione che misuri le performance e consenta di stabilire obiettivi precisi in linea con la strategia aziendale

“Il nostro primo obiettivo è stato quello di migliorare e semplificare il lavoro del controllo di gestione. Cegeka ci ha aiutato a farlo, introducendo in azienda un metodo ed uno strumento più accurato di fare budgeting: siamo passati da un budget di natura commerciale impostato unicamente sul cliente, ad uno che prevedesse un livello di maggior dettaglio."

 

Vincenzo De Rosa - IT manager, Di Mauro Officine Grafice S.p.A

Controllo di gestione semplificato

Di Mauro Flexible Packaging, leader di mercato nel settore dell’imballaggio flessibile, è una realtà italiana solida e con una forte vocazione verso l’innovazione. Per poter crescere al ritmo delle proprie ambizioni, l’azienda si è posta l’obiettivo di rinnovare alcuni processi fondamentali, anche e soprattutto in termini strategici.

L’ottimo risultato raggiunto è frutto del lavoro sinergico delle risorse interne e delle prestazioni garantite da Cognos, la potente suite IBM, che si è rivelata perfetta per le esigenze aziendali.

Il budget di conto economico

Questa fase rappresenta il fulcro del progetto: consiste nello sviluppo di un modello di pianificazione che consenta di ottenere un budget di conto economico che, partendo dai volumi fatturati, arrivi al risultato netto attraverso l’integrazione di tre budget differenti: budget commerciale, budget degli acquisti e budget contabile.

Il budget commerciale è il primo step di questa nuova metodologia.

“Fino a qualche anno fa – prosegue De Rosa – costruivamo un budget di natura commerciale per singolo cliente, escludendo i dettagli della struttura da produrre. Questo era fortemente limitante perché, partendo da questa analisi, non si riusciva ad ottenere un’informazione completa che ci permettesse di determinare, in maniera consequenziale, anche il budget acquisti.”

La dimensione cliente non era più sufficiente, bisognava raccogliere e gestire dati aggiuntivi per raggiungere un obiettivo che fosse più adeguato alla realtà aziendale. “Siamo quindi passati a un budget per cliente/struttura di prodotto – continua l’IT manager – che ci permette di determinare, in maniera affidabile e precisa, il quantum di materie prime ed ausiliarie necessarie a soddisfare il budget di vendita, nell'estremo dettaglio delle strutture per cliente.”

Da qui, attraverso un conseguente flusso di dati, si giunge alla definizione del budget quantitativo degli acquisti. L’obiettivo finale di questa fase è duplice:

• Identificare le quantità totali che saranno consumate e che dovranno essere acquistate per ogni materia prima e generico prodotto ausiliario.
• Identificare il costo unitario di ogni struttura di prodotto, inserita nel budget commerciale, in modo che si possa calcolare il margine per cliente e per struttura. 

“Oggi – afferma De Rosa – sfruttando la struttura da produrre inserita in budget commerciale, siamo in grado di calcolare il costo delle materie prime e delle materie ausiliarie. Altro elemento fondamentale è determinare i volumi di materia prima e/o ausiliari da affidare ai singoli fornitori qualificati o in qualificazione.”

Il progetto ci ha aiutato a monitorare i risultati aziendali tenendo sotto controllo costi e ricavi, agevolando e migliorando il carico di lavoro delle unità coinvolte e aumentando l’affidabilità dei dati ottenuti

 

Vincenzo De Rosa, IT Manager, Di Mauro Officine Grafiche S.p.A.

Attraverso Cognos si è poi creato anche un budget contabile in cui i responsabili di ogni reparto aziendale inseriscono i costi previsionali, relativi alla gestione della propria area di competenza, nell’arco temporale di un anno ed avendo il dettaglio dei costi mensili.

Questi importi confluiscono nel budget di conto economico insieme a quelli derivanti dalle vendite e dal costo dei materiali.

“Abbiamo così raggiunto a pieno gli obiettivi che ci eravamo prefissati ad inizio progetto - afferma De Rosa - : La realizzazione di un budget adeguato alla realtà aziendale. In maniera consequenziale, siamo riusciti a definire il costo orario di ogni singolo reparto e ogni singola macchina.”

Si tratta di un processo fondamentale per un’azienda che lavora su commessa e che necessita di consuntivare i costi ad un livello di dettaglio non trascurabile.

 La procedura, oggi, è totalmente automatizzata, rispetto ad un lavoro manuale basato sull’utilizzo di fogli di calcolo.

Cognos, una soluzione semplice e intuitiva

“Cognos è uno strumento facile e intuitivo– conclude l’IT manager – permette agli utenti di creare budget in maniera rapida ed automatica. In più, il reparto IT ha snellito il carico di lavoro riducendo notevolmente le richieste di supporto delle unità. Se a questo aggiungiamo anche le funzionalità di Forecasting e Reporting integrate, possiamo certamente dire che abbiamo implementato una soluzione completa e affidabile."