9 buoni motivi per portare il tuo ERP nel cloud

Stai pensando di rinnovare il tuo ERP on-premise e portarlo su una soluzione cloud, ma ancora non ti sono chiari i vantaggi di questa soluzione?

Hai il timore che questo passaggio sia costoso e faticoso e vorresti sapere come renderlo più semplice?
Stai decidendo di implementare un nuovo progetto ERP e sei ancora indeciso sulla soluzione cloud?

Seguimi in questo articolo e ti spiegherò i vantaggi nell’adottare una soluzione ERP orientata al cloud.
Se ti senti pronto per migrare il tuo ERP nel cloud, vediamo se i 9 vantaggi che ti esporrò a breve sono in linea con la tua strategia aziendale ed innovazione digitale.

1 - Accessibilità, ovunque tu sia

In questo periodo, a causa della pandemia da Covid-19, abbiamo concretamente apprezzato il valore di poter accedere ai sistemi aziendali con facilità e velocità da luoghi differenti da quello istituzionale lavorativo e con dispositivi diversi dal classico computer fisso sulla scrivania.

Ho vissuto esperienze di clienti che a casa non possiedono un PC ma solo cellulari o tablet e non riuscivano a collegarsi all’ERP che risiede in azienda; qualcuno teneva i KPI aziendali relativi ai dati finanziari su complessi fogli Excel salvati su un computer locale accessibile da una sola persona e solo se collegato alla rete aziendale. Altri con VPN (Virtual Private Network) non funzionanti per il carico di utenti improvviso e quindi dipendenti a cui è stato negato l’accesso al dato per giorni; altri ancora che non avevano mai effettuato un accesso da remoto e per cui si sono trovati nell’emergenza a dover imparare procedure nuove con il dipartimento IT aziendale che non riusciva a soddisfare tutte le richieste dei colleghi data anche la difficoltà di educare le persone da remoto.

Un punto fondamentale della trasformazione digitale di un’azienda è quello di poter accedere ai propri dati in movimento e da qualsiasi tipo di dispositivo

Pensiamo ad attività come vedere in real time le giacenze di magazzino dei nostri articoli, oppure simulare preventivi online direttamente davanti al cliente, o ancora visualizzare i dati di costo di una commessa per il controllo di gestione in tempo reale.
Con il tradizionale ERP on-premise, un utente dovrebbe essere collegato alla rete per accedere all'applicazione ERP e avere un computer con il software installato. Questo vincolo limita i tempi e i luoghi in cui un dipendente può accedere al sistema ERP.

L'ERP in modalità cloud invece consente agli utenti aziendali di svolgere il proprio lavoro ovunque essi siano, in qualunque momento, e da qualsiasi dispositivo perchè serve solo una connessione internet ed un indirizzo web a cui accedere.
Questo tipo di accessibilità può anche aiutarti a raggiungere una maggiore soddisfazione del tuo cliente finale, grazie alla rapidità con cui potrai rispondere alle sue richieste.

2 - Modello di costo del software OPEX

In una soluzione ERP on-premise devi sostenere all’inizio tutti i costi della tua applicazione software (sistema operativo, licenze di database, licenze per accesso remoto), più i costi di progetto e soluzioni di supporto (come ad esempio le soluzioni ISV quali estensioni della soluzione standard), i costi delle personalizzazioni ed altre integrazioni quali le interfacce con altri sistemi.

Una grande differenza dal punto di vista delle licenze è che il cloud è una soluzione Software as a Service (SaaS) che si paga mensilmente o annualmente ed è un costo che viene classificato come Spesa Operativa (Operating Expense). In questo canone è già compreso anche il canone di manutenzione annuale da riconosce a Microsoft per tenere aggiornata la soluzione e tutte le licenze Azure necessarie per ospitare l’infrastruttura del tuo ERP.

Nel caso di applicazioni on-premise, si paga un costo iniziale elevato classificato come Spesa di Capitale (Capital Expense) che viene solitamente ammortizzato in più anni. A questo costo di licenza bisogna aggiungere la manutenzione annuale Microsoft e tutti i costi hardware e software legati all’infrastruttura.

3 - Abbattimento dell'hardware

In uno scenario on-premise, occorre far fronte ad un costo iniziale elevato per l'acquisto dell’infrastruttura, come ad esempio server, hardware di rete, sistemi operativi, database e archiviazione dati, e poi periodici costi operativi aggiuntivi come elettricità e manutenzione per gestire e rendere sicuro l’ERP. A questi si sommano i costi per ottenere una Server Room conforme alle normative in essere (ridondanza dei sistemi di refrigerazione, impianto antincendio, sicurezza degli accessi ecc.).

È inoltre necessario acquistare più hardware e costruire ridondanze in caso di “failure” (percorsi di rete ridondanti all’interno della propria rete locale, doppio operatore per la connessione internet e percorsi differenti di uscita, aumento della quantità dei dati da gestire ecc.)

Al contrario, il cloud consente di gestire in modo flessibile e scalabile i costi dell'hardware senza che questi siano un cespite da ammortizzare per la tua azienda, senza pagarne il costo di manutenzione e pagando solo lo spazio server che ti è necessario senza avere in casa “spazio disco” sovrallocato e indipendente dalla reale percentuale di utilizzo.

Microsoft Azure abbatte le spese per l’acquisto di hardware e software, per la gestione delle Server Room locali e della gestione delle procedure di Disaser Recovery e di Business Continuity

4 - Scalabilità e flessibilità

L’implementazione dell’infrastruttura aziendale per ospitare le applicazioni tra cui il sistema ERP on-premise è paragonabile alla costruzione di una casa: una volta effettuati i disegni della planimetria, fatti gli studi di struttura ingegneristica, rispettate le normative civilistiche, scelti i materiali e definiti i design degli interni, l’impresa di costruzione si mette al lavoro e consegna al cliente gli appartamenti in cui, presumibilmente, abiterà per parecchi anni. Ecco che se il cliente, dopo poco tempo, desiderasse un cambiamento importante l’unico strada percorribile sarebbe quella di iniziare nuovi lavori di ricostruzione e di ampliamento che saranno costosi e con tempi lunghi di consegna.

Lavorare nel cloud invece permette alle aziende di aumentare o ridurre le dimensioni del proprio ERP a seconda delle necessità, senza interrompere le operazioni quotidiane. Il modello di un ERP in cloud permette alle aziende di acquistare più spazio di archiviazione o ambienti aggiuntivi se le loro esigenze cambiano.

È possibile creare ambienti di test per soddisfare un’esigenza specifica e poi, dopo qualche mese, chiedere la dismissione del canone.
Lo stesso vale anche nel caso in cui l’azienda volesse ridurre la propria capacità.
Nel paragone della casa è come se un cliente volesse ridurre il suo appartamento pentalocale in un bilocale perchè ormai i figli sono tutti fuori casa e quello spazio ai genitori non interessa più.

Pensiamo, ad esempio, alle operazioni di cessione o acquisizione di rami di azienda.
Nel caso di una nuova acquisizione e di soluzione ERP on-premise occorre effettuare uno studio per il nuovo carico che questa trasformazione porterà sull’infrastruttura locale: nuovi accessi ai server e alla rete, potenziamento della banda, acquisto di nuovo hardware e nuove licenze software e, molto probabilmente, blocco temporale delle funzionalità dell’azienda acquisita per integrarle nel ERP on-premise.
Nel caso di una soluzione ERP in cloud, l’attività è molto più semplice. Probabilmente sarebbe sufficiente chiamare il proprio partner e dirgli che serve la creazione di nuova Company all’interno dell’attuale database.

Se poi l’ERP in cloud è stato realizzato con un concetto di soluzione “Kernel” base e replicabile, allora anche il progetto di implementazione sarà molto più semplice.

5 - Sicurezza

Ritieni che i tuoi dati sul cloud non siano sicuri e non siano conformi alle normative GDPR?

Ti invito a leggere l’Articolo 32 del Regolamento EU 2016/679 (GDPR) sulla Sicurezza del Trattamento dei Dati in cui si spiega che il titolare del trattamento deve mettere in atto misure tecniche ed organizzative adeguate per assicurare la riservatezza, l’integrità, la disponibilità e la resilienza dei sistemi e dei servizi.
Ed ancora, il titolare garantisce la capacità di ripristinare tempestivamente la disponibilità e l’accesso dei dati personali in caso di incidente fisico o tecnico e definisce una procedura per testare, verificare e valutare regolarmente l’efficacia delle misure tecniche ed organizzative al fine di garantire la sicurezza del trattamento.

Ora, se hai una soluzione on-premise probabilmente il tuo datacenter locale è protetto con una serratura o poco più, non è replicato su un altro datacenter che rispetti le distanze minime, probabilmente non ha un’adeguata refrigerazione e potenza elettrica ed impianto antincendio.
I dati su Microsoft Azure invece sono protetti: i data center sono dotati di autenticazione a due livelli, di lettori di accesso biometrici a geometria della mano con il monitoraggio attivo di esperti in cybersecurity per proteggere gli asset e i dati della tua organizzazione. Ogni giorno vengono analizzati 8 trilioni di segnali di minacce grazie all’aiuto dell’intelligenza artificiale.

6 - Manutenzioni e Continuous Update

Il tuo sistema ERP on-premise ha bisogno di costante manutenzione per il caricamento di correzioni, patch, aggiornamenti e upgrade. Il tuo personale IT deve quindi dedicare del tempo a testare gli aggiornamenti man mano che vengono rilasciati e spesso riscontra difficoltà in queste operazioni soprattutto per quelle funzionalità che vengono deprecate.

Nel cloud, aggiornamenti, correzioni e patch vengono rilasciati su un ciclo di aggiornamento continuo (continuous update), consentendo un immediato utilizzo

Questa attività viene tipicamente demandata al partner che ti segue e che la esegue su larga scala ottimizzando così i tempi di risoluzione.

È comune che le aziende vogliano nuove funzionalità dalle loro piattaforme ERP ma ritardino gli aggiornamenti perché non è mail il momento giusto. Tuttavia, gli aggiornamenti sono più semplici con una soluzione Could rispetto all'ERP on-premise.
Con un sistema ERP on-premise, gli aggiornamenti sono a volti ad un'implementazione completamente nuova che dura diversi mesi e con ore di fermo macchina in produzione. Questo è il motivo per cui le aziende ritardano gli aggiornamenti - per pianificare e prepararsi per il grande compito che le attende. Un altro ostacolo è che, occasionalmente, un aggiornamento ERP significa anche un aggiornamento hardware.

Nel cloud, gli aggiornamenti vengono eseguiti automaticamente in background e richiedono una supervisione minima da parte dell'IT. Questi aggiornamenti automatici fanno parte di un nuovo modello di distribuzione del software ed è un’attività che il partner offre tramite il servizio di application maintenance.

Aggiornamenti costanti con le più recenti funzionalità, sicurezza e correzioni di bug ti aiutano a mantenere il ritmo dell'innovazione

7 - Integrazione con altre applicazioni

Le soluzioni on-premise sono abbastanza difficili da integrare con altre applicazioni, richiedono competenze IT elevate e specifiche e hanno bisogno di tempo per la relativa implementazione.

Dynamics 365 Common Data Service, soluzione Microsoft utilizzata per gli applicativi in cloud, ti aiuta invece a creare in modo semplice nuovi modelli di dati e applicazioni con dati collegati.

I Common Data Service, abbreviati in CDS, sono un servizio di archiviazione dati proprio come un database.
Possono essere utilizzati per archiviare dati sotto forma di tabelle, denominate “entità”.
I dati possono essere caricati nei CDS e possono essere resi disponibili ad altri applicativi senza aver bisogno di creare nuove interfacce che mettano in relazione la mappatura semantica dei dati.

8 - Dipartimento IT

Una delle voci di costo di una azienda è il budget del personale IT.
Il personale IT è spesso impiegato per attività a basso valore aggiunto. In uno scenario on-premise è necessario tenere conto dei costi di manodopera e in più il mantenimento dei tuoi immobili, server, database e infrastruttura.

In uno scenario cloud, il costo della struttura IT è tipicamente una piccola percentuale di quello necessario per un dipartimento IT che deve gestire sistemi on-premise.

Potrai dedicare il tempo del tuo Team IT al raggiungimento di obiettivi aziendali più importanti

9 - Total Cost of Ownership

Il Total Cost of Ownership (TCO) è una stima finanziaria per determinare il valore economico del tuo  investimento a fronte dei tuoi costi totali diretti e indiretti nel corso del ciclo di vita del tuo sistema ERP.

La stima del TCO considera i costi che ogni azienda deve comprendere quando sta valutando la transizione della propria azienda verso il cloud.

Dai un'occhiata al grafico qui sotto - in superficie, la soluzione cloud e quella on-premise sembrano identiche!

Ma immergendoci sotto la punta dell’Iceberg troviamo dei costi sommersi che rendono la soluzione on-premise molto più costosa nel tempo.