Sales and Operations Planning: che cos’è e perché è importante

Dietro la sigla S&OP sta uno dei processi più importanti e talvolta meno strutturati delle imprese manifatturiere: il Sales and Operation Planning, cioè la programmazione delle vendite e delle operations a livello manageriale. O meglio, l’allineamento fra queste due dimensioni (ciascuna composta da diverse aree, livelli e processi) con strategie e piani d’azione coerenti. Si tratta di un’attività decisamente complessa, in cui entrano in gioco innumerevoli variabili e scelte: da una parte ci sono le esigenze della vendita, cioè gli obiettivi di fatturato, innovazione, livelli di servizio, vantaggi competitivi da ottenere rispetto alla concorrenza e molto altro ancora; dall'altra ci sono i vincoli e i limiti delle operations, attività che devono rispettare determinati budget, limitare il più possibile i costi, evitare inefficienze, eccetera eccetera. Non bisogna volare né troppo alto né troppo basso, non bisogna sbagliare.

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Le questioni sul tavolo sono moltissime, così come tanti sono i ruoli aziendali chiamati a collaborare per ottenere il desiderato “allineamento”. Oggi, fortunatamente, le aziende possono appoggiarsi a determinati modelli e strumenti software che aiutano nello svolgimento di questo processo. Ma esattamente come funziona un sistema di S&OP? Quali obiettivi può aiutarti a raggiungere? E come poter scegliere quello più adatto? Proveremo a spiegarlo in questa piccola guida al Sales and Operation Planning “for dummies”, o semplicemente per manager che non si sono ancora mai soffermati a pensare a come migliorare l’allineamento tra vendite e operations.

Che cos’è il Sales and Operations Planning (S&OP)

L’S&OP (o SOP, come a volte viene indicato) è un processo che permette di allineare la strategia dell’azienda e le sue attività quotidiane, agevolando la collaborazione tra il dipartimento vendite e le operations, per arrivare a definire un piano di produzione condiviso. Possiamo vederlo un po’ come un ponte, un collegamento fra aree dell’azienda in cui esistono logiche differenti, potenzialmente in conflitto.

Si tratta di creare le linee guida entro le quali la programmazione operativa operi in modo coerente rispetto ai budget, alla capacità della supply chain, alla domanda, agli obiettivi di vendita e ad altre variabili specifiche di singoli dipartimenti. I processi di Sales and Operation Planning sono trasversali a tutte queste aree, le attraversano e le collegano tra loro, richiedendo la partecipazione di persone che lavorano nella produzione, nelle vendite, nel marketing, nel procurement, nella logistica, nell’amministrazione e nella direzione finanziaria. Gli operation manager sono tipicamente i primi destinatari dei software di S&OP, ma non sono le uniche persone coinvolte nei processi e nelle decisioni di Sales and Operation Planning.

Quindi decidere per ogni famiglia di articoli le modalità di produzione e di acquisto più adatte (ad esempio: make-to-order, make-to-stock, assemble-to-order ...) per  arrivare a formulare i piani di produzione e di acquisto utilizzando in modo coerente gli strumenti organizzativi  e informatici in uso in azienda (quali MRP, lean manufacturing,...). Particolare attenzione deve essere riservata al dimensionamento dei lotti produttivi, delle scorte e della capacità produttiva.

I processi e i vantaggi dell’S&OP 

L’S&OP è fatto di lavoro individuale e di team e di decisioni esecutive, e tipicamente prevede il confronto tra le attese (budget iniziale e piani previsionali di vendita) e l’effettivo andamento del business a livello di linee o famiglie di prodotto. Solitamente questo confronto viene fatto a cadenza regolare, in genere mensile,una volta ottenuti i dati di chiusura della produzione e delle vendite,  o anche in seguito a significativi cambiamenti interni o esterni all’azienda. In base a quanto emerso nella riunione di S&OP, i piani di produzione e operations possono essere confermati o rivisti.

Il modus operandi deve adattarsi alle specificità di ciascuna azienda, al settore in cui opera, alla scala, e via dicendo. Ma dovendo tracciare uno schema di fondo, i tipici processi sono:

• la raccolta e l’analisi di dati (produzione, inventario, vendite del periodo, cassa, costi, variazioni della domanda eccetera);
• la revisione del piano della domanda (analisi, nuove previsione, azioni di condizionamento) ovvero il preSOP commerciale;
• la ripianificazione della produzione in base ai dati emersi, alla capacità di impianti/risorse, al backlog e ad altri vincoli, ovvero il preSOP industriale;
• la valutazione, revisione e approvazione del piano di S&OP da parte del team esecutivo nel cosidetto SOP meeting.

Tra i più importanti scopi e vantaggi ottenibili con il Sales and Operation Planning possiamo citare:

• la previsione della domanda;
• la definizione dei livelli di utilizzo ottimale dei macchinari (anche per la riduzione del backlog);
• la riduzione delle scorte e dei costi di magazzino;
• la riduzione dei costi di inventario;
• la riduzione dei costi di produzione;
• l’accorciamento dei tempi di consegna al cliente;
• la creazione di piani produttivi condivisi tra diversi reparti

Il ruolo dei software nell’S&OP (e come sceglierli)

Le sigle S&OP e SOP indicano un processo e non una specifica tecnologia, ma la tecnologia gioca un ruolo importante all’interno delle attività di pianificazione delle vendite e delle operations. Alcuni software rivolti alle aziende manifatturiere permettono di semplificare e automatizzare gli altrimenti complicati, laboriose processi di Sales and Operation Planning. Questi software aiutano a condurre le attività che abbiamo descritto e molte altre, più specifiche, e lo fanno in virtù di alcune caratteristiche distintive, non presenti negli ERP tradizionali: possono trarre valore dai dati attraverso funzioni di analytics e di Business Intelligence; possono aiutare a tener traccia dell’andamento delle attività con funzioni di reporting; possono simulare scenari alternativi, evidenziando punti di forza e criticità delle diverse scelte, e altro ancora.

Non basta un ERP tradizionale per supportare i processi di S&OP? Potrebbe bastare, ma solo nel caso in cui la capacità produttiva e logistica sia insatura o estremamente flessibile, dunque possa adeguarsi facilmente alla domanda. Ma se la capacità produttiva, di approvvigionamento e logistica è satura e/o vincolante, allora un software di nuova concezione, con capacità di previsione, planning, simulazione e ottimizzazione, può fare la differenza.

Come scegliere il migliore software per l’S&OP

Tra le caratteristiche più importanti, che rendono efficace l’azione di un software di production planning, possiamo evidenziare:

• la capacità di integrarsi con l’Erp (così da poter importare dati su produzioni, vendite, acquisti, scorte, distinte, cicli, ordini) ma anche di importare i dati mancanti in formato Excel;
• le funzionalità di analisi e trasformazione dei dati Erp in dati aggregati necessari all’S&OP, quali ad esempio i cicli e le distinte di famiglia ;
• funzioni di visual analytics che aiutino a comprendere senza difficoltà le indicazioni emerse dalle analisi;
• algoritmi di pianificazione e ottimizzazione a capacità finita, per pianificare vendite e produzione, in modo da massimizzare il profitto ottenibile rispettando i limiti di capacità produttiva e logistica;
• funzionalità “fast MRP/CRP” con cui dettagliare i piani aggregati di S&OP e collegarli alla pianificazione operativa;
• non da ultimo, la facilità d’uso del software

Il prossimo passo per entrare nel mondo dell’S&OP

Quali domande devi porti, esattamente, al momento della scelta di un software di supporto ai processi S&OP? Quali vantaggi, nel dettaglio, potrà ottenere la tua azienda? E quali sono le procedure che ti permetteranno di ottenerli? Con questo articolo abbiamo voluto dare un’infarinatura sul tema del Sales and Operations Planning, ma se ancora non sei convinto della sua importanza potrai scoprire dettagliatamente nel nostro eBook  "Sales & Operations Planning: teoria e applicazione" tutti i vantaggi dell’S&OP.