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4 minuti di lettura

Definire programma e budget di un progetto ERP | Together in Tech

Stijn Geeroms

Stijn Geeroms

settembre 06, 2024

In questo articolo di Together in Tech ti mostriamo come definire una roadmap basata sulla tua strategia aziendale. Come allineare una roadmap ai tuoi obiettivi aziendali? Come assicurarti che ambito e budget rimangano sotto controllo? Ti forniamo tutti gli elementi essenziali per definire una roadmap agile.

Perché definire un piano e un budget? 

Un ERP è più di un prodotto IT: è una strategia di lungo periodo. Quindi richiede un’attenta considerazione e un programma a lungo termine. Piano e budget di un progetto ERP dovrebbero interessare più anni e tenere in considerazione il fatto che il panorama cambia rapidamente. Quindi non dovrebbe essere scolpito nella pietra, ma essere flessibile e scorrevole.

Un sistema ERP ti consente di ottimizzare i processi e di collegare tra loro persone che lavorano in divisioni diverse, individuando e cogliendo le opportunità in tempi più rapidi. Non è un esercizio "fatto e finito", ma richiede continui aggiustamenti. D'altro canto, occorrono solide competenze di base relative alle esigenze aziendali fondamentali, ma oltre a questo serve anche la flessibilità di un'ottimizzazione continua 

Perché è importante avere un piano ERP:

  • L’ERP non è una soluzione unica, ma una strategia a lungo termine che richiede un’attenta valutazione.
  • La definizione di un piano permette di allineare business e IT.
  • Occorre costruire una strategia ERP 'viva': un processo in continuo divenire.
  • Per facilitare il cambiamento, offri ai collaboratori un punto di riferimento e una visione del progetto ERP. 

Vuoi saperne di più su criticità, rischi e fattori di successo del tuo progetto ERP? Scarica il nostro e-book gratuito sul processo di selezione di una piattaforma ERP.

L'elaborazione della tua roadmap

"Prenditi del tempo per fare una stima realistica del costo del progetto con il partner ERP, compresi i costi per formazione e assistenza nell'armonizzazione dei processi aziendali. Nel nostro caso, confrontare i costi della precedente implementazione di AX2012 con quelli del nuovo piano ERP è stato di grande aiuto durante la presentazione al comitato esecutivo."

Frederik Bocklandt

CIO di DUOMED

Ora sappiamo perché investire in un piano ERP. Ma come si fa a crearne uno? Queste sono le fasi più comuni:

  1. Intervista tutte le parti interessate dal progetto ERP: dalla direzione ai team di progetto specifici. Combina le informazioni ricavate dalle loro aspettative e preoccupazioni con un’analisi SWOT, il reporting strategico dell’azienda e gli obiettivi di progetto per fissare gli argomenti principali. 
  1. Analisi as-is: descrivere dettagliatamente lo stato attuale dell’ERP. Cosa è già stato automatizzato? Cosa si dovrebbe sviluppare ulteriormente? La priorità dovrebbe essere mantenere/migliorare i processi critici attuali. In genere, le nuove funzionalità possono attendere fino a una fase successiva.

  2. Fai il punto e stabilisci le priorità: ognuno avrà priorità diverse nel progetto ERP, in base alla propria mansione. Ascolta queste aspettative e abbinale agli obiettivi di business. Da lì, crea un elenco di priorità e comunicale anche a tutte le persone coinvolte.

  3. Abbina criticità e soluzioni: una volta chiarite le priorità ERP, è tempo di iniziare a pensare alle soluzioni. Vola basso: non cercare soluzioni complesse a problemi semplici. Ma ricorda che non c’è un piano buono per tutti: dovrai valutare individualmente ogni criticità.

  4. Gestione del cambiamento: anche quando comunichi chiaramente le priorità del tuo progetto ERP a tutti i soggetti coinvolti ci saranno sempre persone deluse. È necessario trovare un modo per gestire questi sentimenti ed evitare di creare risentimento e frustrazione.

 
"Non voglio un fornitore che sappia solo dire: 'Dimmi solo cosa vuoi che faccia.' Ho bisogno di un partner che mi indichi la strada migliore da seguire e mi istruisca su come utilizzare gli strumenti a disposizione in base alle nostre esigenze. Cegeka è quel partner."

Gianluigi Bertelli

Direttore Gruppo LTC

Scegli l’approccio graduale

Nel mondo ERP ci sono due schieramenti: quello che preferisce un big bang e vuole affrontare l’intero progetto ERP in un’unica soluzione e quello che preferisce un approccio graduale. Secondo la nostra esperienza, quest'ultimo offre più vantaggi:

  • Controllare il campo di intervento

Inizia dal minimo praticabile: di quali processi hai davvero bisogno sin dal primo giorno? Da lì, lavora per fasi e pianificale separatamente. In questo modo semplificherai il calcolo di costi, tempi e carico di lavoro. È più facile costruire il tuo ERP se hai gettato le basi correttamente.

Fai attenzione al cosiddetto "kitchen sink", ossia non aggiungere funzionalità non previste nel piano o nel budget iniziali. Ecco perché dovresti sempre avere un piano di riferimento chiaramente definito sulla base degli obiettivi aziendali e dei processi chiave.

  • Tieni sotto controllo il budget

Di norma, tutti ritengono che un approccio graduale sia più costoso. Tuttavia, siamo convinti che un approccio graduale significhi spendere denaro in modo più consapevole. Affrontare tutto insieme significa avere molte funzionalità non necessarie (ma costose), avere più rischi al momento del lancio e dover tener conto di costi nascosti derivanti dal mantenere in uso per più tempo il vecchio sistema. Richiede anche più rielaborazioni successive, perché le circostanze cambiano e il tuo sistema ERP non era stato creato per quel tipo di flessibilità.

  • Flessibilità

I progetti ERP monolitici sono rigidi e ci sono buone probabilità che siano già obsoleti prima di essere stati completati. Serve flessibilità, sia nell’approccio al progetto che nell’architettura ERP. Dovrebbe sempre essere relativamente facile aggiungere o togliere elementi, è l’unico modo per far sì che il proprio business resti competitivo. Come nella vita, un’azienda attraversa diverse fasi; assicurati che il tuo sistema ERP sia in grado di farvi fronte.

Together in Tech: nell'ERP non c'è posto per l'io.

Per avviare e completare con successo un progetto ERP, dobbiamo lavorarci insieme. Unisciti a noi e ai nostri clienti mentre approfondiamo tutti gli aspetti dell'ERP – dal punto di vista di una vera collaborazione. Dai un'occhiata a tutti gli articoli di Together in Tech qui.

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Stijn Geeroms

Stijn Geeroms

Sales Manager con oltre quindici anni di esperienza nelle business applications. La mia passione è aiutare le aziende a crescere attraverso software e tecnologia, in modo che possano rispondere rapidamente alle opportunità e al mercato in continua evoluzione. Ogni azienda è unica, ma fa parte di un settore. Credo che fornire una soluzione pensata per il settore con un focus sul miglioramento degli specifici punti di forza unici consenta alla azienda di stare un passo avanti rispetto alla concorrenza.

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