Zo bepaal je jouw ERP-roadmap en budget

In dit artikel van Together in Tech laten we je zien hoe je een roadmap bepaalt op basis van je bedrijfsstrategie. Hoe stem je een roadmap af op je bedrijfsdoelstellingen? Zorg je dat scope en budget onder controle blijven? We geven je alle bouwstenen om een agile roadmap te definiëren.

ERP: een langetermijnstrategie

ERP is meer dan een IT-product: het is een langetermijnstrategie. Daarom moet je er zorgvuldig over nadenken en een plan op lange termijn bedenken. Jouw ERP-roadmap en -budget moeten jaren meegaan. Houd er daarom rekening mee dat het bedrijfslandschap snel verandert. Ze moeten dus niet definitief zijn, maar flexibel en vloeiend.

Met een ERP-systeem kan je jouw processen optimaliseren en collega’s uit verschillende afdelingen met elkaar verbinden. Zo spot je mogelijkheden en kan je er ook snel op inspelen. Ga echter niet uit van een eenmalige implementatie. Je zult het systeem continu moeten bijwerken. Jouw ERP-systeem moet dus niet alleen een sterke basis hebben die rekening houdt met de belangrijkste behoeften van het bedrijf, maar ook flexibel zijn, zodat je het voortdurend kunt optimaliseren.

Waarom een ERP-roadmap zo belangrijk is:

• Er bestaat geen kant-en-klare ERP-oplossing. Je moet zorgvuldig nadenken over een langetermijnstrategie.
• Door een ERP-roadmap vast te leggen, zorg je ervoor dat jouw IT-afdeling en de rest van jouw bedrijf op één lijn zitten.
• Jouw ERP-strategie is een levend organisme, een proces dat voortdurend verandert. 
• Door jouw medewerkers een referentiepunt en zicht op jouw ERP-project te geven, stimuleer je verandering. 

Wil je meer weten over de uitdagingen, risico's en succesfactoren van een ERP-project? Bekijk onze werkwijze voor een Solution Assessment.

De uitwerking van jouw roadmap 

Nu weet je waaróm je moet investeren in een ERP-roadmap. Maar hoe werk je nou zo’n roadmap uit? Dat doe je uiteraard stap voor stap. Meestal doorlopen we de volgende fases:

1. De stakeholders bevragen: ga in gesprek met iedereen die betrokken is bij jouw ERP-project, van het management tot de specifieke projectteams. Combineer hun verwachtingen en de aspecten waar zij belang aan hechten met een SWOT-analyse, de strategische verslagen van jouw bedrijf en de doelstellingen van het ERP-project om zo de hoofdpunten van jouw project te bepalen.
   
   
2. As-is analyse: tijd om even in te zoomen op het huidige ERP-systeem. Wat heb je tot zover al geautomatiseerd? Wat moet er nog gebeuren? De huidige cruciale processen behouden of verbeteren zouden jouw prioriteit moeten zijn. Nieuwe (niet-essentiële) functies kunnen meestal wachten tot in een latere fase.
   
   
3. Vat samen en bepaal jouw prioriteiten: iedereen zal prioriteit geven aan een ander aspect van een ERP-project op basis van hun functiebeschrijving. Luister naar die verwachtingen en leg ze naast de bedrijfsdoelstellingen. Dan pas kan je een lijst met prioriteiten opstellen en met alle betrokkenen delen.
   
   
4. Zoek voor elke uitdaging een oplossing: zodra je jouw ERP-prioriteiten hebt vastgelegd, is het tijd om over oplossingen te beginnen nadenken. Houd het simpel: bedenk geen ingewikkelde oplossingen voor eenvoudige problemen. Besef wel dat er geen universeel plan bestaat: je zult elke uitdaging apart moeten aanpakken.
   
   
5. Veranderingsmanagement: zelfs als je de prioriteiten van jouw ERP-project duidelijk aan alle betrokkenen uitlegt, zullen er toch nog mensen teleurgesteld zijn. Je zult een manier moeten vinden om met die gevoelens om te gaan, zodat de mensen niet gefrustreerd raken. 

Ga voor een gefaseerde aanpak

Je hebt twee soorten ERP-providers: zij die willen dat alles meteen goed zit en het hele ERP-project in één keer afhandelen, en zij die liever een gefaseerde aanpak kiezen. Wij hebben ondervonden dat de laatste strategie meer voordelen oplevert:

• Houd jouw scope binnen de perken
  
  Begin zo klein mogelijk: welke cruciale processen heb je nu écht nodig vanaf dag één? Daarna kan je in fases werken en elke fase apart budgetteren. Zo is het gemakkelijker om de kosten, timing en werklast te berekenen. Zodra je een goede basis hebt, is het eenvoudiger om jouw ERP uit te breiden.
  
  Let op dat jouw scope niet langzaamaan toeneemt door extra features die niet in het originele plan of budget waren inbegrepen. Daarom moet je altijd kunnen terugvallen op een duidelijke roadmap die gebaseerd is op jouw bedrijfsdoelstellingen en cruciale processen.

• Beheer jouw budget
  
  De meeste mensen denken dat het duurder is om in fases te werken. Wij zijn er echter van overtuigd dat je jouw budget zo doelbewuster spendeert. Als je alles in één keer probeert te regelen, zullen er veel onnodige – en dure – functies ontwikkeld worden, meer risico’s gelopen worden bij de lancering en eindstand: langer met jouw vorige systeem moeten blijven werken, waaraan ook verborgen kosten zijn verbonden. Bovendien moet je achteraf meer aanpassen, omdat jouw ERP-systeem niet flexibel genoeg is voor de voortdurend veranderende situatie.

• Flexibiliteit
  
  Bij monolithische ERP-projecten komt heel wat kijken, dus de kans bestaat dat jouw plannen achterhaald zullen zijn wanneer je eindelijk klaar bent. Je moet flexibel zijn, zowel in de aanpak van het ERP-project als in de eigen ERP-architectuur. Normaal gezien is het vrij gemakkelijk om aspecten toe te voegen of weg te laten, dus jouw bedrijf zal altijd een relevante marktspeler blijven. Door de jaren heen maken bedrijven verschillende fases door, net als mensen. Zorg ervoor dat jouw ERP-systeem die realiteit aankan.

Together in Tech: een ERP-project doe je niet alleen

Om een ERP-project met succes op te starten en af te ronden, heb je een betrouwbare partner nodig. Ontdek samen met ons en onze klanten de vele aspecten van een ERP-project, waarbij we een echt partnerschap aangaan. Bekijk hier alle artikelen van de Together in Tech reeks.