Supporto ERP dopo implementazione e go-live

Che cosa è il supporto ERP e perché è importante per me?

Il sipario sta per calare, il tuo grande progetto ERP è stato completato… Ma è proprio così? La parte principale dell'implementazione ERP sarà anche terminata, per ora, ma ti attendono nuove sfide: accertarsi che tutto funzioni correttamente e che si proceda in linea con le tue esigenze aziendali.

Perché in base alle informazioni sui tuoi utenti finali, potresti aver bisogno di ottimizzare ulteriormente il tuo sistema ERP. O magari hai concluso il go-live della prima fase, ma ci sono ancora altre fasi passaggi da compiere e funzionalità da aggiungere. In ogni caso: l'ottimizzazione continua e la continuità operativa dovrebbero essere sempre il tuo obiettivo.

La fase hypercare

Dopo il go-live, l'obiettivo è garantire che il nuovo sistema ERP funzioni correttamente. Ciò significa verificare che il team di progetto, il team di supporto del partner e il team IT interno collaborino per la stabilità del sistema. Perfetto, ma assicurati di gestire le aspettative del resto dell'azienda: non sarà sempre così. 
In seguito, il team di progetto cederà il passo al team di supporto che, di solito, a prescindere dalla sua composizione, è un mix di personale di supporto del partner e dell'helpdesk interno. Quindi il team si assottiglia, con la probabilità che si allunghino i tempi di attesa per le risposte. Quindi organizzati per tempo e comunica in modo chiaro con tutta l'azienda!

I diversi stili di supporto ERP

I partner ERP possono offrire diversi tipi di supporto, tienilo presente durante il processo di selezione. In base alla tua divisione IT e/o alla competenza interna, potresti aver bisogno di:

• Disponibilità: il tuo ERP non dorme mai, specialmente se la tua azienda è attiva in diversi Paesi e fusi orari. Accertati che il tuo partner ERP offra supporto 24/7 per avere sempre accesso all'esperienza e all’aiuto di cui hai bisogno.
  
  
• Continuità operativa: Il tuo ERP deve essere affidabile, ma possono capitare degli incidenti. L'importante è essere organizzati per risolverli rapidamente ed eliminare o ridurre al minimo l'impatto sull'attività. Il tuo partner offre service level agreements con capacità di risoluzione rapide? Il supporto giusto ti offre la tranquillità che meriti.
  
  
• Ottimizzazione continua: non vuoi solo salvaguardare la tua azienda, vuoi migliorarla! I mercati sono in continua trasformazione ed emergono nuove sfide e opportunità. Inoltre, applicazioni in cloud vengono continuamente ottimizzate e arricchite con nuovi aggiornamenti. Essere in grado di adattarsi rapidamente e fornire una risposta può offrire un vantaggio competitivo. Sfrutta il tuo ERP e cogli nuove opportunità di business!
  
  
• Formazione per il tuo helpdesk interno: in teoria, il personale addetto all'helpdesk interno ha partecipato da vicino al progetto ERP. Tuttavia, potrebbe essere necessario un certo supporto (tecnico) iniziale da parte del tuo partner. Grazie al supporto del tuo partner ERP, il personale dell'helpdesk interno avrà modo di prendere dimestichezza con le nuove mansioni. Ciò a sua volta migliorerà il livello di supporto che l'helpdesk può fornire agli utenti finali del tuo nuovo sistema ERP. Oppure, puoi scegliere di esternalizzare completamente anche l'helpdesk al tuo partner.

Come mi posso preparare al supporto ERP?

Hai l'impressione che l'implementazione ERP sia solo la punta dell'iceberg e di aver fatto il passo più lungo della gamba? Tranquillo: ci sono alcuni passi che puoi intraprendere per preparare la tua azienda alla messa in servizio e alla corrispondente fase di supporto ERP.

• Pensa al supporto quando selezioni il tuo team ERP: La preparazione al supporto ERP inizia dal primo giorno del tuo progetto ERP. Ad esempio quando selezioni i key user: idealmente, puoi trovare persone disponibili anche a far parte del tuo helpdesk dopo il go-live. In questo modo, potranno supportare i loro colleghi, sviluppando così anche la conoscenza interna del sistema ERP.

Ecco come comporre il team ERP per il tuo progetto

• Considera l'impatto del supporto sul tuo programma e sul budget: L'ERP come strategia abbinata all'ottimizzazione continua offre una prospettiva diversa sull'ERP e sul budget destinato al supporto. Il punto di equilibrio si sposta: i tuoi costi iniziali di implementazione saranno inferiori, mentre la fase di "supporto", che copre anche l'ottimizzazione continua, sarà superiore. Oltre al supporto, copre anche l'aggiunta di nuove funzionalità e processi strettamente connessi alle esigenze aziendali, che a loro volta impattano nuovamente sull'impegno per il supporto. Infine, c'è un riorientamento della spesa, che risulta più ripartita nel tempo.

Parliamo del programma e del budget per l'ERP

• Pensa agli strumenti per il tuo ERP: Oltre al team ERP, si devono considerare con anticipo anche gli strumenti. Vuoi raccogliere in una posizione centralizzata tutti i dati relativi agli incidenti e assegnarli a persone specifiche. Idealmente, è possibile anche la comunicazione in modo che tutte le parti coinvolte possano verificare lo stato del loro ticket e di richiesta di supporto. E ovviamente, vorrai registrare tutte le informazioni acquisite sul nuovo ERP e renderle disponibili in modo centralizzato per ogni riferimento futuro. Se inizi a lavorarci solo dopo il go-live, farai fatica ad avere tutto pronto nel modo corretto. Perciò, assicurati di predisporre tutto correttamente durante l'implementazione.
  
  In caso di ottimizzazione continua, il tuo sistema ERP sarà aggiornato regolarmente. Considera l'utilizzo di automatizzazione dei test per diminuire il carico di lavoro durante questi aggiornamenti. In linea di principio, puoi configurare ed eseguire l'automazione dei test anche durante l'implementazione.
  
  

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