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Governare la PEC. Velocità, tracciabilità e controllo sul processo.

PecManager aiuta aziende ed enti pubblici a centralizzare la gestione delle comunicazioni, ridurre attività manuali e governare in modo più ordinato, collaborativo e tracciabile PEC ed e-mail.

Pensata per chi lavora le comunicazioni ogni giorno e per chi deve garantirne controllo, continuità e responsabilità.

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Le tue sfide

La gestione tradizionale della PEC espone a inefficienze e rischi

Quando la PEC viene gestita come semplice posta, diventa difficile controllare attività, tempi, responsabilità e priorità legate a comunicazioni che spesso hanno valore legale o impatto diretto sui processi.

Messaggi non gestiti tempestivamente

Le comunicazioni in ingresso possono restare ferme, essere dimenticate o non essere gestite con la rapidità necessaria.

Caselle condivise senza regole chiare

La gestione condivisa genera confusione sullo stato dei messaggi e rende difficile ricostruire chi deve rispondere e quando.

Smistamento manuale e passaggi ripetitivi

Instradare a mano le comunicazioni verso gli uffici competenti richiede tempo, aumenta il carico operativo e moltiplica errori e rilavorazioni.

Poca visibilità sullo stato del processo

Senza un presidio strutturato diventa più difficile capire cosa è in lavorazione, cosa è fermo e dove si stanno creando ritardi o colli di bottiglia.

Non conformità e danni reputazionali

Quando una comunicazione a valore legale non viene presidiata correttamente, aumentano i rischi legati a tempi di risposta, obblighi di gestione e impatti reputazionali.

Controllo limitato sulle comunicazioni in uscita

Se la comunicazione in uscita richiede più di un'approvazione, la mancanza di un controllo strutturato prima dell'invio espone a risposte non validate e a responsabilità formali poco tracciabili.

PecManager trasforma la gestione PEC in un processo organizzato

Con PecManager la PEC non resta una comunicazione isolata nella casella di posta, ma diventa un’attività governata: viene indirizzata, assegnata, lavorata e monitorata secondo regole chiare, con visibilità sullo stato e responsabilità chiare.

Benefici concreti per ogni livello dell’organizzazione

Per chi lavora le comunicazioni

Più ordine nel lavoro quotidiano

Le attività da gestire diventano facili da individuare, assegnare e riprendere. Questo aiuta a ridurre i passaggi manuali, limitare le dimenticanze e lavorare in un ambiente ordinato.

Per chi coordina il processo

Più visibilità su stato, tempi e criticità

Responsabili e figure di coordinamento possono seguire l’avanzamento delle lavorazioni, monitorare tempi e anomalie e intervenire rapidamente sulle situazioni che richiedono attenzione.

Per la direzione

Più controllo e governabilità

Ruoli, approvazioni, tracciabilità delle attività e gestione ordinata delle comunicazioni aiutano l’organizzazione a presidiare meglio processi, responsabilità e continuità operativa.

Siamo riusciti ad efficientare tutta la fase di smistamento delle PEC, superando i limiti del passato che richiedevano alle Segreterie di Direzione di gestire singolarmente tutte le comunicazioni ricevute.

Tiziana Lorefice

Responsabile Digital Solutions, Gruppo CAP

Leggi il case study

Le funzionalità che supportano una gestione governata

Centralizzazione delle caselle

Funzionalità core

Gestisci diverse caselle PEC ed e-mail in un’unica interfaccia, con una visione ordinata delle comunicazioni.

Smistamento e ricongiungimento automatico

Funzionalità core

I messaggi vengono instradati automaticamente verso utenti e uffici competenti rendendo chiara ed immediata la presa in carico, le notifiche di avvenuta consegna e ricezione vengono ricongiunte in automatico alla PEC in uscita.

Workflow di approvazione

Funzionalità core

Supporta flussi di approvazione sulle comunicazioni in uscita, coerentemente con i livelli autorizzativi dell’organizzazione.

Ruoli, permessi e visibilità

Funzionalità core

Definisci accessi, responsabilità e perimetri di visibilità in base ai ruoli.

Alert, notifiche ed escalation

Funzionalità core

Ricevi notifiche automatiche su attività da gestire, tempi critici, assegnazioni e anomalie.

Monitoraggio e tracciabilità

Funzionalità core

Controlla lo stato delle comunicazioni, i tempi di lavorazione e le attività svolte, con maggiore continuità nel presidio del processo.

Firma digitale con provider certificati

Servizi integrati

Integra servizi di firma digitale tramite provider certificati, per supportare la gestione delle comunicazioni in uscita con meno passaggi manuali.

Conservazione digitale con provider certificati

Servizi integrati

Integra servizi di conservazione digitale tramite provider certificati, per rafforzare il valore legale delle comunicazioni nel tempo.

AI per smistamento, classificazione ed estrazione dati

Funzionalità AI opzionali

PecManager può essere potenziato con moduli AI opzionali per supportare smistamento automatico avanzato, classificazione dei documenti allegati ed estrazione dati dagli allegati per avviare specifici processi.

Un flusso chiaro: dalla ricezione della comunicazione all’archiviazione

Una soluzione pronta all’uso nell’ecosistema wemAInd

PecManager è una soluzione verticale basata su wemAInd, la piattaforma SaaS progettata per aiutare aziende e pubbliche amministrazioni a digitalizzare documenti e processi, automatizzare attività operative e adattarsi ai modelli organizzativi del cliente.

01 Configurabile

Si adatta a ruoli, regole e flussi operativi dell’organizzazione.

02 Integrabile

Può dialogare con sistemi e servizi esterni tramite integrazioni e connettori.

03 Orientata ai processi

Aiuta a gestire le comunicazioni non come elementi isolati, ma come parte di un flusso organizzato.

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Parliamo

Ordine, controllo e meno dispersione nella gestione delle PEC

Richiedi una demo e scopri come PecManager può aiutarti a centralizzare le comunicazioni e governare il processo in modo più chiaro ed efficace.

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Centralizzazione delle caselle

Smistamento e ricongiungimento automatico

Workflow di approvazione

Ruoli, permessi e visibilità

Alert, notifiche ed escalation

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