In de wereld van vandaag speelt data een steeds grotere rol. Om de workflows van afdelingen die data produceren efficiënt te laten verlopen, is het belangrijk om de beruchte datasilo’s te vermijden. Data-integratie is hierbij een belangrijke schakel. Maar hoe bepaalt u de juiste integratiestrategie? Kunt u gewoon een tool kiezen en ermee aan de slag gaan? Veel bedrijven kiezen hiervoor, maar misschien is dit niet de beste aanpak.
Waarom is data-integratie cruciaal voor uw bedrijf?
Als uw medewerkers verschillende softwaresystemen (bijvoorbeeld uw CRM- en ERP-systeem) onafhankelijk van elkaar gebruiken, switchen ze waarschijnlijk voortdurend tussen beide systemen en verzamelen ze zo alle informatie die ze nodig hebben om hun werk te doen.
Als u eerst klantgegevens moet opzoeken in het CRM-systeem en vervolgens productinformatie en de actuele prijs in het ERP-systeem om een offerte te kunnen opstellen, gaat er veel tijd en geld verloren. En dan bent u nog niet eens echt begonnen.
Door data te delen tussen uw bedrijfsapplicaties maakt u alle relevante data zichtbaar voor uw gebruikers. Dit biedt bruikbare inzichten op basis van gedeelde data overheen verschillende applicaties. Uw bedrijfsprocessen worden efficiënter, de kans op fouten wordt kleiner en uw klanten worden sneller en beter bediend. En dat heeft een direct effect op uw nettoresultaat.
Betekent dit dat u altijd voor een volledige integratie moet kiezen? Zeker niet. Als alternatief kunt u data bijvoorbeeld ook delen door ze te visualiseren en zo een goed resultaat bereiken.
Waar beginnen?
Hoe kiest u de beste strategie voor data-integratie (of -visualisatie) voor uw bedrijf zonder dat de kosten uit de hand lopen? En hoe zorgt u ervoor dat het een stabiele, flexibele en veilige oplossing word? Het kan nuttig zijn om eerst een stapje terug te doen. Op die manier kunt u uw processen, services, applicaties en data in kaart brengen om een duidelijk beeld te krijgen van het ontwerp en de vereisten van uw ideale integratie.
Veel softwareontwikkelaars kiezen ervoor om integraties zoveel mogelijk te standaardiseren. Dit kan interessant zijn, maar hiervoor moeten uw applicaties vaak ook een standaard setup gebruiken.
Dankzij de opkomst van cloudinfrastructuur en -services hoeven integraties op maat echter niet noodzakelijk tot hoge kosten te leiden. Als u uw bedrijfsprocessen proactief benadert en de data binnen uw bedrijf gebruikt om automatisch de beste volgende stap te plannen (bijvoorbeeld een e-mail laten verzenden, een verlenging of een nabestelling), heeft u geen complexe data-integraties nodig.
Een standaard integratietool is alleen geschikt als uw bedrijfsprocessen en ERP- en CRM-systemen ook standaard zijn. De kosten lopen snel op als u een oplossing moet aanpassen aan uw behoeften.
Stap 1: Breng de datastromen in kaart
Breng eerst in kaart hoe en wanneer data door uw applicaties en bedrijfsprocessen stromen. Bepaal welke data u van elk systeem nodig hebt en waarom u die nodig hebt voor operationele processen.
Stap 2: Bepaal de vereisten voor de integratie
Bepaal hoeveel data er tussen de systemen moet worden uitgewisseld. Hebben al uw systemen real-time en volledige toegang nodig tot alle data? Moet u deze data op meerdere platforms kunnen beheren, bewerken en updaten? In veel gevallen is datavisualisatie - via een dashboard om bijvoorbeeld ERP- of CRM-data te raadplegen - al voldoende.
Wanneer uw marketingteam een geautomatiseerde e-mailflow instelt die van start gaat wanneer nieuwe klanten in het ERP-systeem worden ingevoerd, hoeven ze waarschijnlijk niet de adres- of financiële gegevens van de klant in het CRM-systeem aan te passen. Het is eigenlijk ook beter dat ze dit niet doen, omdat het kan leiden tot tegenstrijdige factureringsgegevens in het ERP-systeem.
Als de integratievereisten van begin af aan duidelijk zijn, is de integratiestrategie minder complex. Waarom zou u alles integreren als dat niet nodig is om uw bedrijfsvoering volledig te ondersteunen? Door de integratie te beperken tot wat u echt nodig heeft, kunt u de moeilijkheden omzeilen die zich kunnen voordoen bij het samenvoegen van data uit applicaties die werken op verschillende architecturen.
2 datavalkuilen om te vermijden
- Verschillende datamodellen: het kan een uitdaging zijn om twee systemen samen te voegen die data van verwerken en opslaan volgens verschillende datamodellen. Bijvoorbeeld: als klantgegevens in het ERP-systeem in 10 velden worden opgeslagen, is een uitgebreide mapping nodig om deze data af te stemmen op een CRM-systeem dat deze data in 5 velden bewaart.
- Ongestructureerde data: wanneer informatie handmatig in databases wordt ingevoerd, kunnen inconsistenties (zoals spelfouten of verschillen in opmaak en naamgeving) de integratie vertragen of zelfs onmogelijk maken.
Veel bedrijven slaan stap 1 en 2 echter over. Ze kiezen een data-integratietool, bij voorkeur een die zo standaard mogelijk is, en beginnen meteen met grootschalige integraties. Helaas leidt de keuze voor een standaard tool vaak tot de problemen die we eerder opnoemden, waardoor veel bedrijfseigenaren denken dat data-integratie onstabiel en onbetrouwbaar is. Maar in veel gevallen hebben ze gewoon niet de juiste tool gekozen voor hun project.
Een standaard integratietool is alleen geschikt als uw bedrijfsprocessen en ERP- en CRM-systemen ook standaard zijn. De kosten lopen snel op als u een standaardtool probeert aan te passen aan complexe eisen.
Stap 3: Kies zorgvuldig de juiste integratietool
ETL tools
Als u een standaard integratie wilt uitvoeren tussen twee standaard softwaresystemen, is het natuurlijk prima om op standaard ETL-tools te vertrouwen.
ETL: extraheren, transformeren, laden
Een ETL-tool integreert data uit meerdere applicaties in drie fasen:
- Extraheren: de tool extraheert data uit het bronsysteem.
- Transformeren: de tool zet de geëxtraheerde gegevens om in een formaat dat geschikt is voor het doelsysteem door een reeks regels of functies toe te passen die de eerder vermelde samenvoegingsproblemen (zouden moeten) oplossen.
- Laden: de nieuwe data wordt in het doelsysteem geladen.
Wanneer uw integratie afwijkt van dit standaardscenario, loopt u al snel tegen de beperkingen van deze tools aan. Het kan moeilijk zijn om de precieze oorzaken van problemen te achterhalen, zeker als u geen technische kennis heeft van computers.
Bovendien vormen deze integratietools vaak hechte verbindingen tussen twee systemen via een end-to-end architectuur. Dit betekent dat als er iets misgaat op platform A, er problemen ontstaan in het hele systeem omdat platform B hier volledig afhankelijk van is.
Enterprise service bus
U kunt deze uitdaging omzeilen door te kiezen voor een Enterprise Service Bus voor de integratie. In plaats van elke applicatie rechtstreeks met een andere te integreren, fungeert een ESB als een tussenstation dat de benodigde data op aanvraag naar de relevante applicaties stuurt. Deze integratiemethode is volledig geautomatiseerd: de foutlogbestanden en probleemoplossing zijn zo betrouwbaar dat gebruikers geen technische vaardigheden nodig hebben om ermee te werken.
Deze software-architectuur is flexibel, maar systemen die er gebruik van maken, zoals Microsoft BizTalk, kunnen duur zijn. Licenties zijn prijzig, u heeft een adequate infrastructuur nodig en vaak moet u specialisten inhuren om het op te zetten. Voor kleinere bedrijven wegen de voordelen waarschijnlijk niet op tegen de kosten.
Microsoft Azure Integration Services
Azure Integration Services is een cloudgebaseerde integratieoplossing van Microsoft die een reeks functionaliteiten, waaronder een servicebus, combineert tot een complete integratieoplossing voor alle systemen die op locatie en in de cloud draaien.
Als u op zoek bent naar een meer betaalbare integratiemethode die u gemakkelijk kunt afstemmen op uw behoeften, is Azure misschien iets voor u. In tegenstelling tot de meer traditionele integratiesoftware, kiest en betaalt u alleen voor de Azure-cloudservices die u nodig heeft.
Alle services zijn met één muisklik beschikbaar zijn, waardoor integratiefouten vrijwel onmogelijk zijn.
Conclusie: definieer uw behoeften voordat u een tool kiest
Welke integratietool het beste werkt voor uw bedrijf, hangt af van verschillende zaken; de data die u wilt uitwisselen tussen uw systemen, of u die data moet raadplegen of gebruiken om processen te beheren en wanneer de data beschikbaar moet zijn - in realtime of niet.
Zodra u een duidelijk beeld heeft van wat u met uw data doet, kunt u de beschikbare integratietools gaan bekijken en een weloverwogen beslissing nemen. Neem de tijd om uw huiswerk te maken. Ga er niet van uit dat een standaardtool de voordeligste oplossing is. Vaak zijn er immers aanpassingen nodig die de kosten hoog doen oplopen.