Use case: Hoe je de orderverwerking kunt automatiseren met Cegeka Field Sales App

Tijdens een winkelcontrole vullen verkoopvertegenwoordigers producten aan die uit voorraad zijn. Dit kan op verschillende manieren gebeuren, waaronder een standaard bestelling, een ex-car levering of een transferorder. Cegeka Field Sales App helpt verkoopvertegenwoordigers efficiënt orders op te nemen en automatisch te verwerken, zodat ze zich geen zorgen meer hoeven te maken over handmatige administratie en zich kunnen concentreren op wat het belangrijkst is: verkopen.

De uitdaging 

Producten die uit voorraad zijn, kunnen op verschillende manieren worden aangevuld:

• Standaard bestelling: de verkoopvertegenwoordiger registreert de bestelling en het product wordt aangevuld tijdens een geplande leveringsronde. Dit betekent dat het in de tussentijd niet verkocht kan worden.
• Transferbestelling: de verkoopvertegenwoordiger registreert de bestelling, maar een derde partij verzorgt de levering.
• Ex-car levering: de verkoopvertegenwoordiger levert een beperkt aantal items rechtstreeks vanuit zijn auto. Dit is vooral handig als het product deel uitmaakt van een tijdelijke promotie of marketingcampagne.

Daarna moet de verkoopvertegenwoordiger een ontvangstbewijs maken en naar de juiste partijen sturen. Maar het manueel afhandelen van administratie kan erg tijdrovend zijn. Hoe neem en verwerk je bestellingen zo efficiënt mogelijk? Met Cegeka Field Sales App, natuurlijk.

De aanpak 

Cegeka Field Sales App ondersteunt verkoopvertegenwoordigers bij het efficiënt opnemen van bestellingen. Zo werkt het:

• In de app kies het type bestelling en maak een nieuwe mand aan.

• Selecteer het juiste product en de juiste eenheid. Cegeka Field Sales App geeft suggesties welke producten en eenheden beschikbaar zijn en geeft aan of je extraatjes kunt toevoegen.

• De winkelmanager kan de bestelling handmatig ondertekenen in de app zodat deze op het ontvangstbewijs verschijnt.

Zodra je de bestelling bevestigt en je afspraak afsluit, neemt de app automatisch alle administratieve taken op zich:

• Cegeka Field Sales App stuurt een ontvangstbewijs naar de winkelmanager en jouw boekhoudteam, zodat zij een factuur kunnen opstellen en de levering kunnen opvolgen.
• Met het IDoc-formaat kun je het volledige proces van bestelling tot levering volledig automatiseren. Jouw ERP registreert automatisch de bestelling en stuurt deze door naar het magazijn - zonder menselijke interactie vereist. Daar bereidt een operator de bestelling voor op levering.
• Bij een transferbestelling kunt u het ontvangstbewijs doorsturen naar de externe leverancier. Om de samenwerking nog vlotter te laten verlopen, kunt u de namen van producten en verkooppunten in uw ERP afstemmen op die in het systeem van de leverancier.

Met Cegeka Field Sales App neemt het de volledige administratieve stroom over, zodat je naar je volgende afspraak kunt vertrekken - of aan het einde van de dag naar huis kunt gaan zonder overuren te hoeven maken.

De resultaten

Dankzij Cegeka Field Sales App is het opnemen en verwerken van bestellingen nog nooit zo eenvoudig geweest. De app:

• Biedt een duidelijk overzicht van alle beschikbare producten en eenheden.

• Verwerkt automatisch de bestelling en alle administratieve taken.

• Maakt tijd vrij voor verkoopvertegenwoordigers om meer bezoeken af te leggen en meer te verkopen.