Waarom middelgrote IT-teams vastlopen, en wat een gestandaardiseerd werkplekmodel verandert

De meeste middelgrote organisaties zijn in de afgelopen jaren organisch gegroeid. Nieuwe medewerkers kwamen erbij, er werden laptops besteld wanneer nodig, applicaties werden toegevoegd “voorlopig”, en beleid werd telkens bijgewerkt, maar bijna nooit integraal herzien.  

Het resultaat?
Een patchwork van devices, beheertools, policies en uitzonderingen.

De gevolgen zijn duidelijk:  

• Geen centraal inzicht in device-gezondheid, licenties en lifecycle 
• Gebrekkige naleving van securityinstellingen 
• Niet-gemanagede apparaten die onder de radar blijven 
• Onvoorspelbare kosten door losse aankopen en versnipperde contracten

Zonder consistente standaardisatie ontbreekt het fundament om de werkplek effectief te beheren, laat staan te beveiligen. Voor IT-teams voelt dit vaak alsof ze moeten sturen zonder dashboard: je vliegt, maar je weet niet exact hoe je koers, brandstof of systeemstatus ervoor staan.  

En juist dat gebrek aan inzicht vormt de basis voor het volgende probleem: organisaties blijven afhankelijk van manuele, tijdrovende processen.  

Manuele processen en een gebrek aan automatisatie 

Veel middelgrote organisaties werken nog steeds met tijdrovende, foutgevoelige processen:  

• Laptops worden handmatig geïnstalleerd 
• Applicaties worden één-voor-één toegevoegd 
• Policies worden niet uniform uitgerold 
• Onboarding duurt dagen in plaats van uren 

En minstens zo belangrijk: veel IT-teams besteden veel tijd aan reactief werk. Ze moeten incidenten oplossen, configuratiefouten herstellen, vergeten updates door te duwen of vragen te beantwoorden die eigenlijk geautomatiseerd hadden kunnen worden.  

Automatisatie is allang geen “nice to have” meer, het is een voorwaarde om werkplekken betrouwbaar, voorspelbaar en schaalbaar te houden. Zonder Autopilot-deployment, gestandaardiseerde BIOS-instellingen, asset tagging en lifecycleprocessen blijft elke werkplek een maatwerkproject. En dat is precies waarom IT-teams continu het gevoel hebben dat ze achter de feiten aanlopen.  

Maar waar manuele processen blijven bestaan, ontstaan niet alleen inefficiënties — er ontstaan ook echte risico’s.  

Security en compliance-exposure door versnippering 

In een wereld van NIS2, GDPR, DORA en strengere verwachtingen rondom databeveiliging, wordt security steeds minder een keuze en steeds meer een harde voorwaarde. Maar door de versnipperde staat van veel werkplek lagen, denk aan applicaties, rights management, policies, hardware en identity, ontstaan gaten die moeilijk te dichten zijn. Een inconsistente baseline betekent dat de organisatie niet één werkplek heeft, maar tientallen varianten.  

Dat brengt risico’s met zich mee:  

• Ongepatchte systemen 
• Inconsistente securityconfiguraties 
• Onbekende applicaties die toegang vragen 
• Devices zonder encryptie 
• Gebrek aan monitoring en telemetrie 

En precies omdát middelgrote bedrijven vaak geen dedicated securityteams hebben, lopen ze meer risico’s dan grote ondernemingen. De aanvallers worden beter, maar veel organisaties blijven hangen in tools en processen die niet met dezelfde snelheid evolueren. 

Gebrek aan modern ITSM, CMDB en governance 

Middelgrote organisaties hebben over het algemeen geen moderne ITSM-processen (zoals een goed ingeregelde CMDB, change management of gestandaardiseerde intake-flows) waardoor werkplekbeheer een lappendeken wordt van ad-hoc-beslissingen.

Veel middensegmentorganisaties herkennen dit:    

• Geen volledig beeld van welke devices waar staan 
• Onzekerheid over eigenaarschap en lifecycle 
• Geen inzicht in welke updates wél of niet zijn uitgerold 
• Variaties in configuratie ontstaan zonder dat iemand exact weet waarom 

 Een modern werkplekplatform kan alleen bestaan met governance. Governance zorgt dat processen voorspelbaar worden, dat IT minder brandjes hoeft te blussen en dat incidentafhandeling verbetert. Zonder governance wordt elke nieuwe medewerker een project op zich.  

En zonder governance ontstaat nog een ander probleem: het ontbreekt aan inzicht in wat medewerkers dagelijks écht ervaren.  

Moeite met het meten van digitale ervaring en productiviteit 

Tickets zeggen niets over de echte werknemerservaring. Ze laten alleen zien wat een gebruiker meldt, niet wat hij of zij dagelijks ervaart.  

Zonder telemetrie, monitoring en inzichten in performance blijft de digitale ervaring een black box. En dat is problematisch, want problemen zoals:  

• langzame applicaties, 
• haperende verbindingen, 
• batterijproblemen, 
• prestatieverlies, 
• trage boottijden 

worden vaak niet gemeld, maar hebben wél een directe impact op de productiviteit en tevredenheid van medewerkers.  

De organisaties die wél inzicht hebben in DEX (Digital Employee Experience), zien dat vroege detectie van issues meer doet voor productiviteit dan welke tool of training dan ook.  

Hoe je de controle terugwint: van gefragmenteerd naar gestandaardiseerd 

De kern van het probleem is duidelijk: middelgrote organisaties werken te vaak met losse componenten die nooit zijn samengebracht in één uniform model.  

De oplossing begint bij:  

• standaardiseren van configuraties,  
• automatiseren van processen, 
• centraliseren van monitoring, 
• beheren van de volledige lifecycle, 
• verhogen van inzicht in ervaring, performance en risico’s. 

Maar dit lukt alleen wanneer technologie, processen, support en governance samenkomen in één geïntegreerde aanpak.  

De Cegeka Modern Workplace: terugwinnen van controle begint hier 

De Cegeka Modern Workplace is gebouwd op HP ProConnect, met vooraf geconfigureerde HPtoestellen en het HP Workforce Experience Platform (WXP) voor realtime inzichten in prestaties, stabiliteit en gebruik. Dankzij WXP kunnen issues proactief worden opgespoord en opgelost, nog vóór ze medewerkers raken.  

Cegeka voegt daar een volledige servicelaag aan toe, van personaopbouw en devicestandaardisatie tot installatie, support, monitoring, beveiliging, lifecyclebeheer en gecertificeerde endoflifeverwerking. Zo fungeert Cegeka als regisseur van de volledige werkplek, waarbij technologie, services en ervaring samenkomen in één geïntegreerd model dat wél werkt voor het middensegment. 

Met zes end-to-end stappen:

• Volledige controle over je devicefleet 
• Uniforme security en complianceinstellingen 
• Proactieve monitoring dankzij telemetrie (WXP) 
• Automatisch uitgerolde configuraties en applicaties 
• Voorspelbare maandelijkse kosten 
• Een consistente werkplekervaring die medewerkers productiever maakt 
• Een IT-team dat eindelijk lucht krijgt 

Het resultaat?
Rust, controle, voorspelbaarheid; én een digitale werkplek die klaar is voor groei.  

Wil je dieper ingaan op de businesscase, aanpak en voordelen van een gestandaardiseerde moderne werkplek? Neem dan contact met ons op.