Use case: Voer automatisch orders in Finance & Operations met Microsoft Power Platform

Elk jaar, als het oogstseizoen ten einde loopt, bezoeken boeren hun landbouwcoöperatie om hun gewassen te laten inspecteren. Hoe groter het aantal uitgevoerde inspecties, hoe hoger het aantal kwaliteitsorders dat de coöperatie moet genereren. Cegeka bouwde een gebruiksvriendelijke app waarmee medewerkers van landbouwcoöperaties automatisch kwaliteitsopdrachten kunnen invoeren in Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations.

Een korte uitleg over landbouwcoöperaties

Een landbouwcoöperatie fungeert als intermediair tussen boeren enerzijds en toeleveranciers en afnemers anderzijds. Haar rol is om de belangen van boeren te verdedigen en hen te helpen hun gewassen te verkopen en grondstoffen zoals brandstof en mest aan te kopen tegen de best mogelijke prijs.


Om de waarde van binnenkomende gewassen en hulpbronnen vast te stellen en te bepalen of deze aan alle gestelde normen voldoen, neemt de landbouwcoöperatie een monster en voert een kwaliteitsinspectie uit. Dit wordt vervolgens geregistreerd in hun database als een kwaliteitsopdracht. Voldoet het genomen monster aan alle gestelde eisen, dan is de gehele partij goedgekeurd.

De uitdaging

Onlangs hebben we Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations geïnstalleerd bij een van onze klanten, een Nederlandse landbouwcoöperatie. Omdat het handmatig invoeren van kwaliteitsorders in het ERP nogal tijdrovend is, hebben ze contact met ons opgenomen om een ​​oplossing voor hen te ontwikkelen die het invoerproces van kwaliteitsorders in Finance&Operations zou vereenvoudigen en versnellen.

De aanpak

We ontwikkelden niet één, maar twee canvas-apps met behulp van Microsoft Power Apps:

• De eerste app is voor gebruik door weegbrugmedewerkers. Wanneer een boer bij de weegbrug komt om zijn gewassen te laten keuren, moet hij zich eerst legitimeren door zijn voorraadkaart te scannen. Hierdoor kan de kwaliteitsopdracht direct aan de boer worden gekoppeld en kan de lijst met kwaliteitsopdrachten hierop worden gefilterd.
• De tweede app is een meer algemene app die wordt gebruikt voor alle andere kwaliteitscontroles (d.w.z. die niet aan de weegbrug plaatsvinden). In dit geval wordt de boer niet specifiek geïdentificeerd en daarom wordt zijn aanbodkaartinformatie niet opgenomen in de kwaliteitsorder.
  
  

In plaats van nieuwe kwaliteitsorders direct in het systeem in te voeren – waarvoor veel klikken en navigeren tussen tabbladen nodig was – kunnen alle medewerkers nu één of beide apps gebruiken om op een vereenvoudigde manier kwaliteitsorders aan te maken. Zodra de kwaliteitsorder in de app is aangemaakt, voert Microsoft Power Automate deze automatisch in F&O in.

De resultaten

Dankzij de apps gaat het invoeren van kwaliteitsopdrachten in het ERP nu veel sneller en eenvoudiger dan ooit tevoren. Bovendien wordt de gebruikerservaring aanzienlijk verbeterd, waarbij:

• Gebruikers krijgen een overzichtelijker overzicht van alle kwaliteitsorders.
• Gebruikers kunnen een filter gebruiken om de kwaliteitsorders van hun collega's te verbergen en alleen hun eigen orders weer te geven.
• Er extra functies zijn toegevoegd, zoals de mogelijkheid om extra regels en parameters aan te maken (bijvoorbeeld als een tweede inspectie nodig is) en feedback vanuit het systeem (bijvoorbeeld een melding als de ingevoerde waarde ongeldig is).