Select your location

Intern efficiënter samenwerken: een gestructureerde aanpak

Een centraal bestuur, regionale afdelingen, businessunits, lokale cellen enzovoort: tal van moderne ledenorganisaties drijven op een uitgestrekte poule aan medewerkers. Die leveren uitstekend werk, maar het uitwisselen van gegevens of samenwerken aan projecten is meestal andere koek. Voor wie daarbovenop nog eens vrijwilligers in de gelederen heeft, is de uitdaging extra pittig.

Eén centraal geautomatiseerd systeem …

Samenwerken vanop afstand, voor wijdvertakte organisaties is het een hele puzzel. Het bestuur heeft weinig zicht op lokale werving, events borrelen spontaan maar (te) lokaal op, iedereen heeft een ander zicht op het ‘ideale lid’ en facturatie – soms nog manueel – vergt een hoop werk. Wordt één persoon in dat radarwerk plots ziek, dan stokt de hele machine.

Een centraal ledenbeheersysteem is dan ook cruciaal. In de eerste plaats om inzicht te krijgen in uw leden, maar ook om uw werving eenduidiger te maken, centrale richtlijnen te beheren, meetings in te plannen en vlot boodschappen te verspreiden doorheen alle structuren.

… aangevuld met tools

Een ledenbeheersysteem op zich is geen gou¬den ticket naar een feilloze interne samenwerking. Afhankelijk van uw complexiteit en nood aan overleg kunnen deze tools ook van pas komen:

  • Documentbeheer: via een centraal beheerd systeem zoals SharePoint (Microsoft) kunt u bijvoorbeeld Office 365-groepen opzetten en zo makkelijk samen aan documenten werken.

  • Projectbeheer: ook om doorheen projectteams te werken, biedt SharePoint de ideale tools. Zo kunt u deadlines instellen, takenlijsten afwerken, documenten delen enzovoort.

  • Communicatie: groepen in Whatsapp, Skype of Slack bieden een efficiënt alternatief voor e-mail.

Medewerkers en vrijwilligers: enthousiasme gezocht

Elke tool staat of valt met consequent intern gebruik. Gebruiksvriendelijke en intuïtieve platformen zijn dus van vitaal belang. Toch zal u ook de nodige opleidingen en richtlijnen moeten voorzien. Bovendien moeten uw mensen enthousiast zijn over de nieuwe communicatiemiddelen. Duid daarom enkele ambassadeurs aan – bijvoorbeeld één trekker per afdeling – die anderen opleiden en sensibiliseren. Werkt u met vrijwilligers, dan kunt u eventueel een originele incentive voorzien.

New Call-to-action

Gerelateerde oplossingen

Blijf op de hoogte van nieuwe berichten.

Wil je op de hoogte blijven van nieuwe artikels? Schrijf je in en je ontvangt ze via mail.