Select your location
Austria

Austria

Czech Republic

Czech Republic

Germany

Germany

Italy

Italy

The Netherlands

The Netherlands

Romania

Romania

Migraties bij digitale werkplekken: hoe begin ik eraan?

3 niet-technische risico's waarmee u van begin af aan rekening moet houden

Bij projecten met digitale werkplekken moeten vaak migraties uit verouderde software worden uitgevoerd. Dit brengt een heleboel technische uitdagingen met zich mee die in een vroeg stadium moeten worden aangepakt, zoals de validatie en opschoning van de data, beveiliging en afhankelijkheden van bepaalde applicaties. Maar er is ook een andere kant aan het verhaal, die niets met technologie maar alles met mensen te maken heeft.

In deze blog willen we het hebben over drie culturele kwesties waarmee u vanaf het begin rekening moeten houden. Deze uitdagingen krijgen meestal minder aandacht dan de technische obstakels, maar zijn net zo cruciaal om uw digitale werkplekproject tot een goed einde te brengen.

Risico 1: Oude wijn in nieuwe zakken

Een nieuwe toepassing implementeren zonder de onderliggende processen te veranderen, is als de motor uit een oude auto halen, deze in een glimmende nieuwe carrosserie plaatsen en de snelweg eronder digitaliseren. U doet verlies wanneer u een nieuw systeem op de “oude manier” gebruikt, en dan hebben we het niet alleen over geld (hoewel dat er zeker ook deel van uitmaakt). De onwil, het onvermogen of de angst om moeilijke beslissingen te nemen over bedrijfsprocessen, Shadow IT of verouderde applicaties is hier vaak een onderliggende oorzaak.

Shadow IT en verouderde software kunnen nooit zomaar in één keer van tafel worden geveegd. Als u geen (beter) alternatief kunt bieden, zullen er altijd shadow apps blijven opduiken. Verouderde software maakt de zaak complexer. Soms moeten bestaande applicaties behouden blijven, om uiteenlopende redenen. Dit brengt uitdagingen met zich mee voor de integratie en het beheer. In andere gevallen moet bestaande software in de loop van de tijd geleidelijk worden uitgefaseerd, zowel technisch als financieel.

Dit betekent dat de "nieuwe" en de "oude" wereld gedurende een bepaalde of zelfs onbepaalde tijd naast elkaar moeten bestaan, met zo weinig mogelijk last voor de eindgebruiker.

Risico 2: Ervan uitgaan dat u de buy-in van het middenkader en IT hebt

Als we het hebben over buy-in, denken we meestal aan de C-suite en de eindgebruikers. Zonder hun medewerking, is het project immers gedoemd om te mislukken. De medewerking van het middenkader en/of IT wordt echter vaak over het hoofd gezien of als vanzelfsprekend beschouwd, omdat ze zich tussen deze twee groepen in situeren.

En dat is vreemd, want vaak zijn het deze mensen die zullen moeten beoordelen of het project al dan niet een succes is. Als het belangrijkste doel van een digitaal werkplekproject 20% meer efficiëntie is, zal het middenkader moeten bepalen of dat gelukt is. Daarom moeten de middle managers ook vertegenwoordigd zijn in de “bouwgroep”.

Bij IT is het belangrijk om voor ogen te houden dat elk project waarbij handmatige taken van de ene dag op de andere geautomatiseerd worden een defensieve reactie kan veroorzaken. De angst om de controle te verliezen en de behoefte om duidelijk aan te geven wat onder de bevoegdheid van IT valt, kunnen het project aanzienlijk vertragen en de tijdige oplevering van het project binnen het vastgelegde budget in het gedrang brengen. De IT-afdeling moet mee aan boord zijn en er volledig voor gaan. Dit kan bijvoorbeeld door te belichten welke andere, uitdagendere en interessantere projecten IT zal kunnen opstarten dankzij de extra tijd die het project hun zal geven.

Risico 3: De impact van operationele onderbrekingen onderschatten

Operationele onderbrekingen (zoals het niet kunnen verzenden van producten of het niet kunnen sluiten van de boeken) zijn vaak voorkomende valkuilen in IT-projecten en hebben verregaande gevolgen voor het eindresultaat. Daarom moet alles in het werk worden gesteld om deze onderbrekingen te beperken of te voorkomen. Dit kan bijvoorbeeld door te werken met een "pilotgroep" waarin u uw aanpak en roadmap kunt uitrollen en uitproberen.

De vraag die u zich moet stellen is: “Welke groep of afdeling is het meest geschikt om dienst te doen als pilotproject?” Het antwoord is niet per se de groep waar de behoefte aan verandering het meest tastbaar is, of de afdeling met de meeste problemen. De bereidheid om te veranderen is belangrijker dan de noodzaak om te veranderen. Dit zijn de kenmerken van een goede pilootgroep:

  • niet bedrijfskritisch
  • wil veranderen en is bereid te veranderen
  • heeft genoeg invloed binnen de organisatie
  • heeft een zekere zichtbaarheid binnen de organisatie
  • heeft voldoende ‘gewicht’ binnen de bedrijfsprocessen (niet noodzakelijk mensen).

Conclusie: De technische uitdagingen van een softwaremigratieproject krijgen meestal veel aandacht. Maar de mensen die ermee moeten werken zijn minstens zo belangrijk als de technologie. Als u vanaf het begin voldoende aandacht besteedt aan de culturele aspecten, zal dit de slaagkans van uw project ten goede komen.

Nog meer tips nodig? Download onze gratis handleiding voor beslissingnemers.

New call-to-action