Wat kost een inefficiënte financiële administratie je echt?

Proceskosten zijn lastig inzichtelijk te maken, omdat ze verspreid zijn over de organisatie. Er is geen factuur die zegt: dit betaal je voor je inefficiënte crediteurenadministratie. De kosten komen door handmatig werk doen dat een systeem beteren en sneller kan doen. Of in een maandafsluiting die te lang duurt. Of in herstelwerk na een fout die is ontstaan doordat data handmatig wordt overgeklopt tussen systemen.

De kosten zijn in iedere organisatie aanwezig, maar zelden zichtbaar als één post. Precies daardoor blijven ze onbesproken.

De kosten van alles handmatig doen

Een financieel dienstverlener met grote volumes aan polissen, abonnementen of ledenadministraties verwerkt maandelijks tienduizenden tot honderdduizenden transacties. Premies moeten worden afgeschreven, storno’s verwerkt en aanmaningen verstuurd. In een traditionele omgeving is dat een proces van meerdere weken, met meerdere medewerkers die parallel aan hetzelfde werken.

De tijdswinst die automatisering hier oplevert is aanzienlijk. Een verzekeraar die zijn incassocyclus terugbrengt van drie tot vier weken naar een of twee dagen, wint niet alleen aan capaciteit. Hij verbetert ook zijn cashpositie, verlaagt het risico op fouten en heeft eerder inzicht in welke polissen niet zijn afgeschreven en wat dat vraagt aan opvolging.

Wat dat in FTE’s betekent, verschilt per organisatie. Maar de mensen die nu de incassocyclus bewaken en handmatig corrigeren, kunnen hun tijd besteden aan werk dat meer oplevert. Een systeem neemt het routinewerk over.

De kosten van ‘even tussendoor doen’

Reconciliatie is het type werk dat vaak onderschat wordt. Het koppelen van bankafschriften aan openstaande posten kost bij grote volumes structureel veel tijd. Die tijd is zelden goed zichtbaar in de planning. Het is het werk dat ‘er even tussendoor’ moet, maar dat in de praktijk medewerkers urenlang bezighoudt aan het einde van de maand.

Een geautomatiseerd reconciliatieproces verwerkt diezelfde koppeling op basis van referenties, zonder handmatige tussenkomst. Wat overblijft, zijn de uitzonderingen. Denk aan betalingen die niet automatisch herkend worden. In de praktijk is dat een fractie van het totaal. De tijdsbesparing op maandbasis is direct merkbaar en het afsluitproces wordt aanzienlijk korter.

De kosten van wachten

In de crediteurenadministratie gaat veel tijd verloren aan het bewaken van goedkeuringsprocessen. Een factuur staat klaar, maar de goedkeurder reageert niet. Na drie dagen stuurt iemand een herinnering. Na een week escaleert het. Ondertussen verloopt de betalingstermijn en heeft dat consequenties voor de relatie met de leverancier. Of in sommige gevallen loop je eventuele kortingen mis die afhangen van tijdige betaling.

Maak je dit proces inzichtelijk, dan zie je doorgaans dat een handvol goedkeurders verantwoordelijk is voor het grootste deel van de vertraging. Een goed ingericht goedkeuringsproces signaleert vertraging automatisch, escaleert waar nodig en geeft je inzicht in waar het structureel vastloopt.

De directe kostenbesparing zit in minder herstelwerk. Je team besteedt minder tijd aan het bewaken van het proces en het versturen van herinneringen. De indirecte besparing zit in betere leveranciersrelaties.

De kosten van te laat weten

De duurste beslissing is vaak de beslissing die uitgesteld. Bijvoorbeeld omdat de informatie er nog niet is. Rapportages zijn pas een maand later beschikbaar en geven een beeld van een situatie die al vier weken oud is. Voor een CFO die wil sturen op actuele ontwikkelingen (cashflow, debiteuren, kostenafwijkingen) is dat te laat.

De kosten hiervan zijn moeilijk direct te kwantificeren, maar de impact is voelbaar. Je stelt beslissingen uit, stuurt te laat bij en je organisatie reageert op wat al gebeurd is in plaats van te anticiperen op wat eraan komt. Met geautomatiseerde rapportages, gevoed door realtime procesdata, kun je daar verandering in brengen.

Hoe bouw je de businesscase op?

Een goede businesscase voor procesoptimalisatie bestaat uit meerdere onderdelen die samen laten zien wat de huidige situatie kost en wat er te winnen valt. Begin eens met de processen waar de pijn het meest zichtbaar is in je organisatie. Hoeveel FTE zit er per maand in de incassocyclus? Hoeveel tijd kost de maandafsluiting? Hoe vaak worden betalingskortingen gemist door trage goedkeuring? Dat zijn vragen die intern te beantwoorden zijn, zonder externe benchmark.

Stel vervolgens een realistisch beeld op van wat automatisering oplevert. Pak een bandbreedte op basis van herkenbare situaties. Een incassocyclus die van vier weken naar twee dagen gaat, is niet onhaalbaar. Het is wat organisaties in de praktijk bereiken als het proces goed is ingericht. Een afsluitproces dat met de helft wordt ingekort, is ook mogelijk.

Zet tot slot de investeringskosten af tegen een realistisch tijdspad. Procesoptimalisatie levert niet op dag één resultaat. Maar wie de stap zet, ziet doorgaans binnen het eerste jaar merkbaar verschil in doorlooptijden en hoeveel capaciteit er vrijkomt.

Waar het uiteindelijk om gaat

Een geïntegreerde en geautomatiseerde financiële administratie levert je meer op dan tijdsbesparing. Je hebt eerder inzicht in je financiële positie, je kunt sneller bijsturen en je rapportages kloppen omdat de processen eronder kloppen. Dat is de echte waarde van procesoptimalisatie: betere informatie op het moment dat je die nodig hebt.

Microsoft Dynamics 365 for Finance biedt het fundament om die stap te zetten. Van geïntegreerde facturering en bankreconciliatie tot geautomatiseerd debiteurenbeheer en real-time rapportage: de functionaliteit is er. De vraag is wanneer je ermee start.

Wil je weten hoe je dit aanpakt in jouw organisatie?

In het ebook ‘Moderniseren in de financiële sector: van versnipperde processen naar één platform’ lees je hoe financiële dienstverleners de overstap maken naar een volledig geïntegreerde administratie en wat dat in de praktijk oplevert. Van de zeven pijlers van een toekomstbestendig ERP-landschap tot de stappen die je vandaag al kunt zetten.

Download het ebook | Plan een gesprek