De Carante Groep, een samenwerkingsverband van negen zelfstandige zorgorganisaties, zit midden in een ‘ontvlechtingsprocedure’; de negen organisaties van het verband gaan zelfstandig verder. Tegen de achtergrond van deze complexe transitie nam Cegeka het functioneel beheer van TOPdesk voor z’n rekening. “Deze samenwerking kan nog een verrassend staartje krijgen.”

Carante Groep heeft z’n hoofdkantoor in Sliedrecht, maar de negen aangesloten zorgorganisaties zijn actief door heel Nederland. Samen bieden ze zorg en ondersteuning aan ruim 18.000 cliënten, variërend van mensen met een verstandelijke en/of lichamelijke beperking tot de psychiatrie, (psycho)geriatrie, de jeugdhulpverlening en de welzijnssector.

Per 31 december 2022 houdt het samenwerkingsverband op te bestaan. Vanwege de verschillende wensen en behoeften op digitaliseringsvlak gaan de organisaties zelfstandig verder, waaronder  ASVZ, de organisatie waarmee het in 1967 allemaal begon. Maar het ‘ontvlechten’ van negen organisaties is niet zo eenvoudig, zeker niet op digitaal vlak in een tijd van krapte op de arbeidsmarkt.

Onrustige tijd

“We wisten dat er een onrustige tijd zat aan te komen”, vertelt Jantine Moret. Jantine is coördinator TOPdesk bij de Carante Groep en gaat na de transitie verder bij ASVZ.

In de aanloop naar de ontvlechting was er dringend behoefte aan functioneel TOPdesk-beheerders. Carante Groep deed hiervoor een beroep op Cegeka. De aanvankelijke opdracht was duidelijk: houd de TOPdesk-omgeving draaiende tot de transitie voltooid is. Daarbij zou Cegeka ook ondersteuning bieden op datagebied om de ontvlechting van de organisaties te vergemakkelijken.

“TOPdesk is voor ons een belangrijke applicatie. Hierin registreren wij wijzigingen, meldingen en operationele activiteiten. We hadden daar de afgelopen jaren veel tijd en aandacht in gestoken, en voor een correcte afwikkeling van de transitie is het cruciaal dat TOPdesk goed blijft draaien.”

Betrouwbare IT-partner

De keuze voor Cegeka was niet moeilijk, vertelt Jantine. “Cegeka stond met 1-0 voor, omdat we eerder met ze hadden samengewerkt. Dat beviel goed. Ze kennen de complexiteit van onze organisatie en zijn bovenal betrouwbaar. Dat zou vanzelfsprekend moeten zijn, maar is dat niet.”

Carante Groep profiteert niet alleen van de garantie van continue bezetting van de TOPdesk-beheerdersfunctie – Cegeka heeft hiervoor in totaal zestien engineers beschikbaar – maar meer nog van de kennis en ervaring: Cegeka mag zich sinds kort officieel TOPdesk Partner noemen.

Data verzamelen met TOPdesk

De specialisten van Cegeka zijn begonnen met het elimineren van structurele foutmeldingen in TOPdesk. Dit leverde een aanzienlijke verbetering op van de doorlooptijd van processen.

“Die data is belangrijk voor onze organisatie en voor de transitie. We gebruiken het dashboard in onze maandelijkse evaluaties met de organisaties. We zien wat de doorlooptijd is en kunnen aan de hand van harde data in gesprek. Zo blijven we investeren aan de kwaliteit van onze dienstverlening.”

Een nieuw begin

Ook met het oog op de toekomst, want het einde van Carante Groep betekent óók een nieuw begin. “Met ASVZ gaan we door met TOPdesk. We hebben allerlei uitbreidingen van functionaliteiten op het oog. Ook willen we, samen met Cegeka, onze selfservice portal verder optimaliseren.”

Automatiseren, dat is de toekomst. Van de zorg én van Carante Groep/ASVZ. “Er liggen nog zoveel mogelijkheden om data uit te lezen en te koppelen. We werken nu aan een plan van eisen. Cegeka heeft daarin ook een rol, dus de samenwerking krijgt een mooi staartje.”