Cegeka helpt Gom met gecontroleerde en succesvolle HR-datamigratie

Toen schoonmaakbedrijf Gom de overstap maakte van SAP ECC naar nieuwe HR- en planningssystemen, bleek de datamigratie lastiger dan verwacht. Een eerder traject liep vast en zorgde voor vertraging en onzekerheid. Met Cegeka als partner kwam het project weer op koers en werd de migratie alsnog succesvol afgerond.

Gom is in België een toonaangevende speler in professionele schoonmaakdiensten. Het bedrijf telt meer dan tweeduizend medewerkers en is actief bij klanten in uiteenlopende sectoren, van kantoren en logistiek tot industrie en leisure. Gom is onderdeel van Facilicom, een van de grootste facilitaire dienstverleners in België en Nederland.

Complexe HR-structuur vraagt om zorgvuldige migratie

Gom werkte op IT-gebied al jaren met SAP ECC. Maar omdat SAP aankondigde te stoppen met de ondersteuning van SAP ECC, wilde Gom overstappen naar nieuwe oplossingen voor HR, planning en verloning. De keuze viel op een combinatie van SD Worx en Ortec.

“Voor ons was dit hét moment om een stap vooruit te zetten”, vertelt HR-directeur Thierry Vermeire van Facilicom België. “We wilden niet alleen vervangen wat we hadden, maar ook zorgen voor een toekomstbestendige omgeving. Meer automatisering, betere compliance en systemen die ons de komende tien jaar vooruithelpen.”

Maar deze overstap bracht ook complexiteit met zich mee. Gom werkt met een groot en dynamisch personeelsbestand, waarin medewerkers vaak meerdere contracten hebben en op verschillende locaties actief zijn.

“Een medewerker werkt soms voor vier of vijf klanten tegelijk”, legt Thierry uit. “Uren, contracten en locaties lopen continu door elkaar. Die complexiteit zat volledig verweven in onze data.”

Vastgelopen traject zet project onder druk

De datamigratie werd eerst opgepakt met een andere partij. Maar dat traject leverde geen resultaat op. “Het lukte ze niet. Na een jaar waren we eigenlijk terug bij af”, zegt financieel directeur Fabrizio Santoro. “Ondertussen liep de druk op, want de rest van het project ging wel door.”

Het vertraagde datamigratietraject had grote impact op de organisatie. De focus verschoof binnen Gom steeds meer naar het oplossen van deze dataproblemen, in plaats van het realiseren van de bredere transformatie.

“Ons project werd op een gegeven moment bijna volledig een datamigratieproject”, aldus Thierry. “Terwijl je juist bezig wilt zijn met de toekomst van je organisatie. Dat raakten we een beetje kwijt.”

Snelle analyse brengt duidelijkheid en richting

Om het tij te keren schakelde Gom Cegeka in, met een duidelijke vraag: kijk naar het vastgelopen traject en bepaal hoe we weer vooruit kunnen. Wat volgde was een korte maar grondige analysefase.

“Cegeka keek eerst naar wat de vorige partij had gedaan en wat daarvan nog bruikbaar was”, vertelt Thierry. “Ze brachten snel in kaart wat er speelde, wat werkte en wat niet, en wat er nodig was om het wél goed te doen. Dat gaf meteen duidelijkheid.”

“Veel partijen zeggen in zo’n situatie: we beginnen helemaal opnieuw”, vult Fabrizio aan. “Maar Cegeka keek juist naar wat er al was en hoe ze daarop konden voortbouwen. Dat is pragmatisch én efficiënt. Na een jaar vertraging konden we nu laten zien: er ligt een plan, dit is haalbaar en we gaan vooruit. Dat was cruciaal. Voor de voortgang, maar zeker ook voor het draagvlak binnen de organisatie.”

Na de analyse startte Cegeka met de uitvoering, volgens een gestandaardiseerde en bewezen datamigratieaanpak. Die bestaat uit vijf fasen: analyse, configuratie, voorbereiding, migratie en decharge.

“Wat ons vooral opviel, was de gestructureerde werkwijze van Cegeka”, zegt Thierry. “Elke stap was helder afgebakend. Je weet waar je zit in het proces en wat er nog komt. Dat zorgt voor rust en controle.”

Die controle was precies wat eerder ontbrak. “Datamigratie draait om zekerheid”, legt Fabrizio uit. “Je wilt niet blijven twijfelen of data klopt. Met deze aanpak wisten we: dit is getest, dit is gevalideerd, dit klopt.”

Smart Data Suite als versneller

Een belangrijke rol in het project speelde de Smart Software Suite van Cegeka. Deze tooling maakt het mogelijk om data gecontroleerd en geautomatiseerd te migreren van bron- naar doelsystemen.

De tooling automatiseert het grootste deel van het proces, wat fouten minimaliseert en herhaalbaarheid garandeert. “Je moet de tooling goed inrichten, dat kost tijd. Daar staken we met Cegeka ook veel tijd en energie in. Maar als het eenmaal goed staat en getest is, weet je: de volgende run gaat ook goed. Dat geeft enorm veel vertrouwen."

Juist die controleerbaarheid maakt het verschil, aldus Thierry. “Je weet precies wat er met je data gebeurt. Van het inlezen tot het transformeren en uiteindelijk het opleveren richting SD Worx en Ortec. Dankzij de aanpak en tooling konden we uiteindelijk snel stappen maken.”

Van beperkingen naar nieuwe mogelijkheden

Uiteindelijk migreerde Gom de HR-gegevens van 2.773 medewerkers en 374 inleners succesvol van SAP ECC naar de nieuwe systemen. Daarbij verbeterde de datakwaliteit aantoonbaar. “Waar we eerder tegen beperkingen aanliepen, hebben we nu een solide basis”, zegt Fabrizio tevreden. “We hebben meer grip op onze data en kunnen vertrouwen op onze processen, ook op het gebied van compliance.”

De impact van de migratie reikt verder dan alleen techniek. Dankzij de nieuwe systemen en schone data kan Gom nu stappen zetten die eerder niet mogelijk waren. Thierry: “We kunnen nu veel meer automatiseren. Medewerkers regelen zaken via hun smartphone, van urenregistratie tot verlofaanvragen. Dat was een paar jaar geleden ondenkbaar.”

Samenwerking gebaseerd op vertrouwen en eerlijkheid

De samenwerking met Cegeka kenmerkte zich vanaf het begin door openheid en vertrouwen. “Cegeka was altijd eerlijk en transparant”, zegt Fabrizio. “Als iets niet goed zat, werd dat benoemd. Maar altijd met de focus op de oplossing. Het voelde echt als een partnership.”

“Ze dachten continu met ons mee, ook als iets niet direct binnen de scope viel”, vertelt Thierry. “Cegeka bracht bovendien niet alleen oplossingen, maar zorgde er ook voor dat wij het zelf begrepen en ermee verder konden. Die kennisoverdracht was voor ons heel waardevol.”

Cegeka zorgde voor een duidelijke omslag in het project. “Vanaf het begin van de samenwerking hadden we weer vertrouwen in de migratie”, zegt Thierry. “We wisten: dit wordt gecontroleerd aangepakt en gaat goed komen. Dat vertrouwen is misschien wel het belangrijkste dat Cegeka ons heeft gebracht.”