Hoe omzeil je de veelvoorkomende risico’s van een ERP-implementatie?

Een ERP implementeren is een ingrijpende onderneming. Iedereen kent wel projecten veel meer tijd kostte, meer budget of waar verwachtingen niet uitgekomen zijn. Door deze risico’s twijfelen heel wat bedrijven over de stap naar een nieuw ERP-systeem. Maar gelukkig kan je zelf ook aan de slag om de valkuilen zoveel mogelijk te ontwijken.

Maak jouw doelstellingen realistisch

Een nieuwe ERP-oplossing haalt niet in een vingerknip alle knelpunten weg. Wél kan een ERP een fundament of katalysator zijn om stap voor stap efficiënter te opereren, beter samen te werken en gerichter te communiceren met klanten. Denk na over de doelstellingen over een hele periode: wat is het belangrijkste doel? En welke vragen om continue verbetering, zodra het nieuwe platform live is?

Definieer een behapbare scope

Hoe groter het project, hoe groter het risico. Een grotere scope betekent immers meer betrokken afdelingen en processen. En dus ook een langere doorlooptijd met meer risicofactoren. Probeer de initiële scope daarom zo klein mogelijk te houden. Zodra je aan de slag bent op het nieuwe platform, zal je merken dat iedereen binnen de organisatie veel beter in staat is om mee te denken over verdere optimalisaties.

Maak de agenda’s vrij

De belangrijkste succesfactor van een implementatie is meteen ook het grootste risico: de samenstelling van het ERP-team én hun beschikbare tijd. Is er te weinig tijd of draagkracht in de organisatie? Dan brengt dit risico’s met zich mee. Kortom: begin pas aan een ERP-project als er een team volledig beschikbaar is.

Hanteer een bewezen methodologie

Een methodologie moet erop gericht zijn om ERP-trajecten beheersbaar, voorspelbaar en transparant te maken. Neem dus voor de aanvang van het project voldoende tijd om hierop in te zoomen. Zijn de rollen en verantwoordelijkheden duidelijk? Hoe ga je om met wijzigingen? Hoe snel is er feedback nodig over de inrichting van het systeem? En hoe strikt wordt de voortgang gemeten en gerapporteerd?

Besteed aandacht aan change management

Een ERP-project is een perfect voorbeeld van een verandertraject.  Aandacht voor het ‘change’-aspect is daarom vaak cruciaal voor succes. Enkel als je tijdens het project regelmatig communiceert over de plannen, verbeteringen en het belang voor de toekomst van de organisatie, zal jouw ERP-team achter het project blijven staan. 

Tijdens én na de implementatie van het project is dit cruciaal: het zijn tenslotte deze cruciale contacten die hun collega’s zullen opleiden en enthousiasmeren over deze nieuwe manier van werken.

→ Ons gratis e-book over ERP Change Management geeft je tips voor een solide change management plan.

Conclusie 

Een ERP-implementatie komt onvermijdelijk met enkele risico’s, maar als CIO kan je hiermee op verschillende manieren omgaan. Veel begint bij een goede voorbereiding en een zorgvuldige screening van een partner. Bekijk hoe Cegeka bedrijven ondersteunt met ERP-oplossingen.

Wil je aan de slag met een gestructureerde voorbereiding? In het gratis e-book ERP-Selectietraject lees je alles over succesfactoren, risico’s, criteria en valkuilen.