Use case: Auditworkflows automatiseren met Microsoft Power Platform

Documentatie en communicatie zijn de belangrijkste succesfactoren bij een auditprocedure. Als een van beide niet goed loopt, vertraagt dat het hele proces. Door vooraf een auditworkflow vast te leggen met vaste rollen en een duidelijk plan, kan je de samenwerking binnen jouw teams verbeteren en de doorlooptijd verkorten. Om het auditproces bij een van onze klanten te stroomlijnen, ontwikkelden we een innovatieve en geautomatiseerde audittool.

De uitdaging

• Een geautomatiseerde workflowtool bouwen die de bestaande verouderde auditapplicatie vervangt
• De communicatie en het taakbeheer stroomlijnen
• Een gestandaardiseerd rapporteringsformaat creëren

Onze aanpak

Om de aanmaak en opvolging van interne en externe audits bij onze klant te vereenvoudigen, hebben we een tweeledige canvas-app ontwikkeld met Microsoft Power Apps:

• Audit leads kunnen audits aanmaken, acties definiëren en deze toewijzen aan de juiste actie-eigenaars
• Actie-eigenaars kunnen hun acties volgen en rapporteren over hun voortgang

Om het auditproces volledig te automatiseren, combineerden we de canvas-app met andere Microsoft-apps:

• Informatie die in de canvas-app wordt gegenereerd, wordt naar Microsoft SharePoint (back-end) gestuurd en daar opgeslagen
• Microsoft Power Automate wordt gebruikt om meldingsflows in te stellen met automatische e-mailmeldingen, bijvoorbeeld wanneer een actie is aangemaakt door de audit lead of wanneer een deadline nadert
• De gegevens in SharePoint worden doorgegeven aan Microsoft Power BI zodat jij elke dag een nauwkeurig beeld krijgt van de status van alle lopende en afgesloten audits

Het resultaat?

Met het nieuwe geautomatiseerde auditprogramma kunnen audit leads en actie-eigenaars veel sneller en efficiënter werken dan voorheen. Enkele belangrijke voordelen:

• Eén enkele applicatie die audit leads en actie-eigenaars met elkaar verbindt
• Volledig overzicht van alle lopende en voltooide acties
• Automatische meldingsflows die deadlines, statusupdates, problemen en meer aangeven
• Een dagelijks, gestandaardiseerd Power BI-rapport voor de opvolging van alle acties