De ideale start van jouw ERP-project: een kwestie van voorbereiding

De juiste timing voor een ERP-traject? Eerlijk gezegd, kan je daar lang naar blijven zoeken. Het kan een enorme uitdaging zijn om een geschikt moment te vinden. Hoeveel agenda’s je ook bekijkt, bijna altijd is een afdeling net dán bezig met een groot project, of past het niet in de planning.

Maar je wil inzetten op innovatie en dat kan niet met je bestaande systemen. Dus is het toch tijd om jouw ERP-project te starten. Hoe pak je het dan aan? In dit blog geven we 3 tips die jou helpen bij het vinden van dé ideale timing.

Een succesvolle start van een ERP-traject hangt vaak af van de mindset van collega's, vooral het management. Als zij helder aangeven dat een nieuw ERP-systeem essentieel is voor groei, legt dit een stevig fundament. Het is alleen geen gemakkelijke taak om van de CEO een ambassadeur te maken. Het is van cruciaal belang om te focussen op de strategische zakelijke voordelen van ERP, zonder te verzanden in technische specificaties.

Een ervaren ERP-partner kan je hierbij ondersteunen door een diepgaande businessanalyse uit te voeren, waarbij niet alleen de technische aspecten worden belicht, maar vooral de bedrijfsdoelstellingen en groeimogelijkheden worden benadrukt. Voordat we daar meer over uitleggen, schetsen we hieronder 3 criteria waarmee je de beste startdatum kunt kiezen voor jouw ERP-project.

De ideale timing voor het starten van een ERP-project: 3 essentiële criteria

1. Neem voldoende tijd voor de voorbereiding

Een ERP- of CRM-systeem is geen lichte investering. Ga daarom voorafgaand aan het project grondig te werk bij het in kaart brengen van strategische doelstellingen en andere vereisten. Door deze duidelijk te communiceren, zowel intern als met een ERP-partner, leg je een stevige basis voor een succesvol resultaat. Onze belangrijkste tip op dit vlak? Identificeer doelstellingen van verschillende afdelingen en toets deze aan de overkoepelende bedrijfsdoelstellingen op lange termijn.

Een gebrek aan voorbereiding kan leiden tot langere implementaties of resultaten die niet optimaal aansluiten bij de langetermijnvisie van de organisatie. Het is dus van cruciaal belang om voldoende tijd en aandacht te besteden aan het voorbereidingsproces om zo de beste resultaten te kunnen behalen.

2. Mensen maken het verschil

Een ERP- of CRM-implementatie is niet alleen een investering in software, maar vraagt ook tijd en inzet van de mensen binnen jouw organisatie. Deze sleutelfiguren zijn vaak betrokken bij meerdere projecten en taken, waardoor het noodzakelijk is om voldoende tijd vrij te maken in hun agenda's voor een succesvolle implementatie.

Het is belangrijk om te beseffen dat dit geen snel proces is dat van de ene op de andere dag kan worden afgerond. Sommige teamleden zullen gedurende enkele maanden een aanzienlijk deel van hun tijd moeten besteden aan het ERP-project. Voordat je samenwerkt met een ERP-partner, is het verstandig om te kijken naar mogelijke manieren om extra personeel aan te trekken, back-ups in te schakelen en de benodigde tijd effectief in te plannen. Door hier vanaf het begin rekening mee te houden, leg je een sterke basis voor een soepele implementatie en een succesvol resultaat.

3. Communiceer open over de doelstellingen

Een ERP- of CRM-implementatie is een perfect voorbeeld van een verandertraject. Aandacht voor het ‘change’-aspect is daarom cruciaal voor succes. Je moet duidelijk communiceren over de plannen, de beoogde verbeteringen en het belang voor de toekomst van de organisatie. Ook tijdens het project zijn regelmatige updates geen overbodige luxe. Het bepalen van de communicatiekanalen en -middelen hoort bij de voorbereiding en heeft dus ook een impact op de gewenste timing.

Het is essentieel om de medewerkers actief te betrekken bij de veranderingen die een ERP-implementatie met zich meebrengt. Door open en transparant te communiceren over de doelstellingen en de voordelen die het nieuwe systeem met zich meebrengt, creëer je draagvlak en betrokkenheid binnen de organisatie. Medewerkers moeten begrijpen waarom veranderingen nodig zijn en hoe deze bijdragen aan de groei en efficiëntie van de organisatie. Zorg er daarnaast voor dat je regelmatig updates geeft over de voortgang van het project, zodat iedereen op de hoogte is en eventuele zorgen of vragen besproken en opgelost kunnen worden.

Door een cultuur van open communicatie en betrokkenheid te creëren, leg je een sterke basis voor een succesvolle implementatie en acceptatie van het nieuwe ERP-systeem. Het is niet alleen een kwestie van technologie, maar vooral van mensen en verandering. Het is dus van groot belang om hier voldoende aandacht aan te besteden tijdens het hele traject. Benieuwd hoe je in 6 stappen iedereen aan boord krijgt? Bekijk dan ons stappenplan voor changemanagement.

Klaar om aan de slag te gaan met ERP?

De beste timing voor de start – en de finish – van een ERP-project bepaal je niet alleen. Naast het feit dat je intern draagvlak nodig hebt, kan een ERP-partner jou helpen met het bepalen van de beste timings. Maar dat begint al bij de juiste voorbereiding. Door samen te werken met een partner die de strategische waarde van een ERP-systeem begrijpt en weet hoe dit kan bijdragen aan het succes van de organisatie, leg je een solide basis voor een geslaagd ERP-project.

In onze gratis ERP selectiegids: Pak jouw ERP-project aan, van strategie tot go-live lees je nog veel meer over handige voorbereidingen, succesfactoren, risico’s en valkuilen. De essentie van dit e-book? We laten zien hoe je in 5 stappen een ERP selecteert en implementeert volgens onze best practices die bij tal van onze klanten tot uitstekende resultaten hebben geleid.

Eerst even sparren omdat je benieuwd bent hoe we bij Cegeka ERP-uitdagingen aanpakken? Neem dan contact met ons op en ontdek hoe we jouw organisatie kunnen transformeren in een connected company.