Stroomlijnen van product goedkeuring met het Microsoft Power Platform

DELEN

Nieuwe producten moeten vaak goedgekeurd worden door collega's van verschillende afdelingen. Een standaard goedkeuringsproces is essentieel om een duidelijk overzicht te behouden en een hoge efficiëntie en productiviteit gedurende de goedkeuringsperiode te garanderen. Met dit in ons achtergrond gingen we aan de slag. We hebben een gebruiksvriendelijke canvas-app gebouwd met behulp van Microsoft Power Apps, om tijd en geld te besparen en om voor minder stress te zorgen bij alle betrokkenen.

De uitdaging 

Een van onze klanten in de leerchemische industrie liep tegen problemen aan met hun bestaande goedkeuringsproces voor nieuw ontwikkelde chemicaliën:
  • Een medewerker voegt een nieuwe chemische stof toe aan AX, de voorloper van Microsoft Dynamics Finance & Operations.
  • De medewerker bracht vervolgens alle reviewers op de hoogte, die allemaal zonder vooraf bepaald proces aan hun eigen goedkeuringsproces begonnen.
  • Zodra alle reviewers hun goedkeuring hadden gegeven, moest de medewerker terug naar AX om alle gegevens te controleren en aan te passen waar nodig.
Samen met de klant hebben we een oplossing gemaakt om het goedkeuringsproces minder tijdsintensief, minder druk en veel transparanter te maken.

De aanpak

Met Microsoft Power Apps hebben we een canvas-app ontwikkeld om het volledige goedkeuringsproces te stroomlijnen:
  • Voordat ze in AX worden ingevoerd, worden alle nieuw ontwikkelde chemicaliën eerst in de app ingediend.
  • Zodra het item is ingediend, stelt Microsoft Power Automate de reviewers automatisch op de hoogte. In plaats van alle reviewers het item tegelijkertijd te laten controleren, volgt er nu een vooraf gedefinieerde flow langs de relevante afdelingen. Dit maakt het gehele goedkeuringsproces veel gestructureerder.
  • Een voor een kan elke reviewer het item bekijken, commentaar toevoegen en het goedkeuren (of afwijzen). Alle gegevens worden automatisch opgeslagen in Microsoft Dataverse.
  • De persoon die het item heeft ingediend kan het hele proces nauwgezet monitoren en ziet wie er op welk moment aan het reviewen is.
  • Zodra het item is goedgekeurd door alle reviewers, moet de indiener alleen nog de informatie handmatig verwerken in Microsoft AX.

PP Sessie juli 2022 (1080 × 1080 px)

De resultaten 

Het nieuwe goedkeuringsproces is een grote stap vooruit voor zowel de reviewers als de indieners:

  • Reviewers krijgen nu direct een melding dat ze een nieuw item ter goedkeuring zullen ontvangen.
  • Indieners hebben een veel beter overzicht en kunnen nu de goedkeuringsstatus van een item nauwlettend volgen.
  • Alleen wanneer een item is goedgekeurd door alle reviewers wordt deze toegevoegd aan Microsoft AX, samen met alle correcte gegevens. Dit haalt dubbel werk voor indieners uit het proces.


Wanneer de klant in de toekomst besluit om over te stappen naar Finance & Operations, kan de laatste stap in het goedkeuringsproces - de handmatige verwerking in AX - ook geautomatiseerd worden. 

 

Benieuwd hoe het Microsoft Power Platform jouw organisatie verder kan helpen?

Schrijf je dan nu zeker in voor onze gratis PowerPlatform in de praktijk sessie en ontdek de kracht van het Power Platform.

Meer informatie

Wil je meer informatie over onze oplossingen? Vul ons contactformulier en onze specialisten nemen contact op.

Neem contact met ons op