Sommige organisaties draaien nog steeds soepel op ERP-systemen die al 20 jaar oud zijn, echte 'dinosaurussen' in de wereld van IT. Voor anderen blijkt echter al na 5 jaar dat hun oplossing niet meer voldoet. En in vele andere gevallen blijft de houdbaarheidsdatum van het ERP-systeem onduidelijk. In dit artikel bespreken we 4 essentiële vragen die je kunnen helpen bij het evalueren van jouw huidige ERP-systeem.
In feite is het woord 'gedateerd' een breed begrip. Waar draait het eigenlijk om? Zorgt het huidige pakket voor hoge kosten, vanwege voortdurende ondersteuning en aanpassingen? Of is er een behoefte om de organisatie flexibeler te maken en het ERP-systeem een centrale rol te geven? In dat geval is de vraag eerder: ondersteunt jouw huidige oplossing nog steeds alle (groei)ambities?
Beoordeel jouw ERP-systeem met deze 4 essentiële vragen:
In hoeverre voldoet jouw huidige ERP-systeem aan jouw wensen? Aan de hand van onderstaande vragen kan je de balans opmaken.
1. Wat kost het verbeteren van jouw ERP-systeem?
Bij een ERP-systeem dat al een tijdje meegaat, liggen de kosten voor bugfixes waarschijnlijk laag. Maar als het aankomt op optimalisaties, kunnen de kosten flink oplopen. Denk aan maatwerkoplossingen voor veranderende omstandigheden of interfaces om je ERP-systeem te integreren met andere systemen. Als de kosten aanzienlijk stijgen, kan dit een teken zijn om het gesprek aan te gaan met je ERP-partner. Het niet doorvoeren van optimalisaties kan namelijk op de lange termijn ook een prijskaartje met zich meebrengen.
Moderne applicaties en platforms zijn van nature gericht op het ondersteunen van de nieuwste ontwikkelingen en brengen regelmatig updates uit, waardoor optimalisaties over het algemeen effectiever zijn.
2. Vormt de verouderde technologie een potentieel risico voor de toekomst?
Het gebruik van verouderde technologie in het ERP-systeem brengt niet alleen potentieel risico met zich mee, zoals kennisverlies bij vertrek van ervaren medewerkers, maar kan ook leiden tot inefficiëntie en beperkingen in de mogelijkheden van het systeem. Het is daarom essentieel om te investeren in kennisoverdracht en training om de continuïteit te waarborgen.
3. Maakt jouw ERP-systeem wel de juiste verbinding met andere systemen?
Hoewel jouw huidige ERP-systeem nog steeds goed werk kan leveren, is het belangrijk om te weten hoe het integreert met andere systemen, zoals CRM of data-analyse. Zijn deze oplossingen naadloos geïntegreerd? En wat zijn de kosten en de levensduur van het onderhoud hiervan? Als de systemen los van elkaar staan, bestaat het risico dat verschillende datastromen naast elkaar bestaan zonder overeenstemming, of dat werknemers van verschillende afdelingen vergelijkbaar werk op verschillende manieren uitvoeren.
4. Wat zijn de mogelijkheden van jouw ERP-systeem?
Jouw ERP-systeem werkt wellicht in het algemeen nog goed, maar wil je efficiëntieslag mogelijk maken? Met een moderner alternatief kunnen jouw gebruikers vaak veel meer bereiken. Misschien wordt hun werk eenvoudiger, waardoor er tijd vrijkomt voor andere taken. Ontdek op welke vlakken je allemaal vragen kan stellen in ons RFP-template voor ERP en laat het onbekende je niet weerhouden. Door een gedetailleerde vragenlijst krijg je inzicht in de diverse opties die voor je beschikbaar zijn.
Interne en externe analyse
Niet alle vragen hebben direct een eenvoudig antwoord. Twijfel je over de levensduur van jouw ERP-systeem? Start dan met een grondige interne analyse. Wat loopt er niet helemaal soepel? Welke veranderingen staan er voor de deur? En op welke manier kan technologie hierbij van dienst zijn?
Een ervaren IT-provider staat klaar om deze vragen samen met jou te beantwoorden. Het antwoord hoeft niet per se een nieuw ERP-pakket te zijn, maar hangt af van de specifieke behoeften van jouw organisatie. Dit kan variëren van een enkele app tot een geïntegreerd platform, of iets daar tussenin.
Tijd om aan de slag te gaan met ERP?
Wil je meer weten over ERP-processen? Laat je dan inspireren door ons e-book ERP: Van Strategie tot livegang. In deze gids ontdek je hoe je jouw bedrijfsprocessen in kaart brengt, kan je aan de hand van een calculator inschatten hoeveel uren/mensen vrijgemaakt moeten worden, behandelen we ons RFP-checklist voor ERP en bieden we advies over de voorbereiding van jouw ERP-project en selectieproces. Vervolgens delen we een aantal praktijkvoorbeelden van bedrijven die ERP succesvol hebben geïmplementeerd en sluiten we af met de beste service-aanpak na de implementatie.
Benieuwd hoe wij bij Cegeka ERP-uitdagingen aanpakken? En wil je even sparren? Bekijk wat we voor je kunnen betekenen of neem direct contact op.
