Iv: sturen op basis van centrale data

"Alle divisies beschikken over dezelfde informatie"

Ingenieursbureau Iv draait op grootschalige projecten en langetermijnrelaties. Daarbij is de beheersbaarheid en voorspelbaarheid van de operationele werkzaamheden van groot belang. Dankzij Dynamics 365 en Power BI kan het bedrijf handelen op basis van actuele inzichten.

Iv, gevestigd in Papendrecht, is een multidisciplinair ingenieursbureau. De groep bedrijven is actief in verschillende industriële sectoren, waaronder infra & verkeer, bouw & installaties en offshore & energie. Zonder uitzondering zijn de divisies verantwoordelijk voor technische oplossingen bij grootschalige, complexe projecten in binnen- en buitenland.

“Wij zijn dan ook geen sales-organisatie”, vertelt Gijsbert Hello, afdelingshoofd ICT bij Iv. “Ons CRM-systeem gaat niet zozeer om verkopen en omzet, maar om projecten, planning en relaties. Het moet in beeld brengen hoe de pijplijn eruit ziet en wat dit betekent voor de werkbezetting.”

Sturen op data

Om de forecasting te verbeteren en te kunnen sturen op basis van feiten, is standaardisatie van data cruciaal. Het oude CRM-systeem van Iv bood hiervoor echter onvoldoende mogelijkheden. Bedrijven binnen de groep hanteerden daarom hun eigen methodes en rapportages.

“Onze grootste frustratie was dat we zélf geen rapportages konden uitdraaien”, licht business controller Eduard van Breugel toe. “Daarvoor moesten we externen inhuren. Dat was duur en tijdrovend. Ikzelf zit in de financiële hoek en werkte de hele dag in Excel. Dat was allemaal vrij statisch. Kortom, we zochten een stuk dynamiek en beter inzicht in de bedrijfsvoering.”

Dynamics 365 en Power BI

Via Cegeka, dat eerder het CRM-systeem naar de cloud had gebracht, maakte Iv kennis met Dynamics 365 en Power BI, de visualisatie-tool van Microsoft. Data heeft de organisatie immers al in ruime mate; deze moet alleen ontsloten en geordend worden. Dat is precies wat Power BI doet.

Omdat Cegeka eerder het CRM-systeem ‘snel en naar tevredenheid’ naar de cloud had gebracht, werd ook de overstap naar Dynamics 365 en Power BI aan Cegeka toevertrouwd.

Direct antwoord

“Onze kennisniveau van Power BI was nul”, aldus Eduard. “Cegeka heeft dat op peil gebracht en complete Power BI-rapportages opgebouwd die nu in al onze divisies worden toegepast. Op basis van onze business en wensen heeft Cegeka het systeem helemaal bij Iv laten aansluiten. Daarnaast zijn de contactpersonen goed bereikbaar en krijg je bij vragen direct antwoord.”

Gijsbert: “Wat mij aanspreekt aan Cegeka is dat je niet wordt afgescheept met salesmanagers, maar voor inhoudelijke zaken direct contact hebt met de kennisdrager. Dat communiceert heel prettig.”

Eenduidige informatievoorziening

De overstap naar Dynamics 365 gebeurt in stapjes. Op termijn wil Iv alle operationele zaken onderbrengen in het ERP-pakket van Microsoft. “Straks rollen alle rapportages van projecten en financiën uit één en hetzelfde systeem. Dan staat alle data centraal en beschikken de divisies over dezelfde informatie. En dankzij Power BI gaat tijd en geld niet langer op aan het verzamelen van de data, maar kunnen we ons focussen op de analyse.”

Eduard: “De interne transparantie neemt toe, waardoor je sneller kunt zien als iets misgaat en de onderlinge samenwerking tussen divisies kunt verbeteren.”

“Eenduidige informatievoorziening is een flinke stap vooruit voor de interne bedrijfsvoering”, besluit Gijsbert. “Als iedereen dezelfde taal spreekt, krijg je completer inzicht en maak je beter onderbouwde keuzes. Dat zal uiteindelijk ten goede komen aan het bedrijfsresultaat.”

Bekijk ook eens de customer story van de vermeulen groep!