Succesvolle adoptie van de moderne werkplek bij provincie Groningen

Omdat de werkplekinfrastructuur verouderd was, stapte de provincie Groningen over op een moderne Microsoft 365-werkplek. Maar hoe neem je alle medewerkers mee in zo’n verandering? Met Cegeka realiseerde de provincie een succesvol adoptie- en uitroltraject. Met als resultaat een snelle en breed gedragen overgang.

De provincie Groningen werkt dagelijks met zo’n 1.200 medewerkers aan een toekomstbestendige leefomgeving. Een moderne, digitale werkplek is daarbij essentieel. Met de overstap naar laptops met één uniforme Microsoft 365-omgeving zette de provincie een grote stap richting eenvoudiger beheer, betere samenwerking en meer digitale weerbaarheid.

Die stap was nodig, want de bestaande werkplekomgeving was technisch verouderd en sloot steeds minder aan bij hoe medewerkers hun werk deden. Verschillende devices, trage opstarttijden van oude desktops en omslachtige inlogprocedures zorgden dagelijks voor frustratie.

“Het duurde een kwartier voordat je kon beginnen”
Jurgen Zeedijk, Servicemanager ICT, provincie Groningen 

Servicemanager ICT Jurgen Zeedijk van de provincie Groningen herinnert zich die situatie nog goed. Hij vertelt over een collega die vaak op zijn motor naar kantoor kwam. “Zodra hij binnen was, zette hij zijn computer aan. Terwijl die opstartte, deed hij zijn motorpak uit, haalde koffie en maakte een praatje met collega’s. En soms kon hij daarna nóg niet beginnen. Zó lang duurde het opstarten. Dat was niet van deze tijd.”

Naast deze gebruikservaringen speelde ook de toekomstbestendigheid een rol bij de beslissing om te migreren. “Citrix, dat onze remote desktopoplossingen leverde, bood steeds minder toegevoegde waarde en paste niet bij onze ambitie om flexibeler en veiliger te werken. De keuze viel daarom op één moderne Microsoft 365-werkplek: één laptop waarmee medewerkers altijd en overal kunnen werken”, aldus Jurgen.

Ambassadeursnetwerk als vliegwiel

Die technische stap bracht een nieuwe uitdaging met zich mee: adoptie. “Wij zijn vooral goed in het technische deel van de migratie,” zegt teamleider IT Operations Erwin Nieuwold van de provincie Groningen. “Maar een adoptietraject van deze omvang doen we niet vaak, daar ligt niet onze kracht.” De provincie besloot daarom die expertise van buiten te halen. Via een aanbesteding koos het voor Cegeka als partner.

Cegeka ging aan de slag met een praktische aanpak: medewerkers stap voor stap meenemen, overzicht houden en bijsturen waar nodig. Een belangrijk onderdeel daarvan was het ambassadeursnetwerk. Vanuit elk basisteam vormden twee medewerkers de brug tussen het project en de praktijk. Deze ambassadeurs gingen als eerste over naar de nieuwe werkplek en namen hun collega’s daarin actief mee.

Jurgen: “De inzet van ambassadeurs is heel belangrijk. Ze kennen de dagelijkse praktijk en kunnen goed uitleggen wat er verandert en waarom. Aan ons, maar ook aan hun collega’s. Dat zorgt echt voor versnelling.”

Die versnelling werd snel zichtbaar. Zo’n 500 medewerkers meldden zich vrijwillig aan voor de overstap. “Dat vliegwiel ontstond vanzelf”, aldus Jurgen. “Omdat we via de ambassadeurs wisten waar behoefte aan was, merkten medewerkers meteen de voordelen van de nieuwe werkplek.”

Migratiemonitor en floorwalkers

Om grip te houden op het traject zette Cegeka de Migratiemonitor in. “Dat is een totaaloverzicht en een belangrijk stuurmiddel”, legt Erwin uit. “Je ziet per afdeling en applicatie hoe het ervoor staat, welke feedback je krijgt en waar bijsturing nodig is.” Die inzichten zorgden ook voor concrete verbeteringen. “Om een voorbeeld te noemen: in het begin duurde een migratie ruim twee uur per gebruiker”, zegt Erwin. “Door aanpassingen werd dat uiteindelijk teruggebracht naar een uur of zelfs een half uur.”

Tijdens de migratie waren Cegeka-medewerkers meerdere dagen per week op locatie aanwezig. Medewerkers van de provincie Groningen kregen persoonlijke begeleiding en directe ondersteuning van deze ‘floorwalkers’. “Dat persoonlijke contact maakte echt het verschil”, zegt Jurgen. “Vragen werden meteen beantwoord en kleine issues direct opgelost. Dat maakte de verandering veel makkelijker en positiever.”

Binnen elf maanden werd de uitrol en adoptie afgerond, met minimale verstoringen in de organisatie. “We merken de voordelen iedere dag”, zegt Jurgen. “Niet alleen in snelheid van werken, maar vooral ook in efficiëntie en gebruikersgemak. Dat leidt tot veel minder vragen aan onze helpdesk.”

Daarnaast is de digitale veiligheid verbeterd. “Dankzij de automatische updates van Microsoft 365 kunnen we de security beter borgen. Aan die automatische updates moesten medewerkers even wennen. Zeker omdat zo’n update soms op een ongelegen moment komt, bijvoorbeeld als je in een belangrijke presentatie zit. Maar ook dat is een kwestie van adoptie. Onze medewerkers weten nu ook waarom zo’n update belangrijk is.”

Meedenken, meebewegen en scherp houden

Jurgen blikt tevreden terug op de samenwerking met Cegeka. “Als je een project begint, maak je altijd bepaalde afspraken. Maar de vraag was altijd: wat heeft de organisatie nú nodig? Daar handelde Cegeka naar. Soms was dat anders dan wat in het contract stond. Maar Cegeka dacht mee, bewoog mee en hield ons scherp. Als wij iets bedachten dat niet handig was, zeiden ze dat gewoon. Dat is precies wat je nodig hebt.”

Ook de regionale aansluiting speelde een rol. Erwin: “Voor ons was een cultural fit heel belangrijk. Met de lokale mensen van Cegeka, waarvan een groot deel afkomstig was uit de regio Groningen, voelde het echt als samenwerken. Ze begrepen hoe je mensen hier moet benaderen.”

“We kijken terug op een prettig en succesvol migratie- en adoptietraject”
Jurgen Zeedijk, Servicemanager ICT, provincie Groningen