Managed Services im Mittelstand: Wann externe IT-Unterstützung sinnvoll sein kann

Im Interview spricht Stephan Paul, Director Software Factory bei Cegeka Deutschland, darüber, welche Risiken in der IT häufig unterschätzt werden, wann Handlungs­bedarf entsteht und was Managed Services für Anwendungen und Betrieb vor diesem Hintergrund leisten können.

Stephan, für viele mittelständische Unternehmen gehört die IT nicht zum Kerngeschäft und wird daher oft nicht strategisch behandelt. Zugleich kann sie schnell zum Unternehmensrisiko werden. Wie geht das zusammen?

Heute hängt sehr viel am reibungs­losen Funktionieren der IT. Anwendungen, Daten, Schnittstellen und digitale Prozesse sind längst geschäftskritisch. Gleichzeitig gibt es intern meist nur kleine Teams, manchmal sogar nur einzelne Personen, die die gesamte IT betreuen. Solange alles läuft, kein Problem. Kritisch wird es dann, wenn Schlüssel­personen länger aus- oder wegfallen, Systeme anfällig werden, überaltern oder neue Anforderungen dazukommen, die nicht mehr zusätzlich aufgefangen werden können.

Genau dann kommt irgendwann der Punkt, an dem man sich als Geschäftsführung ehrlich fragen muss: Ist das Risiko auf Dauer noch tragbar für uns als Unternehmen?

Woran können Geschäftsführung oder IT-Verantwortliche erkennen, dass es nicht nur um hohe Auslastung geht, sondern um ein strukturelles Thema?

Ein zentraler Indikator, insbesondere in der IT, ist, wenn das Wissen nur an einzelnen Personen hängt. Wenn bestimmte Anwendungen, Abläufe oder technische Zusammenhänge nur von ein oder zwei Mitarbeitenden wirklich überblickt werden, ist das ein Risiko. Fällt jemand längerfristig aus, verlässt das Unternehmen oder geht in den Ruhestand, kann das die Handlungs­fähigkeit deutlich einschränken.

Ein weiteres Zeichen ist, wenn das Team das Tagesgeschäft zwar gut im Griff hat, aber alles andere liegen bleibt, was das Unternehmen zukünftig robuster machen würde, wie Dokumentation, kontinuierliche Pflege, Sicherheits­fragen, klare Abläufe, Automatisierung oder nötige Modernisierungen.

Und schließlich gibt es die Fälle, in denen selbst entwickelte Anwendungen über Jahre gewachsen und heute geschäfts­kritisch für das Unternehmen sind, ohne dass die Prozesse für Entwicklung und Betrieb entsprechend nachgezogen und professionalisiert wurden. Auch das kann zum Problem werden.

Inwiefern können „gewachsene“ Anwendungen zum Problem werden?

Diese Lösungen fangen klein an – oft werden sie direkt vom Fachbereich erstellt – und werden im Laufe der Zeit immer wichtiger. Sie entstehen meist pragmatisch, um ein konkretes Problem zu lösen, z. B. eine bestimmte Aufgabe zu vereinfachen oder zu beschleunigen. Das ist im Mittelstand nicht ungewöhnlich. Nach und nach kommen dann neue Funktionen, zusätzliche User, Schnittstellen, vielleicht Datenimporte oder externe Anbindungen dazu. Und irgendwann ist aus der kleinen Lösung ein zentraler Bestandteil des Geschäftsbetriebs geworden.

Sind die Prozesse rundherum jedoch nicht in gleichem Maß mitgewachsen, fehlt es an Nachvoll­ziehbarkeit, klaren Zuständigkeiten, sauberen Änderungsprozessen oder einem stabilen Betriebs­modell.

Welche Rolle spielt dabei das Thema Sicherheit?

Eine große. Oft denkt man ja, wenn von IT-Sicherheit gesprochen wird, zunächst an Sachen wie Firewalls, Virenscanner oder Zugriffs­rechte usw. Alles sehr wichtig. Aber auch die Art und Weise, wie Anwendungen entwickelt, betrieben und gepflegt werden, ist entscheidend für die Sicherheit.

Anwendungen sind heutzutage viel stärker vernetzt, verarbeiten mehr Daten und haben mehr Schnittstellen nach außen. Dadurch steigt die Komplexität und es gibt mehr potenzielle Angriffsflächen. Wenn dann Prozesse – insbesondere im Kontext Security – fehlen, nicht eindeutig definiert sind oder vieles noch manuell passiert, erhöht sich das Risiko zusätzlich.

Hinzu kommt das Thema KI. Mithilfe von KI lässt sich mittlerweile in ein paar Minuten ein funktionierender Code erstellen. Ein enormer Effizienz­sprung in der Software­entwicklung. Was KI aber nicht ersetzt, ist die Erfahrung und professionelle Abläufe. Denn nur weil etwas funktioniert, heißt das noch lange nicht, dass es stabil, Compliance-konform oder sicher ist. Gerade deshalb bleibt Fachwissen wichtig – in der Entwicklung genauso wie im Betrieb.

Für kleine IT-Teams wird es schwer, all diese Themen dauerhaft in der erforderlichen Tiefe abzudecken.

Wann können Managed Services vor diesem Hintergrund der richtige Schritt sein?

Dann, wenn ein Unternehmen sein bestehendes IT-Team nachhaltig entlasten oder IT-Betrieb und Geschäfts­anwendungen für die Zukunft strukturiert absichern möchte.

Für die Geschäftsführung ist es oft eine Frage von Risiko und Verantwortung. Für IT-Verantwortliche dagegen die Möglichkeit, aus einem permanenten Reaktions­modus herauszukommen und wieder handlungsfähiger zu werden.

„Für die Geschäftsführung ist es eine Frage von Risiko und Verantwortung. Für IT‑Verantwortliche die Möglichkeit, aus einem permanenten Reaktionsmodus herauszukommen und wieder handlungsfähiger zu werden.“

Wie unterstützt Cegeka dabei konkret?

Der Umfang unserer Managed Services hängt stark von der Ausgangslage ab. Es gibt Kunden, für die wir ihre Anwendungen komplett managen, betreiben und weiterentwickeln. Das heißt, wir kümmern uns um alles, angefangen bei Wartung und Weiterentwicklung, Monitoring, Security bis hin zu Datenbanken, Infrastruktur oder Cloud-Betrieb.

Andere Kunden unterstützen wir gezielt dort, wo die größten Herausforderungen liegen und helfen ihnen, die IT robuster aufzustellen. Zum Beispiel, indem wir einzelne Anwendungen in die Cloud bringen, Entwicklungsprozesse professionalisieren und automatisieren, internes Know-how aufbauen oder Risiken im Betrieb reduzieren.

Ergänzend decken wir mit unserem Managed Services-Angebot auch Themen wie Infrastruktur & Workplace Management, Enterprise Mobility Management sowie Hardware Handling & Logistic Services ab.

Worin liegt der größte Nutzen für die Kunden und wie unterscheidet Ihr Euch?

Der Mehrwert liegt, denke ich, vor allem in mehr Verlässlichkeit. Unsere Kunden können ihre IT auf eine breitere Basis stellen, sind weniger abhängig von einzelnen Personen und können bei Problemen oder Fragen auf einen erfahrenen IT-Partner vertrauen, der weiß, was er tut. Gleichzeitig wird die interne IT spürbar entlastet.

Unsere Stärke ist, dass wir Anwendungs­entwicklung und Infrastruktur­betrieb zusammen denken. Denn eine Anwendung ist nur so stabil wie ihr Betrieb. Kunden bekommen von uns alles aus einer Hand.

Zudem gibt es bei uns kein Angebot von der Stange. Unsere Managed Services sind immer individuell an die Realität des Kunden angepasst. Nicht jedes Unternehmen braucht den großen Wurf. Konzepte, die für Enterprise-Unternehmen gut funktionieren, sind für den Mittelstand oft überdimensioniert. Also weniger Schema F und mehr Orientierung am echten Geschäftsalltag.

Was können Unternehmen von der Zusammenarbeit mit Cegeka erwarten?

Verlässlichkeit, Verbindlichkeit und eine partnerschaftliche Zusammenarbeit.

Wir machen die Herausforderungen unserer Kunden zu unseren eigenen. Dabei verstehen wir uns nicht nur als IT-Dienstleister, sondern als Sparrings­partner. Das heißt: Wir hören zu, denken mit, sprechen kritische Punkte offen an und arbeiten Seite an Seite mit unseren Kunden, um die beste Lösung für sie zu finden.

Als international tätige Unternehmens­gruppe hat Cegeka eine gewisse Größe, um hohe Stabilität und Service­level langfristig sicherzustellen. Dennoch sind wir nahbar und boden­ständig geblieben. Wir möchten, dass unsere Kunden jederzeit spüren, dass sie uns wichtig sind. Daher setzen wir auf feste Ansprech­partner und eine offene, persönliche Kommunikation auf allen Ebenen, wenn nötig auch mal auf dem kurzen Dienstweg, und eine pragmatische Umsetzung.

„Wir möchten, dass unsere Kunden jederzeit spüren, dass sie uns wichtig sind, und machen ihre Herausforderungen zu unseren.“

Dein Fazit? Wann lohnt sich ein genauer Blick?

Managed Services sind eine wirksame Option, wenn mittel­ständische Unternehmen bei Anwendungs­entwicklung und IT-Betrieb an ihre Grenzen stoßen, sei es durch Abhängigkeiten, weil Wissen auf einzelne Personen konzentriert ist, gewachsene Strukturen oder fehlende Kapazitäten und Skills.

Und dabei geht es nicht nur um Technik. Es geht um Verlässlichkeit, Resilienz und darum, Risiken frühzeitig besser abzusichern.

Falls Sie Ihre eigene Situation einmal offen prüfen möchten, stehe ich Ihnen gern für einen persönlichen Austausch zu Verfügung: Kontakt aufnehmen