100 % Digitalisierung der Rechnungsworkflows und konzernweite Prozessoptimierung bei Austrotherm

Die Austrotherm GmbH ist der Spezialist für klimaschützende Wärme- und Schalldämmung in Mittel- und Osteuropa. Als namhafter und in vielen Bereichen einziger österreichischer Hersteller von EPS- und XPS-Dämmstoffen, Fassadenprofilen, Sanitär-Innenausbauprodukten (Bauplatten) wird auf konsequente Qualitäts- und Innovationspolitik gesetzt. Die Austrotherm-Gruppe besteht aus Firmen in 12 Ländern mit 26 Produktionsstandorten und gehört zur Schmid-Industrie-Holding (SIH). 

Von einer verbesserten Planung bis zur vereinfachten Administration und datengestützten Entscheidungsfindung - als Cegeka haben wir Agilität bei zahlreichen führenden Fertigungsunternehmen Wirklichkeit werden lassen. 

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Wie war die Ausgangslage für unser gemeinsames ERP-Projekt? 

Austrotherm sah sich mit einer bedeutenden Herausforderung konfrontiert. Ihre langjährige On-Premises-Lösung Dynamics AX erwies sich irgendwann als in die Jahre gekommen. Außerdem gestaltete sich die Suche nach qualifizierten Fachkräften mit dem notwendigen Know-how zunehmend schwieriger. 

Warum hat sich Austrotherm für Microsoft Dynamics 365 Finance & SCM entschieden? 

Die alte AX-Version wurde bei Austrotherm nur in Österreich und Deutschland genutzt. Es lag daher nahe, im Zuge des neuen ERP-Projektes, auf die neue Version Microsoft Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management (SCM) zu migrieren. Auch die große Akzeptanz der Mitarbeiter und das Wissen, dass die Prozesse mit Dynamics 365 optimal abgedeckt werden, waren ein Grund für eine klare Microsoft-Strategie im Rahmen der ERP-Ablöse.

„Mit Dynamics 365/EDI (elektronischer Datenaustausch) bekommen wir Aufträge bzw. Rechnungen in elektronischer Form, dadurch sind wir auch mit Kunden und Partnern sehr gut vernetzt und erreichen langfristige Kundenbindung.“ 

- Robert Novak, Geschäftsführer Vertrieb, Austrotherm

Welche Challenges gab es bisher im Projekt und wie wurden sie gelöst? 

Eine unserer größeren Challenges war definitiv die Digitalisierung von papierlastigen Prozessen und die Einführung eines zeitgemäßen Rechnungsworkflows. Früher hat man bei Austrotherm die Rechnungen mit dem Auto von Purbach bzw. Pinkafeld nach Wopfing zum Management transportiert. Mit Dynamics 365 wurde ein moderner Workflow für Prozesse wie Rechnungsfreigabe und Archivierung eingeführt. 

AGILITY MADE REAL: Zugriff auf 100 % der Produktionsdaten in Echtzeit 

„Mit der Implementierung von Microsoft Dynamics 365 hat Austrotherm jetzt in Echtzeit Zugriff auf 100 % der Produktionsdaten. Mit Power BI können wir diese Daten problemlos in wertvolle Erkenntnisse verwandeln - die Basis für strategische Entscheidungen anhand besserer Informationen, was unser Wachstum unterstützt.“ 

80 % der Lösung wurden in Phase 1 umgesetzt. „Wir haben in dieser Phase einen Prozess zur kontinuierlichen Verbesserung, zur Optimierung der Arbeitsprozesse und Etablierung einer transparenten, abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit implementiert. Wir haben einen modernen Rechnungsworkflow eingeführt und einige andere papierintensive Prozesse wie Dokumentensysteme digitalisiert.“

Welche konkreten Ergebnisse wurden erzielt? 

• Prozessoptimierung: Ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess wurde eingeführt, um die Arbeitsabläufe zu optimieren und eine transparente, bereichsübergreifende Zusammenarbeit zu etablieren.  
• Finanzintegration: Dynamics 365 Finance & SCM wird nun vollumfänglich in allen Geschäftsbereichen genutzt. Die hohe Integration der operativen Module (insbesondere Beschaffung, Lagerverwaltung, Produktion, Vertrieb) mit Hauptbuch und Kostenrechnung ermöglicht zeitnahe Einblicke in die Kostenstruktur der gesamten Unternehmensgruppe sowie eine aussagekräftige, mehrstufige Ergebnisrechnung als Teil eines umfassenden, operativen Controllings.  
• Flexibilität für die Zukunft: Die neue ERP-Lösung macht Austrotherm flexibler bzw. skalierbarer auch hinsichtlich zukünftiger Anforderungen, seien es jetzt neue Werke oder die Anpassung von Prozessen. Die Basis für einen neuen Gruppenstandard wurde geschaffen. 
• IT-Sicherheit: Vereinfachung, Standardisierung und bessere Kontrolle der IT-Infrastruktur durch die Einführung einer zentralen ERP-Lösung. 
• Implementierung einer Business Intelligence-Lösung: Wertvolle Einblicke aus Daten gewinnen, um bessere Entscheidungen treffen. 
• 100 % Verfügbarkeit der Produktionsdaten: Die Implementierung von Dynamics 365 ermöglichte den Zugriff auf alle Produktionsdaten, was die Grundlage für fundiertere Unternehmensentscheidungen ist. 

„Durch Microsoft Dynamics 365 Finance & SCM ist Austrotherm jetzt absolut zukunftsfit und in jeder Hinsicht gewappnet für die Herausforderungen der Zukunft.“

- Heimo Pascher, CEO, Austrotherm

Wie sieht die laufende Zusammenarbeit aus? 

Die Partnerschaft mit Cegeka zeichnet sich durch einen lösungsorientierten Ansatz, Diskussionen auf Augenhöhe und die Einbindung von Key- und Endusern aus. Die Zusammenarbeit basiert auf einer offenen Kommunikation und dem gemeinsamen Erkennen und Lösen von Problemen. „Ja, wir empfehlen Cegeka jedenfalls weiter! Wir haben bereits vorher zusammengearbeitet und wussten, wie das Team arbeitet und dass wir gemeinsam mit ihnen ein erfolgreiches ERP-Projekt umsetzen können. Cegeka zeichnet sich aus unserer Sicht durch eine besondere Mischung aus Know-how, Verfügbarkeit, Kommunikation, Belastbarkeit und Teamfähigkeit aus“, sagt Werner Habenbacher, Leiter Business Solutions, Austrotherm

„Die Berater der Cegeka sind keine klassischen ERP-Consultants, sondern sie treiben die Dinge sehr bodenständig und hemdsärmlig voran. Wir haben mittlerweile bereits mehrere Roll-Out-Projekte sehr erfolgreich abgeschlossen.“ 

- Werner Habenbacher, Leitung Business Solutions, Austrotherm

Worauf sollte man achten, wenn man ein ERP-Projekt plant? 

• Dedizierte Ressourcen: Projektmanagement und Solutionsarchitektur erfordern volle Aufmerksamkeit. Die Bereitstellung der Ressourcen im eigenen Unternehmen. 
• Prozessverständnis: Ein tiefes Verständnis für die Geschäftsprozesse bei den Beteiligten ist entscheidend. 
• Fokus auf das Kerngeschäft: Konzentration auf die Kernprozesse, die Produktion, Lieferung und Fakturierung umfassen. 
• Agiles Vorgehen: 80 % der Lösung in Phase 1 bereitstellen, gefolgt von Feinabstimmung und kontinuierlicher Verbesserung. 

Worauf sollte man generell bei der Auswahl eines ERP-Partners achten? 

Neben fachlichen Skills sind Soft Skills sowie eine gute gemeinsame Arbeitskultur entscheidend. Es müssen klare Regeln für die Zusammenarbeit und klare Zuständigkeiten definiert werden. 

Welche Rolle spielt Business Intelligence im Rahmen eines ERP-Projekts? 

Business Intelligence ist essenziell für die Unternehmenssteuerung, da es Datenmanagement und datenbasierte Entscheidungsfindung ermöglicht. Die Verfügbarkeit und Vergleichbarkeit von Daten schaffen Transparenz und sind die Basis für wichtige Entscheidungen. 

Die Erfolgsgeschichte von Austrotherm mit Microsoft Dynamics 365 ERP und Cegeka zeigt, wie eine intelligente ERP-Implementierung die Grundlage für Wachstum und Wettbewerbsfähigkeit schaffen kann.