4 suggerimenti per rendere il passaggio del tuo ERP al cloud più agevole

Se stai per affrontare un progetto di transizione da un ERP on-premise a uno cloud, ti invito a non sottovalutarlo e a seguire alcuni accorgimenti che ti aiuteranno a portare a buon fine questo percorso nei tempi e nel budget che hai definito.

Innanzitutto ti ricordo che l’adozione del cloud (Cloud Adoption) non deve essere una moda o un’iniziativa pubblicitaria, ma deve essere la naturale evoluzione degli obiettivi e delle esigenze di business che la tua organizzazione ha definito.
Per questo, se non lo hai già fatto, prima di proseguire nella lettura ti invito a leggere l’articolo “Sei pronto per portare il tuo ERP nel cloud?”

Utilizza l’approccio Cegeka IDEA (Inspire, Design, Empower, Achieve) per realizzare la tua transizione verso il cloud:

1 - Inspire: allinea i benefici del progetto alle strategie aziendali

Trova la strategia di trasformazione che fa per te. Definisci e dai priorità al tuo “envisioning”, poi promuovi l'ideazione e guida il processo decisionale immaginando quello che vuoi che la tua azienda diventi. 
Il progetto di upgrade di un ERP al cloud deve essere compreso e sponsorizzato dalla dirigenza aziendale che deve esserne il primo sponsor.

È fondamentale comunicare chiaramente i vantaggi che il passaggio da un sistema ERP on-premise a un modello basato sul cloud può offrire: riduzione dei costi di hardware e software, abbassamento iniziale dell'investimento, migliore accessibilità al sistema lavorando a distanza, maggior sicurezza dei dati, capacità avanzate come l'IoT o la potenza di calcolo per le analisi dei BigData.

Sviluppa un piano di realizzazione dei benefici che descriva i ritorni specifici del progetto e come questi si allineano alla strategia azienda; definisci gli indicatori chiave con cui andrai a misurarli (KPI) e realizza un piano di comunicazione in cui li condividerai con il top Management.

Ad esempio se uno degli obiettivi strategici della tua azienda è l’adozione del Digital Workplace potrai dimostrare come una soluzione ERP cloud permetta ai dipendenti di lavorare in modalità agile raggiungendo il sistema ovunque essi siano e ogni volta che vogliono abbattendo quindi i costi legati al carburante delle autovetture, al telepass per i viaggi casa-azienda, agli spazi aziendali, agli impianti di refrigerazione e riscaldamento degli ambienti

2 - Design: semplifica i processi aziendali

Un progetto di upgrade del sistema ERP verso il cloud è il momento ideale per migliorare i processi aziendali e ridisegnarli.

Anche se potrebbe non essere necessario effettuare la reingegnerizzazione dei processi aziendali prima del passaggio al cloud, ti consiglio di mappare ad un alto livello il processo attuale, di identificare i punti critici e apportare i miglioramenti dove necessario.

Troverai aree che potrai semplificare ed ottimizzare e questo ti permetterà di ridurre al minimo la quantità di customizzazioni rendendo il tuo ERP orientato allo standard.

3 - Empower: dai priorità al Change Management

Aiuta la tua organizzazione a vedere il valore della trasformazione aziendale in atto. Mentre definisci i dettagli tecnici dell’upgrade dell’ERP, ricordati di concentrarti anche sull'aspetto umano del progetto.

I tuoi collaboratori si sono ormai abituati ad utilizzare il sistema ERP on-premise, quindi l'introduzione di una piattaforma completamente nuova può portare ad una resistenza al cambiamento, questo vale soprattutto se stai utilizzando vecchie versioni e la nuova user experience sarà quindi del tutto diversa rispetto a quella precedente.

Lo sviluppo di un piano completo di Change Management assicura che i dipendenti siano informati dei cambiamenti specifici e sappiano come questi li influenzeranno. Evidenzia anche quali aspetti del cambiamento porteranno vantaggi nell’operatività quotidiana dei tuoi collaboratori.

Fissare aspettative chiare fin dall'inizio minimizza la resistenza al cambiamento e rende più efficace la formazione ERP. La familiarità di alcuni aspetti del software potrebbe trarre in inganno e far pensare ad un upgrade minore. Il passaggio al cloud, invece, porta con sé cambiamenti sostanziali che impattano non solo sull'interfaccia utente, ma anche e soprattutto sull'operatività quotidiana grazie all'introduzione di nuove funzionalità..

La transizione di un ERP da una soluzione on-premise ad una cloud rappresenta un importante cambiamento all’interno della tua strategia digitale, quindi affrontalo con accuratezza

4 - Achieve: raggiungi gli obiettivi

In questa fase finale, passa dall'ideazione all'esecuzione.

Definisci un team di progetto incaricato della corretta esecuzione di questo upgrade ERP e individua un Project Manager che sarà il riferimento ed il responsabile della buona riuscita del progetto.

Per quanto semplice ed indolore ti possa sembrare questo passaggio (è un passaggio di versione, che cosa ci vorrà?), individua i ruoli chiave cercando collaboratori in dipartimenti diversi e che siano i massimi esperti del loro processo di business. Solo questi key-user sapranno indicarti se le funzionalità necessarie alla tua organizzazione sono disponibili nel cloud.

Definisci un planning di progetto (Gantt) con tempistiche e risorse interne ed esterne all’organizzazione in modo che i tempi siano definiti e ogni risorsa sappia qual è il suo compito.

Organizza meeting periodici per condividere lo stato avanzamento del progetto, evidenzia le possibili criticità e portale subito all’attenzione dello Steering Committee in modo che insieme possiate trovare la soluzione più adeguata e superare gli ostacoli che si presenteranno.

Infine definisci e condividi dei KPI per il monitoraggio del progetto in modo da rispettare tempi e budget. Ad esempio misura i giorni/uomo impiegati rispetto all’avanzamento di progetto previsto, misura lo scostamento del consuntivo economico rispetto al preventivo, misura i benefici che stai ottenendo e celebra i risultati intermedi ottenuti associandoli alle fasi di progetto che di volta in volta si concludono.

Se hai deciso si intraprendere questo percorso i nostri consulenti sono a tua disposizione. Contattaci!