Hoe omzeilt u de klassieke risico’s van een ERP-implementatie?

Een ERP implementeren blijft een ingrijpende en dus onvermijdelijk riskante onderneming. Iedereen kent wel projecten die veel langer geduurd hebben dan gepland, waar het budget ontspoord is, waar verwachtingen totaal niet ingelost zijn of waar er zelfs een serieuze onderbreking was in de business. Door die risico’s twijfelen heel wat bedrijven, niet onbegrijpelijk, over de stap naar een nieuw ERP-systeem. Al kunt u zelf heel wat ondernemen om de valkuilen zoveel mogelijk te ontwijken.

Maak uw doelstellingen realistisch

Neen, een nieuwe ERP-oplossing werkt niet in een vingerknip alle knelpunten weg. En twee voorheen totaal verschillende bedrijven zullen zich hierdoor net zomin gedragen als één. Wél kan een ERP een fundament of katalysator zijn om stap voor stap efficiënter te opereren, beter samen te werken en gerichter te communiceren met uw klanten. Die doelstellingen bepaalt u best over een tijdshorizon. Welk doel is primair? En welke objectieven wil u tackelen in een continuous improvement-traject, eenmaal uw nieuwe platform live is?

Definieer een behapbare scope

Hoe hoger u wil springen, hoe groter het risico. Een grotere scope betekent immers meer betrokken afdelingen en processen. En dus ook een langere doorlooptijd met meer risicofactoren. Probeer uw initiële scope daarom zo klein mogelijk te houden. Zodra u aan de slag bent op uw nieuw platform, zal u merken dat iedereen binnen de organisatie veel beter in staat is om mee te denken over verdere optimalisaties.

Maak mensen voldoende vrij

De belangrijkste succesfactor van een implementatie is meteen ook het grootste risico: de samenstelling van uw ERP-team én hun beschikbare tijd. Maakt u de agenda’s niet tijdig genoeg vrij of krijgen ze onvoldoende het mandaat om input te leveren, resultaten te testen of eindgebruikers te trainen? Dan creëert u extra risico’s. Kortom: begin pas aan een ERP-project als het team beschikbaar is.

Hanteer een degelijke en bewezen methodologie

Een methodologie moet erop gericht zijn om ERP-trajecten beheersbaar, voorspelbaar en transparant te maken. Neem dus voor de aanvang van het project voldoende tijd om hierop in te zoomen. Zijn de rollen en verantwoordelijkheden duidelijk? Hoe springt u om met wijzigingen? Hoe snel zal u feedback geven over de inrichting van het nieuwe systeem? En hoe strikt wordt de voortgang gemeten en gerapporteerd?

Besteed aandacht aan change management

Een ERP-project is een verandertraject pur sang. Aandacht voor het ‘change’-aspect is daarom vaak cruciaal voor succes. Enkel als u tijdens het project op geregelde basis communiceert over de plannen, beoogde verbeteringen en het belang voor de toekomst van de organisatie, zal uw ERP-team ‘mee’ blijven. Tijdens én na de implementatie van het project is dit cruciaal: het zijn tenslotte deze cruciale figuren die hun collega’s zullen opleiden en enthousiasmeren voor de nieuwe manier van werken.

• Dit gratis e-book over ERP Change Management geeft u tips voor een solide verandermanagementplan.

Conclusie 

Een ERP-implementatie komt onvermijdelijk met enkele risico’s, maar als CIO kunt u die wel op verschillende manieren counteren. Veel begint bij een goede voorbereiding en een zorgvuldige screening van uw partner.

• Bekijk hoe Cegeka bedrijven ondersteunt met ERP-oplossingen.
• U gestructureerd voorbereiden? In het gratis e-book ERP-Selectietraject leest u alles over succesfactoren, risico’s, criteria en valkuilen.