Use case: Automate company car approval with Microsoft Power Platform

In de loop der jaren hebben veel organisaties een interne fleetafdeling opgezet om hun bedrijfswagenpark te beheren. Die afdeling heeft de verantwoordelijkheid om onder andere leasecontracten op te volgen en te vernieuwen als ze bijna aflopen. Voor ze een contract kunnen vernieuwen, moeten de fleetmedewerkers meestal goedkeuring krijgen van een manager van de werknemer. Met Microsoft Power Platform kunt u de werklast van uw fleetafdeling verlagen door het goedkeuringsproces voor bedrijfswagens te automatiseren.

Veel handen maken... ingewikkeld werk

Bij de lease van bedrijfswagens zijn meestal vier partijen betrokken:

• De leasingmaatschappij, die de wagens bezorgt aan uw organisatie in ruil voor een maandelijks bedrag.
• Uw interne fleetafdeling, die verantwoordelijk is voor het vernieuwen van de leasecontracten (meestal voor een periode van twee tot vier jaar).
• Uw werknemers, die goedkeuring moeten krijgen om in aanmerking te komen voor een bedrijfswagen.
• De managers van uw werknemers, die beslissen of ze die goedkeuring wel of niet verlenen.
  
  

De uitdaging

In veel bedrijven is het voor het fleetpersoneel nog altijd moeilijk om efficiënt goedkeuringen te vragen en te verwerken voor bedrijfswagens. De fleetafdeling van een van onze klanten:

• hield een lijst bij van alle werknemers in Excel, waarop iemand handmatig alle berekeningen uitvoerde om te zien wie in aanmerking kwam voor een bedrijfswagen;
• verzond handmatig e-mails naar alle managers om goedkeuring te vragen;
• en verwerkte hun antwoorden handmatig in de eerder vermelde Excel-lijst.

De uitdaging was dus om het goedkeuringsproces voor bedrijfswagens te automatiseren om de werklast van het fleetpersoneel te verlagen en alle betrokkenen tijd te besparen.

De aanpak

We gebruikten een combinatie van Microsoft-applicaties om het goedkeuringsproces voor bedrijfswagens van onze klant te optimaliseren:

• Eerst voegt het fleetpersoneel een algemene lijst met alle werknemers en managers toe aan een map in Microsoft SharePoint.
• Die lijst wordt opgehaald door Microsoft Office Scripts, een RPA die in Excel werkt. De RPA voert automatisch alle Excel-berekeningen uit om te bepalen wie in aanmerking komt voor een nieuwe auto.
• Daarna worden met Microsoft Power Automate automatisch e-mails verzonden naar alle managers. We gebruikten Microsoft Adaptive Cards om die e-mails te personaliseren. Om te reageren klikken managers gewoon op een van de drie knoppen: ‘Goedkeuren’, ‘Goedkeuren – verander autocategorie’ of ‘Afwijzen’.
• Hun reacties worden dan automatisch verwerkt en doorgestuurd naar de map in SharePoint.
• Tot slot kan het fleetpersoneel de volledige lijst met goedgekeurde werknemers exporteren en naar de leasingmaatschappij verzenden, zodat die de relevante contracten kan vernieuwen.

De resultaten

Het nieuwe goedkeuringsproces is grotendeels geautomatiseerd en dus veel efficiënter. Dankzij dit systeem:

• moeten de fleetmedewerkers zo weinig mogelijk handmatig doen, aangezien ze nu enkel de oorspronkelijke lijst in de map op SharePoint moeten toevoegen en de uiteindelijke lijst naar de leasingmaatschappij moeten sturen;
• kunnen de managers eenvoudig hun goedkeuring geven en opmerkingen toevoegen om hun keuze te verklaren (bijvoorbeeld als ze menen dat een werknemer een auto uit een hogere categorie verdient dan wordt voorgesteld);
• krijgen managers die niet op het goedkeuringsverzoek reageren, automatisch een herinnering.