Uw ERP-traject voorbereiden: deze checklist bundelt de essentials

Een ERP-traject is geen wandeling in het park, zover was u al. Tijdens de implementatie steken soms knelpunten of problemen de kop op die meestal het gevolg zijn van telkens terugkerende valkuilen. Lang voordat u effectief aan de ERP-implementatie begint, moeten daarom een aantal aspecten minimaal afgedekt zijn. Alleen zo buigt u die risico-elementen om naar succesfactoren. Dit zijn de 4 belangrijkste to do’s bij de voorbereiding van uw ERP-traject.

1. Maak uw sleutelfiguren vrij, liefst zo snel mogelijk

Een ERP-project is geen technologisch, maar een businessproject gedragen door mensen. Die mensen hebt u zowel voor, tijdens als na het traject voor diverse taken nodig: doelstellingen bepalen, input leveren, data migreren, change begeleiden, de oplossing testen, trainen, valideren … Het gaat veelal om sleutelfiguren binnen uw organisatie: mensen die weten hoe processen tot in de puntjes verlopen, die leiderschap vertonen, die uw sector goed kennen enzovoort.

Precies omdat het om cruciale medewerkers gaat, is het belangrijk dat u hen zo vroeg mogelijk reserveert – vaak al maanden of een jaar voor de aanvang van het project. Tijd dus om met uw hr-afdeling te bekijken hoe u die dagelijkse taken opvangt. Maakt u die spilfiguren onvoldoende vrij, dan heeft dat een onmiddellijke impact op de kwaliteit van hun input, testen, training … en dus op het succes van het project.

2. Achterhaal de kern van het probleem

Stel dat een ERP wel degelijk (een deel van) de oplossing is: welke functionaliteiten zijn dan must-haves en welke nice-to-haves? Die vraagstukken ontrafelt u enkel door - samen met collega’s uit andere afdelingen - uw essentiële processen uit te tekenen. Anders verwoord: wat is het hoofddoel? Dat lijkt een open deur, maar eens u echt gaat graven naar de objectieven, zal u merken hoe bepalend die zijn voor de scope. Is de implementatie vooral gericht op het verbeteren van de efficiëntie? Of eerder op het harmoniseren van verschillende entiteiten na een fusie? Beide houden een verschil in scope en aanpak in. Die doelstelling(en) zijn vooral belangrijk als richtlijn, dus om tijdens het project de juiste prioriteiten te leggen.

Probeer uw doelstellingen in de mate van het mogelijke ook meetbaar te maken. Nogmaals: een ERP-project is een businessproject, dus gaat het om businessdoelstellingen. Maak uw doelstellingen daarnaast ook specifiek, relevant en realistisch voor alle partijen: het ERP-projectteam, uw interne organisatie én uw ERP-partner. Zijn die doelstellingen te vaag geformuleerd, dan riskeert u immers twee valkuilen:

1. Tijdens het project riskeert u ‘scope creep’: gebruikers plannen verzoekjes, maar u weet niet zeker hoe valabel die zijn: dragen ze wel bij tot de hoofddoelstelling?
   
   
2. Achteraf kan u moeilijk achterhalen of het project geslaagd was of niet.

3. Wijs realistische budgetten toe

Een waarheidsgetrouw budget opmaken is geen sinecure. Het omvat niet alleen de diensten van uw ERP-partner, maar ook licenties, de kost van uw eigen personeel of hr-dienstverleners (zie punt 1) en uw gewenste mate van support achteraf. Omdat elke budgetbepaling start met het toewijzen van rollen en verantwoordelijkheden, kan het RACI-model hierbij helpen:

• Responsible: wie is verantwoordelijk om een taak uit te voeren?
• Consulted: wie geeft de nodige input?
• Informed: wie moet up-to-date gehouden worden?
• Accountable: wie draagt de eindverantwoordelijkheid voor de correcte en tijdige uitvoering?

Als u de taken verdeelt tussen u en uw ERP-partner, is dit model van onschatbare waarde. Voor elke stream (tests, datamigratie, security, rapportering …) kan u dan kiezen wat u zelf doet en wat uw partner op zich neemt. Die balans zal niet alleen een belangrijke factor worden bij de kost van uw ERP-implementatie, ze zorgt er ook voor dat iedereen goed weet wie wat doet.

4. Breng mogelijke ERP-partners en oplossingen in kaart

Zelfs al komt u optimaal voorbereid aan de start, uw ERP-partner moet uw noden en wensen – en liefst ook uw sector – ook begrijpen. Screen leveranciers daarom erg grondig: wie praat u niet naar de mond, maar durft u uit te dagen? Wie spreekt uw taal? Wie kan u enkele succesvolle ERP-trajecten voorleggen? En, niet onbelangrijk, met wie klikt het?

Intussen kan u ook research doen naar geschikte ERP-platformen: op basis van uw noden kan u een eerste high-level analyse maken van aspecten zoals features, gebruiksvriendelijkheid, integreerbaarheid of flexibiliteit.

In het gratis e-book ERP-Selectietraject leest u nog veel meer over nuttige voorbereidingen, succesfactoren, risico’s en valkuilen. Aftasten hoe wij bij Cegeka ERP-uitdagingen aanpakken? Bekijk wat we voor u kunnen betekenen.